文書檔案數字化公司：大數據、區(qū)塊鏈等信息技術的不斷發(fā)展，為文書檔案數字化管理提供了堅實的技術支撐。然而當前文書檔案管理對于信息技術的應用尚處于初級階段，無法充分發(fā)揮數字化管理的優(yōu)勢和作用。文書檔案數字化公司結合檔案管理的實際情況，探討文書檔案數字化歸檔管理的有效策略，旨在更好地服務文書檔案管理工作。

　　海洋檔案是各種海洋信息資源的集合。海洋檔案數字資源主要來源于館藏紙質檔案數字化、電子檔案移交和歸檔、電子聲像檔案素材和網絡資源采集等，它在信息時代背景下呈現出規(guī)?？焖僭鲩L、類型日益豐富的發(fā)展趨勢。

　　《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中指出，要積極面對檔案信息資源多樣化的趨勢，加快數字信息資源轉型，并對海洋檔案數字化建設提出了新的要求。海洋檔案數字資源雖然突破了空間、時間的限制，便于共享和檢索，但是存在易被篡改的問題，這就需要提高管理技術水平。因此，數字化管理面臨著一系列的挑戰(zhàn)。

　　海洋文書檔案數字化歸檔管理的必要性

　　海洋檔案數字資源建設是文書檔案數字化歸檔的核心和基礎，同時也為檔案數字化建設提供資源保障。數字資源指的是利用現代信息技術，對海洋檔案信息資源進行采集、加工、存儲和管理的信息資源總和，其通過網絡平臺提供檔案信息服務。數字化歸檔管理離不開專業(yè)的檔案數字資源，數字資源建設是檔案數字化建設的基礎工程。

　　第一，有利于推進海洋信息化工作。數字資源是數字中國的前提和基礎，是我國未來政務信息化建設的核心。只有加強海洋檔案數字資源建設，實現數字化歸檔管理，才能提升海洋檔案信息開發(fā)和利用水平，推動海洋檔案乃至海洋領域、自然資源領域的全面信息化。

　　第二，有利于提升海洋檔案開發(fā)利用效能。數字化歸檔管理顛覆了傳統(tǒng)紙質檔案的工作模式，將原本堆積在檔案室的資源推送給用戶，為用戶帶來高效、便捷的利用體驗。同時，借助信息挖掘、多媒體編輯等技術手段，可以更加充分地開發(fā)檔案資源的價值，彰顯檔案在海洋文化建設和宣傳工作中的作用，并借助統(tǒng)一的技術標準和平臺，實現海洋檔案數字資源的集中統(tǒng)一管理，推動海洋檔案信息資源的增值和共享。

　　第三，有利于推動海洋檔案管理理論與實踐的創(chuàng)新發(fā)展。海洋檔案數字化歸檔，為檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。加快信息技術在檔案管理工作中的應用，不僅使海洋檔案工作更加充分、全面地融入信息化進程，同時也在管理理念、模式和方法上帶來了深刻變化。

　　數字化歸檔管理面臨的困難

　　海洋文書檔案數字化歸檔管理是一項復雜的系統(tǒng)工程，涉及一系列理論和技術問題，處理不好不僅會影響到數字化管理的進程和效果，還會影響檔案數字資源的共享和利用，甚至導致檔案資源的閑置或損壞。

　　第一，文書檔案形式多樣化，尚無統(tǒng)一的數字化歸檔規(guī)范和標準。由于海洋檔案數量、類型眾多，整理流程復雜，目前尚未形成統(tǒng)一的標準規(guī)范體系，很難對文書檔案科學分類。所以，文書檔案形式的多樣化制約了數字化歸檔管理的實施。

　　第二，文書檔案數字化歸檔能力有待加強。海洋檔案數字資源中既有館藏紙質檔案經過數字化轉化而來的數字化信息，也有信息系統(tǒng)自動生成的各種電子文件，以及海洋監(jiān)測儀器生成的電子數據信息等。然而當前海洋檔案電子資源中非紙質檔案轉化的資源占比不高，數字資源自動歸檔能力較弱。同時，現有檔案管理人員和管理系統(tǒng)對于數字資源的歸檔管理和開發(fā)利用能力有限，未能為數字資源的采集、整理、存儲和開發(fā)利用提供足夠的支持，數字化程度并不高。

　　第三，文書檔案信息安全工作復雜。海洋檔案中存在很多涉及國家權益的寶貴信息，對于信息安全的要求很高。而在數字化建設過程中，海洋檔案數字資源的生成、傳遞、整理、歸檔、保管、利用都會涉及信息安全問題，尤其是數字資源易復制、易修改，信息載體不穩(wěn)定，導致信息安全面臨嚴峻挑戰(zhàn)。

　　數字化歸檔管理的有效策略

　　文書檔案數字化歸檔是利用數字化管理軟件，按照統(tǒng)一格式對文書檔案進行著錄、建立目錄數據庫，而后運用掃描法將文件掃描為數字圖像，形成全文數據庫，以自動生成目錄和統(tǒng)計信息。文書檔案數字化歸檔管理工作的開展，需要在檔案數字化建設的背景下不斷摸索和嘗試，以豐富和完善數字化歸檔管理模式和方法，推進海洋檔案數字化建設進程的健康、有序發(fā)展。

　　統(tǒng)一數字化建設的標準規(guī)范

　　標準化體系包括文書檔案數字化歸檔范圍、數字資源加工規(guī)范、存儲標準、管理標準、安全標準等內容。標準化體系建設是檔案歸檔管理的前提條件，將標準化建設納入海洋檔案數字化建設中長期規(guī)劃，這需要參照國際和國家標準，并結合海洋檔案的特點與數字化建設目標，以統(tǒng)一海洋文書檔案加工、存儲、交換、管理、安全等方面的標準。

　　同時，要建立涵蓋海洋文書檔案歸檔制度在內的全生命周期管理制度體系，就必須明確歸檔范圍和保管期限，以及數字資源收集、整理、保管、利用等方面的流程方法和管理要求。在建立健全文書檔案標準化體系和管理制度的基礎上，還要構建標準化體系和管理制度的實施機制，有序推進配套規(guī)章制度和標準規(guī)范的完善與落實，以實現海洋檔案數字資源的集成共建，為文書檔案數字化歸檔管理工作奠定堅實的基礎。

　　加強文書檔案歸檔管理能力

　　海洋文書檔案數字化歸檔工作對歸檔管理能力提出了很高的要求，不僅需要擁有強大的技術實力，還需要擁有專業(yè)的人員隊伍。這有助于改變檔案歸檔工作的被動性，真正將海洋檔案數字資源轉化為高質量的知識服務。

　　第一，要著力培養(yǎng)一批具有海洋專業(yè)背景、熟悉檔案數字化的專業(yè)館員，以增強館員隊伍的技術水平和服務能力。為了適應文書檔案數字化歸檔管理的要求，需要大力培養(yǎng)檔案管理人員的數字化素質，館員不僅要熟悉專業(yè)知識，還要掌握檔案管理軟件、數據庫等方面的知識，以及熟悉文書檔案數字化歸檔和數據庫維護工作。

　　單位加強館員隊伍的培訓教育，定期組織館員參與培訓活動，有利于館員了解文書檔案的歸檔方式、統(tǒng)計方法等知識，熟練掌握現代信息技術的運用技能，熟悉歸檔范圍、操作流程等工作內容，以及更好地運用數字化技術優(yōu)化歸檔流程。

　　第二，要大力建設高水平的海洋檔案數字化管理系統(tǒng)。數字化歸檔管理需要在管理系統(tǒng)的支持下進行，管理系統(tǒng)技術框架包括基礎環(huán)境層、資源層、應用服務層和保障層。基礎環(huán)境層是支撐數字化歸檔的系統(tǒng)軟硬件和網絡環(huán)境，其根據服務對象和資源密級不同而配置不同的基礎環(huán)境，實現按需配置，以提高服務效能和安全水平；

　　資源層涵蓋普通文件、數據和音像類的數字資源，從資源生成、目錄建庫到報表輸出實現規(guī)范統(tǒng)一；應用服務層涵蓋資源采集、歸檔管理到開發(fā)利用等全過程的業(yè)務功能，面向用戶提供便捷的知識信息服務；保障層是支撐管理系統(tǒng)運行的標準規(guī)范，包括數字資源分類、著錄規(guī)范和存儲規(guī)則、備份機制、安全機制等。

　　提升文書檔案信息安全水平

　　在海洋文書檔案歸檔管理工作中，要加大對安全管理方面的投入，做好數字資源的存儲和備份工作。根據海洋文書檔案的不同分類，應采用合理的在線存儲和離線存儲策略，并借助先進的網絡安全技術對數字資源進行監(jiān)測保護。

　　海洋文書檔案涉及到國家機密信息，必須嚴格劃定密級和時間范圍，分類分批做好密級鑒定，對涉及機密的數字資源進行利用限制。在軟件設置方面，需要考慮不同的密級要求，為不同級別用戶設置相應權限，并采取安裝殺毒軟件、設置密碼輸入次數限制等安全防護措施。在硬件建設方面，應在內外網間設置防火墻，數字資源歸檔應在內網進行。

　　綜上所述，隨著信息技術的發(fā)展與運用，海洋檔案管理的要求也在不斷提高。深入推進文書檔案數字化建設工作，使文書檔案數字化歸檔工作朝著全面數字化、智能化的方向發(fā)展。這不僅要求檔案管理部門充分認識到檔案管理數字化建設的重要性和必要性，積極投入資金和人力物力，建構完善的數字化管理平臺，提高軟硬件建設水平；

　　還要統(tǒng)一文書檔案數字化歸檔管理的標準規(guī)范，建立健全檔案管理制度體系，優(yōu)化檔案管理環(huán)境；同時也要打造高水平的專業(yè)人員隊伍，提高檔案管理人員的數字化素質和綜合素養(yǎng)。此外，還要加強文書檔案信息安全管理，做好安全防護和保密工作，避免檔案資源被損壞或盜用。通過以上措施，全面保障文書檔案數字化歸檔工作的質量，為檔案數字化建設的有序推進奠定良好的條件。

　　文書檔案數字化公司

　　文書檔案數字化形成的電子文件數量巨大，一般縣級檔案館文書檔案達幾百萬頁，將其數字化，所需存儲空間很大。選擇好檔案數字化副本存儲格式，既可減少存儲空間，也可提高上傳、下載速度，具有重要意義。

　　常見的文書檔案數字化圖像格式

　　1.1 JPG（JPEG）格式

　　這是我們接觸最多的圖像格式。手機拍攝下來的照片格式一般為JPG格式。JPEG是Joint PhotographicExperts Group的縮寫，直譯是“聯合圖像專家小組”。也就是說，該格式是由這個軟件開發(fā)小組制定的。這種圖像格式，就是把圖像壓縮，使圖像變得很小，所占存儲空間也就很小。在網絡上易于傳輸，一般網頁上的圖片都是這種格式。這種壓縮是損壞性壓縮，把圖像中重復或不重要的信息去除，容易造成圖像數據的損傷。JPEG格式優(yōu)點也多，可用最少的磁盤空間得到較好的圖像品質。

　　1.2 JPEG2000格式

　　JPEG2000是JPEG的升級版，其特點：一是更高的壓縮率，一般比JPEG高出30%左右；二是支持無損壓縮；三是能實現漸進傳輸。在網上看一些圖片，如網速較慢，往往先看到圖像的輪廓，然后出現模糊圖像，接著圖像會越來越清晰，這就是圖像漸進式下載過程。JPEG2000重要特性是支持漸進傳輸。

　　1.3 BMP格式

　　BMP圖像是微軟推出的圖像格式，在Windows操作系統(tǒng)中是作為標準圖像格式的，Windows應用程序一般都會支持BMP格式。BMP是英文Bitmap的簡寫，應用較廣泛。與JPEG比，它幾乎不進行壓縮。由于幾乎不進行壓縮，所以圖像信息非常豐富。它優(yōu)點突出，缺點也突出。缺點即是太占地方。

　　1.4 RAW格式

　　數碼相機進行圖像格式切換，常見的是JPEG格式同RAW格式的相互切換。JPEG格式是一種壓縮格式，而RAW格式則是幾乎未經處理而直接從數碼相機或數碼攝像機生成的圖像。如果同一數碼相機，采用兩種格式拍攝，再經過圖像處理軟件進行調整，比如調曝光度、飽和度、對比度等，則RAW格式會更生動、更接近實際；JPEG格式由于進行了有損壓縮，后續(xù)很難進行校正，幾乎無調整余地。

　　1.5 GIF格式

　　GIF格式是英文Graphics Interchange Format的縮寫，即為可交換圖形格式，是作為一種公用標準而設計的。主要用來解決跨平臺圖像格式問題。GIF可制作成透明圖像、動畫等，在網絡上大量使用。

　　1.6 PNG格式

　　PNG格式可以說是完全為網絡而生的圖像格式，是替代無損壓縮的位圖格式，如GIF格式。PNG具有可編輯性，能制作成透明圖片，是最近幾年才被大多數瀏覽器支持的圖像格式。盡管它的壓縮率較高，但與JPEG比還是太大。

　　1.7 TIFF格式

　　TIFF是英文Tag Image File Format的縮寫，意思是標簽圖像文件格式。TIFF、JPEG和PNG都是較為流行的高位彩色圖像格式，主要用來存儲包括照片和藝術圖片在內的圖像。可以是多頁文件，即多個圖像組成一個TIFF文件。TIFF圖像文件格式有漏洞，可受到遠程攻擊或是被誘使打開惡意文檔。

　　1.8 PDF格式

　　PDF是近幾年流行起來的圖像文件格式，是英文Portable Document Format的縮寫，意為便攜式文檔格式。如職稱申報系統(tǒng)，幾乎所有圖像都需生成相應的PDF文件。這種格式可以最少的文件數量上傳，也便于閱讀。

　　常用格式圖像大小比較

　　我們對文書檔案數字化，可采用掃描方法獲取圖像，也可采用拍攝方法獲取圖像。下面我們分別采用這兩種方法獲取圖像，然后將其按不同的圖像格式保存，比較一下圖像大小。

　　實驗一：用攝像頭拍攝一張色彩單一封面，分別采用JPEG、PNG、BMP、TIFF格式存儲，大小如下表。

　　通過上述知道，BMP是沒有任何壓縮的圖像格式，可理解為拍攝的圖像大小為901KB，其余幾種格式都有不同程度的壓縮，壓縮率最高的是JPEG格式。也就是說，一個901KB的圖像，生成JPEG才20KB大小。次之為PNG格式為418KB。由小至大排序為JPEG、PNG、TIFF、BMP。實驗二：換一張色彩豐富的封面進行拍攝，分別采用JPEG、PNG、BMP、TIFF格式存儲，大小如下表。比較這兩張表，會發(fā)現隨著色彩的豐富，除了BMP格式外，其它格式圖像都變大了，由小至大排序為JPEG、PNG、TIFF、BMP。

　　通過兩次試驗，可得結論：（1）在上述幾種圖像格式中，JPEG是最小的圖像格式，BMP是最大的圖像格式。TIFF是較BMP格式第二大的圖像格式。（2）當相同的像素大小（兩次均寬640像素，高480像素）時，色彩變化對BMP格式影響不大。其余格式都隨著色彩變化而有相應變化，越豐富越大。

　　實驗三：把拍攝換成掃描，生成灰度文檔，分別采用JPEG、PNG、BMP、TIFF格式存儲，大小如下表。

　　結論：BMP是沒有任何壓縮的圖像格式，可理解為掃描生成的灰度圖像大小為917KB，壓縮率最高的是JPEG格式，它只占掃描生成圖像的23%。由小至大排序為JPEG、PNG、TIFF、BMP。

　　實驗四：以彩色模式掃描同一文檔，分辨率相同，分別采用JPEG、PNG、BMP、TIFF格式存儲，其大小如下表。

　　結論：BMP是沒有任何壓縮的圖像格式，可理解為掃描生成的彩色圖像大小為2742KB，彩色模式下，壓縮率最高的還是JPEG格式，它只占掃描生成彩色圖像的8.8%。而TIFF增長較大，PNG次之，這說明TIFF、PNG格式文件保存了較豐富的圖像信息。由小至大排序與灰度試驗一樣，依次是JPEG、PNG、TIFF、BMP。

　　實驗五：掃描多頁文件，生成TIFF和PDF文檔，比較文檔大小。掃描4頁文件，彩色模式，如下表。

　　生成4頁JPEG文件所占空間大小

　　結論：（1）生成的a.PDF文件大小為575KB，基本等于4頁JPG格式的文件大小之和（156+158+128+131≈575）。

　?。?）生成的b.TIFF文件所占空間為a.PDF所占空間的7倍。這個倍數并不是固定的，但TIFF文件要比PDF文件大得多，至少2倍以上。

　　文書檔案數字化圖像格式選擇

　　《紙質檔案數字化規(guī)范》（以下簡稱規(guī)范）規(guī)定：紙質檔案數字圖像長期保存格式為TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，圖像壓縮率的選擇可根據實際應用需求而定。紙質檔案數字圖像利用時，也可從網絡瀏覽速度、易操作性、存儲空間占用等方面進行綜合考慮，將圖像轉換為PDF等其他格式。不難看出，紙質檔案數字圖像保存格式為TIFF、JPEG或JPEG2000格式。

　　我們具體應依據什么確定文書檔案數字化圖像格式?！兑?guī)范》要求“數字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。為最大限度保留檔案原件信息，便于多種方式的利用，宜全部采用彩色模式進行掃描”。

　　即掃描出的圖像盡可能接近實體。掃描出的圖像我們可以無限接近實體，但這些圖像必須保存下來，才能生成數字圖像。JPEG格式，是損壞性壓縮文件，壓縮率越高，損壞越大，只是我們肉眼難以分辨，當你想再次修正這種圖像時，可修正的余地很少，在更多細節(jié)上無法修正。但它的好處是存儲空間小，傳輸速度快。文書檔案數字化后，能滿足文字識別需要就可以了，所以，在300dpi下彩色掃描的數字檔案，采用JPEG格式保存較好。

　　TIFF格式與JPEG格式相比，優(yōu)點是可將多頁圖像生成一份文檔，能保存豐富的圖像信息。但它所占存儲空間是JPEG文件數倍，所以我認為重要的文書檔案，可采用這種格式，一般文件不宜采用。應注意，PDF格式不是數字化圖像長期保存格式。但從數字文件管理、調用等方面看，卻非常便捷，應將PDF納入長期保存檔案基本格式，而非僅僅作為應用層次的轉化格式。