漳州檔案整理服務(wù)公司：近日，漳州啟動歷史戶籍檔案數(shù)字化建設(shè)工作，未來幾年內(nèi)將全面開展歷史戶籍檔案整理、數(shù)字化加工，實(shí)現(xiàn)戶籍檔案永久性、高質(zhì)量保存、信息聯(lián)網(wǎng)共享，提高戶籍管理效益和群眾滿意度。

　　隨著公安信息化建設(shè)推進(jìn)，從2014年起，我市公安機(jī)關(guān)辦理的戶籍業(yè)務(wù)檔案已全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。但此前我市海量的戶籍檔案還以各種紙質(zhì)形式，存放在市、縣兩級公安機(jī)關(guān)和各基層派出所。

　　為深入貫徹實(shí)施公安改革，近日，我市公安機(jī)關(guān)按照“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、信息共享、確保安全”總體要求，啟動歷史戶籍檔案數(shù)字化建設(shè)工作。2013年以前的所有公安機(jī)關(guān)保存的戶籍檔案，有的檔案甚至可以追溯到建國初期。

　　公安機(jī)關(guān)預(yù)計(jì)要到2016年底前，完成所有歷史戶籍檔案規(guī)范整理工作，包括：歷年來手工填寫的原始戶口底冊、《常住人口登記表》《戶口遷移證》及其存根、《準(zhǔn)予遷入證明》及其存根、出生證、死亡證明、戶口遷移核準(zhǔn)材料、其他戶口核準(zhǔn)材料、戶口登記項(xiàng)目變更更正審批材料、人工編寫的居民身份證編號順序碼登記表等資料進(jìn)行分類歸檔、卷宗清理、頁碼編核、檔號校對、破損修復(fù)等全面清理、規(guī)范建檔。

　　在此基礎(chǔ)上，再用兩三年時(shí)間，漳州檔案整理服務(wù)公司按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，形成電子檔案，并最終完成數(shù)據(jù)匯總，實(shí)現(xiàn)歷史戶籍電子化檔案聯(lián)網(wǎng)查詢、群眾就近調(diào)閱查檔，辦理戶籍業(yè)務(wù)網(wǎng)上實(shí)時(shí)核查歷史戶籍資料。

　　漳州檔案整理服務(wù)公司

　　檔案整理工作它的基本程序，檔案整理工作的原則、全宗的組織以及全宗的排列與編號。檔案整理是通過一系列手段將收集來的檔案科學(xué)的組織，使之條理化和系統(tǒng)化，這是一項(xiàng)非?；A(chǔ)也必不可少的一項(xiàng)檔案工作的環(huán)節(jié)。檔案整理可以為檔案的保管、統(tǒng)計(jì)、檢索和利用提供基本的單位和完整的體系，它可以為準(zhǔn)確的鑒定檔案的價(jià)值提供全面、系統(tǒng)的依據(jù)。

　　另一方面能夠完整、系統(tǒng)地反映社會活動、歷史事件和歷史人物的本來面貌，充分發(fā)揮檔案的憑證、參考作用，體現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。

　　漳州檔案整理服務(wù)公司檔案整理工作的程序

　　第一、全宗的組織及排列；

　　第二、全宗類檔案的分類；

　　第三、案卷的編輯和排列；

　　第四、案卷目錄的編制；

　　通常按照從前至后程序，對全宗進(jìn)行組織和排列，然后再全宗內(nèi)進(jìn)行系統(tǒng)化。系統(tǒng)化的第一步是對全宗類檔案進(jìn)行分類，分完類之后進(jìn)一步系統(tǒng)化，那就是做案卷的編輯和排列，然后還做案卷目錄的編制。

　　整理工作實(shí)際上是把無序的檔案有序化的一個(gè)流程，是一級的分類。全宗組織、排列、區(qū)分、全宗類進(jìn)一步的分類。那么進(jìn)一步的分類就是類似內(nèi)部組織、機(jī)構(gòu)、按照時(shí)間對全宗類檔案進(jìn)行分類，然后進(jìn)一步還要進(jìn)行案卷的編譯、排列，以及對案卷目錄的編制，進(jìn)行系統(tǒng)化的基本流程。

　　檔案整理工作包括哪一些內(nèi)容呢？

　　在正規(guī)條件下，我們的檔案整理工作包括檔案室接收文書部門和業(yè)務(wù)部門，按照歸檔要求整理、歸檔的文件或者是案卷。檔案館接收的是由機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理、移交的文件和案卷。正常條件下，檔案室和檔案館的檔案整理工作主要是對所接收的檔案在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步的系統(tǒng)整理，比如全宗和案卷的排列、案卷目錄的加工。另外呢對整理不善的檔案進(jìn)行局部的調(diào)整，檔案館和檔案室對已整理入館，如實(shí)保存的檔案，經(jīng)過管理、實(shí)踐的檢驗(yàn)或?qū)ｉT的質(zhì)量檢查，要對其中不符合要求的檔案進(jìn)行一定的加工，以提高整理的質(zhì)量。

　　某些檔案材料由于保存的時(shí)間較長，其自身和檔案整理體系都會發(fā)生某些變化，也要對其進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。對零散文件的整理，對檔案進(jìn)行全過程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗類檔案的分類，然后案卷的編列、編輯檔案、案卷目錄編制等等……

　　什么是零散文件呢？

　　我們要從頭至尾做一遍對它的整理，這個(gè)工作量就是比較大的。比如說有時(shí)候這個(gè)檔案館臨時(shí)接收了一些零散移交來的檔案，就要從頭到尾整理檔案，整理工作的基本原則包括大的整理，必須保持文件之間真實(shí)歷史聯(lián)系。文件之間的歷史聯(lián)系主要體現(xiàn)為文件在其來源、形成、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面密不可分的關(guān)聯(lián)性。因此我們這個(gè)原則，首先第一項(xiàng)就是要保持文件之間的這種歷史聯(lián)系、來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式方面密不可分的關(guān)聯(lián)性。

　　檔案文件在特定的歷史、條件、環(huán)境、事件背景下形成的，在整理過程中一定要維護(hù)和保持，以便未來再現(xiàn)這種歷史聯(lián)系。檔案的整理應(yīng)該充分利用原有的基礎(chǔ)，充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ)，不要輕易的打亂、重整。

　　例如業(yè)務(wù)部門或者文書人員整理的順序、整理的方法，感覺已經(jīng)落伍，就把它重新打亂、重新按照自已的要求來做，類似這種觀念是不可取的，我們提倡應(yīng)該充分的重視和利用之前已經(jīng)整理好的那種已有的這個(gè)基礎(chǔ)。

　　檔案整理過程中，應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況，充分的利用或者尊重原有的整理基礎(chǔ)，檔案的整理必須便于保管和利用。整理不是單純的為了整齊劃一、非常美觀，我們要便于保管和利用。

　　檔案的整理必須在保持文件之間歷史聯(lián)系的基礎(chǔ)上，采用更簡潔、有效的方法，使整理的檔案便于保管和利用。最終的檔案是要用于保管、是要用于提供利用的。在整理過程中，前面提到的第一步就是全宗的組織，那么我們來認(rèn)識一下對全宗如何進(jìn)行組織呢？我國通常按照全宗群來組織和排列館藏全宗，即把統(tǒng)一時(shí)間、同一系統(tǒng)或相同性質(zhì)的全宗排列在一起以保持同類全宗之間的聯(lián)系性。

　　那么什么是全宗群呢？

　　全宗群是指同一時(shí)期或地區(qū)在縱向或橫向方面具有相同性質(zhì)的立檔單位，形成的若干個(gè)全宗構(gòu)成的有機(jī)整體。全宗群是在更大的范圍內(nèi)體現(xiàn)了檔案之間的這種聯(lián)系，全宗之間的聯(lián)系。

　　全宗群是基于全宗和全宗之間的聯(lián)系而組成的一個(gè)有機(jī)的群體。那么怎么樣來劃分全宗群呢？也就說我們把哪一些全宗放到一起作為一個(gè)權(quán)重群呢？首先可以按照時(shí)間或者是地區(qū)來劃分，例如湖北省近代工業(yè)企業(yè)全宗群，兩個(gè)維度，湖北省近代。工業(yè)企業(yè)有時(shí)間、性質(zhì)、地區(qū)。江蘇省二十世紀(jì)三、四十年代民族工商業(yè)全宗群。

　　按照專業(yè)系統(tǒng)或其他的聯(lián)系的維度來進(jìn)行劃分，例如解放戰(zhàn)爭時(shí)期黨政機(jī)關(guān)全宗群、民國時(shí)期某省交通系統(tǒng)全宗群等等。時(shí)間上的聯(lián)系，同一個(gè)系統(tǒng)、同一性質(zhì)方面的聯(lián)系，所以它的維度是比較靈活的。

　　我們要找到一個(gè)共同的聯(lián)系點(diǎn)、共同的維度，那么就可以把相關(guān)的全宗的集合在一起，構(gòu)成全宗群。全宗群的組合及劃分方法具有多樣性和靈活性，不像全宗那樣界限分明。由于全宗之間的成因關(guān)系具有多維、立體特點(diǎn)，所以全宗群有多種不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)和組合形式。

　　多維的、立體的、這種關(guān)系使得全宗群的劃分非常的靈活。我們從不同的維度出發(fā)，就可以構(gòu)成不同的全宗群。例如解放戰(zhàn)爭時(shí)期，統(tǒng)一地區(qū)黨政機(jī)關(guān)全宗，可以劃分為一個(gè)全宗群，也可以把它進(jìn)一步細(xì)分為黨群、政府和機(jī)關(guān)兩個(gè)不同的全宗群，政府、機(jī)關(guān)的全宗還可以進(jìn)一步分為農(nóng)民、公交系統(tǒng)等若干全宗群。

　　公交系統(tǒng)還可以進(jìn)一步劃分，可以按照工業(yè)、交通、運(yùn)輸?shù)雀髯詷?gòu)成全宗群。因此全宗群的劃分呢，是根據(jù)全宗之間的聯(lián)系，我們通過不同的這種維度可以有不同的劃分方法。

　　我們再看全宗的排列與編號，全宗號是檔案館為已進(jìn)館或者是客人進(jìn)館的立檔單位分配的編號，用于區(qū)分各立檔單位，便于日常的管理和查詢。全宗的代號，具有唯一性，全宗編號的規(guī)則，首先要考慮館藏權(quán)宗的特點(diǎn)及管理的方便性；要力求簡潔、方便、實(shí)用；已編好的全宗號不得任意更改。

　　權(quán)宗編號規(guī)則，具有擴(kuò)展性。新權(quán)宗的編號留有余地，并具有唯一性，一個(gè)權(quán)宗只能有一個(gè)號碼，權(quán)重編號的方法有兩種，一種是流水編號法，也就是按照全宗進(jìn)館時(shí)間的先后順序來編號，比如0001號、0002號，0003號那就是一個(gè)非常簡單、實(shí)用的編號方法，比較客觀分析適合全宗量不大、全宗類型比較單一的檔案館來采用。全宗的編號方法另一種就是稍微復(fù)雜一點(diǎn)的分類編號法，也就是說對全宗先進(jìn)行一定的分類、分組，然后再編號。

　　編號方法邏輯性、系統(tǒng)性比較強(qiáng)、層次分明，能夠反映權(quán)宗本身的性質(zhì)和特點(diǎn)。比如zd0001，政黨，還有其他什么分類編號法呢？從個(gè)號碼呈現(xiàn)形式來看，比流水的變化法要稍微復(fù)雜些，但分類編號的邏輯性、系統(tǒng)性更強(qiáng)，具有一定的適宜性，能夠反映全宗本身的性質(zhì)和特點(diǎn)。但是分類編號法比較復(fù)雜，號碼不易分辨和記憶。

　　分類編號法適合館藏全宗數(shù)量大，全宗的時(shí)間、地域跨度大，類型復(fù)雜的檔案館采用，即全宗數(shù)量大，那么全宗里面的類型比較復(fù)雜，時(shí)間跨度也很大。這時(shí)候采用流水編不太適合，優(yōu)選采用分類編號法更能揭示全宗的特點(diǎn)、性質(zhì)。