信陽工程檔案數(shù)字化公司：信陽推進(jìn)工程項(xiàng)目檔案數(shù)字化改革，從庫存檔案數(shù)字化到在建工程檔案數(shù)字化，從竣工后整改驗(yàn)收到項(xiàng)目與檔案同步驗(yàn)收移交，改革減少了重復(fù)提交材料16項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)了驗(yàn)收和移交即辦，縮短竣工到備案的時間約5天左右，走出了一條城建檔案改革新路，為優(yōu)化檔案環(huán)境提供了保障。

　　信陽工程檔案數(shù)字化公司

　　一、是庫存檔案數(shù)字化

　　將館藏檔案數(shù)字化工作納入主管部門年度單位考核，對現(xiàn)有庫存檔案全面實(shí)施數(shù)字化改造，目前已入庫11000余個單位工程，入庫檔案18萬余卷。全面分析并繪制近三年規(guī)模企業(yè)線下查閱調(diào)取檔案頻率曲線圖，確定以消防驗(yàn)收、外商驗(yàn)資、改擴(kuò)建項(xiàng)目原始竣工圖、原材料合格證等檔案資料調(diào)閱為重點(diǎn)，制定全套電子檔案利用制度，減少企業(yè)線下頻繁查檔困擾。

　　目前，已有15家企業(yè)上門拷貝該企業(yè)所有的建設(shè)工程電子檔案；主動為縣內(nèi)7家企業(yè)上門送檔案，為企業(yè)改擴(kuò)建、裝修、上市、驗(yàn)資等需要提供便利,總計拷貝工程112個案卷26015卷10GB數(shù)據(jù)。

　　二、是檔案接收在線化

　　開發(fā)并啟用檔案在線接收系統(tǒng)，在電子檔案未形成前，主動與各參建單位對接，建立項(xiàng)目在線支持、項(xiàng)目資料員微信群等線上服務(wù)，及時解答問題，指導(dǎo)、幫助工程參建單位做好工程文件的收集、整理和歸檔工作，2022年已介入項(xiàng)目47個，預(yù)計今年竣工項(xiàng)目做到100%提前指導(dǎo)。

　　動態(tài)化實(shí)施檔案在線接收工作，工程建設(shè)項(xiàng)目取得施工許可證后即可分階段進(jìn)行線上申報驗(yàn)收，邊施工邊申報邊驗(yàn)收，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目竣工完成、檔案驗(yàn)收基本同步,現(xiàn)有16個在建項(xiàng)目已完成在線申報管理。

　　三、是檔案服務(wù)高效化

　　由縣城建檔案館、縣建筑業(yè)管理中心聯(lián)合推動城建檔案在線平臺數(shù)據(jù)與建管智慧工地平臺數(shù)據(jù)共享、竣工審批備案檔案與工程檔案資料共享，由企業(yè)多頭跑送轉(zhuǎn)為系統(tǒng)內(nèi)部流轉(zhuǎn)，先后減少施工許可證、竣工備案表、竣工驗(yàn)收報告等材料目錄16條，今年1-3月，該縣已完成在線驗(yàn)收76個單位工程的13個項(xiàng)目。

　　同時靈活運(yùn)用“誠信承諾”“容缺辦理”等機(jī)制，針對此類項(xiàng)目，建立工作臺賬，記錄容缺材料清單，實(shí)行銷號動態(tài)管理，督促建設(shè)單位在承諾期限內(nèi)做好檔案移交，確保建設(shè)工程檔案100%進(jìn)館，2021年至今已有5家企業(yè)享受“容缺辦理”服務(wù)。

　　工程“數(shù)字化”管理

　　“數(shù)字化工地”：即在工地現(xiàn)場關(guān)鍵點(diǎn)設(shè)置數(shù)碼攝像探頭，24小時監(jiān)控施工過程，為即時發(fā)現(xiàn)問題以及事后總結(jié)過程提供技術(shù)支持。

　　“數(shù)字化管理”，原理同前者一樣，只不過，是把現(xiàn)場情況傳送到計算機(jī)屏幕上，監(jiān)控者為管理人員。

　　如何建立高效、實(shí)用的數(shù)字化管理模式，并使之形成科學(xué)的專家系統(tǒng)是今后探索的重要問題。我們認(rèn)為，這個模式首先應(yīng)以管理小組為節(jié)點(diǎn)。各管理小組根據(jù)“三控一管一協(xié)調(diào)”要求形成管理信息，然后進(jìn)行分類、篩選、存儲。基本上可以分成四個模塊：

　　模塊一：現(xiàn)場管理控制的遠(yuǎn)程監(jiān)控。通過預(yù)先設(shè)置在施工現(xiàn)場的質(zhì)量、安全等關(guān)鍵點(diǎn)位上的攝像探頭，把現(xiàn)場施工實(shí)況傳送到管理部的計算機(jī)屏幕上，管理人員根據(jù)需要及時存儲。若發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作及時抓拍并粘貼于管理聯(lián)系單、通知單上，發(fā)送給施工單位要求整改、糾正。特別是在工序或部位需要管理旁站時，可實(shí)現(xiàn)多工作面、多工序的管理同步旁站，同時省人力，勞動強(qiáng)度也大大降低。

　　管理人員在巡視、平行檢查時可利用數(shù)碼相機(jī)將重點(diǎn)部位、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)等施工情況拍照后接入計算機(jī)進(jìn)行編碼、配文字說明，形成檔案資料與驗(yàn)收記錄一并永久保存，在今后需要時可以一目了然，真實(shí)再現(xiàn)歷史。另外，出現(xiàn)質(zhì)量隱患時能做到用事實(shí)說話，有很強(qiáng)的說服力。當(dāng)遇到重大問題時可將取得信息通過網(wǎng)絡(luò)傳遞給公司，便于公司及時了解、掌握，果斷處理。

　　模塊二：計算機(jī)處理文檔，實(shí)現(xiàn)無紙化管理。建設(shè)工程管理工作最終是通過文字和圖表來反映的，而文字、圖表編印又是日常工作處理的主要內(nèi)容，從管理工作開始的招投標(biāo)文件、合同文件、會議紀(jì)要，到管理規(guī)劃、管理細(xì)則、管理月報以及管理記錄、管理發(fā)出的各種函件、通知單等，都可用計算機(jī)軟件來處理。同時可以清楚明了地分類存放，便于管理和使用。而對于管理月報、匯報總結(jié)、演示演講、專題紀(jì)要等所用到的提綱、圖示圖解可用幻燈軟件來制作，形成圖文并茂的管理檔案。對于施工單位傳遞來的紙質(zhì)載體文件則及時形成電子管理檔案，從而實(shí)現(xiàn)無紙化管理。

　　模塊三：計算機(jī)輔助管理。充分利用計算機(jī)的計算、繪圖和信息加工功能，能有效地進(jìn)行輔助管理和監(jiān)控，如編制工程預(yù)算和月度付款審核；排定和優(yōu)化工程進(jìn)度計劃與投資計劃，進(jìn)行計劃與實(shí)際對比監(jiān)控；記錄、跟蹤質(zhì)量監(jiān)測信息，分析對照驗(yàn)收規(guī)范對工程質(zhì)量進(jìn)行動態(tài)管理；建立質(zhì)量監(jiān)測知識庫或?qū)＜蚁到y(tǒng)輔助管理人員按每道工序的質(zhì)量控制要點(diǎn)進(jìn)行管理工作。

　　模塊四：信息資源共享和遠(yuǎn)程監(jiān)控。因?yàn)槊總€建設(shè)工程管理涉及的信息多，因此必須由計算機(jī)來輔助管理，建立專門的信息管理系統(tǒng)來處理。對于建設(shè)法律、法規(guī)及規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等信息作為共享資源，可自己開發(fā)建立，也可從第三方獲得，如聯(lián)入中國建設(shè)信息網(wǎng)。另外對于不同項(xiàng)目形成的管理檔案可聯(lián)入公司的主服務(wù)器，與公司內(nèi)部其他項(xiàng)目聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)計算機(jī)資源共享，而且公司領(lǐng)導(dǎo)也可通過因特網(wǎng)、寬帶數(shù)據(jù)網(wǎng)隨時查閱公司所管理各工程的基本概況。

　　在數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在日趨成熟的今天，建筑管理行業(yè)引進(jìn)這項(xiàng)技術(shù)完全成為可能。而其優(yōu)勢也極其顯著：

　　一方面改變目前管理在工地的高負(fù)荷、高強(qiáng)度的“巡回式”管理模式，使得現(xiàn)場管理人員大部分精力不再用于現(xiàn)場巡視，而將多余的精力針對現(xiàn)場實(shí)際提前進(jìn)行預(yù)控或?qū)χ匾课?、關(guān)鍵工序進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。不但提高工作效率，而且可相應(yīng)減少人員配備數(shù)量。

　　同時提高管理的工作效率、精度和實(shí)時性。以質(zhì)量控制為例，一般都要等到錯誤或違規(guī)行為延續(xù)了一段時間后，才被發(fā)現(xiàn)，甚至還需要延遲另一段必要的時間，才能有效糾正。而運(yùn)用數(shù)字化管理模式，則有可能在第一時間發(fā)現(xiàn)并制止質(zhì)量問題。

　　另外還有利于提高管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。在建筑工地運(yùn)用數(shù)字化管理模式時，首先要求管理工作必須及時到位，所下發(fā)的函件必須符合規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，且管理工作也必須在規(guī)定的程序下或標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行，因?yàn)橛涗浀拇罅抗こ虒?shí)體同步音像資料可隨時再現(xiàn)工程歷史情況，這必然要求質(zhì)量、安全等問題必須按規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)去處理。另外，公司的遠(yuǎn)程監(jiān)控對管理自身工作也起到很好的約束作用