揚(yáng)州檔案整理服務(wù)公司：為確保行政許可檔案管理規(guī)范化、系統(tǒng)化，做到許可信息查詢便捷高效，近期，揚(yáng)州行政審批服務(wù)局利用工作業(yè)余時(shí)間開(kāi)展了社會(huì)事務(wù)方面的行政許可檔案整理清零工作，以檔案整理為契機(jī)倒逼社會(huì)事務(wù)等方面的業(yè)務(wù)流程再優(yōu)化、服務(wù)質(zhì)量再提高、工作落實(shí)再細(xì)致，同時(shí)為行政許可檔案的“即批即整”奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

　　樹(shù)立一盤棋思想團(tuán)結(jié)合作齊動(dòng)員

　　揚(yáng)州行政審批服務(wù)局認(rèn)真貫徹落實(shí)對(duì)檔案整理工作的部署和要求，高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量的把檔案整理工作做實(shí)做細(xì)做好。先由經(jīng)辦人自查自糾，再由股室負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)兩道關(guān)口，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)力量，分工協(xié)作；對(duì)不完整不規(guī)范的材料責(zé)令重新整改補(bǔ)充，確保審批材料健全完善、收集齊全、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

　　依法依規(guī)科學(xué)立卷編目準(zhǔn)確便捷規(guī)范

　　縣行政審批服務(wù)局嚴(yán)格依據(jù)《中華人民共和國(guó)行政許可法》、《山東省行政許可檔案管理辦法》等法律法規(guī)和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)整理歸類。認(rèn)真填寫卷宗封面、編寫案卷號(hào)，按目錄順序整理成冊(cè)，每一個(gè)環(huán)節(jié)細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)，確保檔案整理收集全面、分類準(zhǔn)確、整理規(guī)范、編目科學(xué)、裝訂美觀；按照事項(xiàng)許可時(shí)間，采用“一事一表”的方式，對(duì)每項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，詳細(xì)記錄許可信息（單位名稱、法定代表人、統(tǒng)一信用代碼、聯(lián)系方式等），做到一案一卷，一卷一號(hào)，做到審批信息可追溯，查詢更便捷、更高效。

　　揚(yáng)州檔案整理服務(wù)公司制度及流程

　　一、目的

　　加強(qiáng)文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

　　二、適用范圍

　　適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

　　三、術(shù)語(yǔ)和定義

　　1、檔案：指公司過(guò)去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。

　　四、職責(zé)

　　1、行政人事部：

　　1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；

　　3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過(guò)程，確保公司檔案的安全；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；

　　6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。

　　2、其他各部門的相關(guān)人員：

　　1）負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；

　　3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；

　　3、各部門檔案主管人員

　　1）負(fù)責(zé)部門檔案的管理。

　　4、各部門負(fù)責(zé)人

　　1）負(fù)責(zé)對(duì)部門檔案管理的監(jiān)督檢查。

　　五、工作程序

　　1、檔案資料的收集

　　1）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制本部門《文件（合同）管理記錄目錄》。

　　2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。

　　a)歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結(jié)束后次月10日前。

　　b)檔案資料的標(biāo)識(shí)

　　各部門對(duì)各自保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)則見(jiàn)后。

　　c)檔案資料的日常管理：

　?、烹娮宇惡贤蚱渌枰９艿碾娮游募?，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于指定電腦硬盤內(nèi)。

　　⑵文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便

　　檢索利用。

　?、俏募Y料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排列

　　放在文件／檔案柜中。

　　d)檔案借閱

　　(1)借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，

　　不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；

　　⑵檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)；

　?、墙栝啓n案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過(guò)借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；

　?、冉铏n人必須愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；

　　e)檔案銷毀

　　⑴對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案，銷毀時(shí)，必須寫申請(qǐng)銷毀報(bào)告，編制銷毀目錄，報(bào)部門總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可銷毀。

　?、茍?zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。

　　2、檔案管理細(xì)則

　　1）檔案資料的歸檔范圍

　?、殴緦?duì)外發(fā)出的公文，如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類公文等；

　?、乒臼盏降墓模缯毮懿块T發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書(shū)等文件；

　?、潜竟九c其他單位來(lái)往的文書(shū)及權(quán)益文書(shū)等；

　?、裙绢I(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；

　　⑸重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；

　?、史从彻局饕毮芑顒?dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；

　　⑺公司的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)；

　?、瘫竟九c有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件正本及過(guò)程材料；

　?、捅竟靖刹咳蚊獾奈募牧?、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；

　?、伪竟景l(fā)布的各類廣告、宣傳材料；

　?、媳竟镜臍v史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；

　　⑿外出公務(wù)活動(dòng)（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等）所獲得或形成的檔案資料；

　?、沿?cái)務(wù)檔案資料；

　?、腋鞣N實(shí)物檔案；

　?、悠渌哂欣煤捅４鎯r(jià)值的文件資料。

　　3、檔案資料的歸檔要求

　　⑴歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請(qǐng)示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。

　　⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存

　　檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。

　?、锹曄駲n案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

　　⑷子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息。