檔案數(shù)字化是什么工作？檔案其實(shí)又分為很多種，比如：人事檔案、財務(wù)檔案、文書檔案等等，陽春檔案數(shù)字化公司的工作就是將這些類型的檔案進(jìn)行整理后實(shí)行電子化管理，通俗一點(diǎn)講，就是按照行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)將檔案進(jìn)行整理，整理后分類掃描電子化，這個工作聽起來和看起來似乎都非常簡單，但是實(shí)際操作起來，要求很嚴(yán)格，除了業(yè)務(wù)知識要扎實(shí)過硬，更重要是要有非常好的細(xì)心和耐心。

　　陽春檔案數(shù)字化公司

　　如何進(jìn)行檔案數(shù)字化掃描？

　　01、掃描方式

　　掃描方式要根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀和專業(yè)掃描儀(如工程掃描可采用0號圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可以采用大幅面數(shù)碼平臺，或者用縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。如果紙張較長但幅面不超過A3，可采用掃描儀長紙掃描功能，根據(jù)紙張狀況設(shè)定合適的掃描幅長即可。

　　紙張較差的情況，或者過于薄、過軟、超厚的檔案，可采用平板掃描方式。紙張狀況較好的檔案可采用高速掃描的方式進(jìn)行掃描，以提高工作效率。

　　紙張比較薄的檔案(如信紙、便箋紙)容易破損且透光，應(yīng)采用中、低檔進(jìn)行掃描。

　　紙張如有破損，可將破損紙張夾人透明塑料薄膜內(nèi)，調(diào)整掃描儀進(jìn)紙為厚紙模式并采用中、低檔進(jìn)行掃描，如破損嚴(yán)重且不平整，采用平板掃描儀來完成。下面以圖檔易掃通掃描軟件為例，作以詳細(xì)介紹。見圖1掃描作業(yè)平臺。

　　(1)掃描色彩模式

　　掃描色彩模式一般分為黑白二值、灰度、彩色等，通常采用黑白二值。頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。

　　頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或者帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。

　　頁面中帶有紅頭、印章或者插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。

　　底灰較深的紙張(如草漿紙、油印紙)，如采用黑白二值應(yīng)將掃描對比度及亮度適當(dāng)調(diào)低，調(diào)節(jié)效果不理想則采用灰度掃描。

　　字跡較淺(如鉛筆字)的紙張：如采用黑白二值掃描應(yīng)調(diào)節(jié)臨界值，拉大字跡與原稿的反差，效果不理想則采用灰度掃描。見圖2掃描色彩模式。

　　(2)掃描分辨率

　　掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上是以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。為了方便以后OCR識別，掃描分辨率建議選擇大于等于300dpi。一般情況下，分辨率越高識別率也就會越高。但這也不是絕對的，對于一些過大過粗的字體，設(shè)置過高的分辨率，識別率可能會降低，而且設(shè)置高分辨率后，掃描速度會大大降低。見圖3掃描分辨率選擇。

　　(3)亮度和對比度

　　在掃描過程中，適當(dāng)?shù)卣{(diào)整好掃描儀的亮度和對比度值，對識別率的高低影響比較大，在進(jìn)行掃描亮度和對比度的設(shè)定時，以掃描后的圖像中文字的筆畫較細(xì)、均勻，且沒有明顯斷點(diǎn)為準(zhǔn)。如果掃描后的文字圖像存在有黑點(diǎn)、黑斑或者文字線條很粗很黑，分不清楚筆畫的情況下，說明亮度值太小，應(yīng)該增加亮度值再重新掃描。如果文字線條凹凸不平，有斷線甚至圖像中漢字輪廓?dú)埲睍r，說明亮度太大，應(yīng)減小亮度后再重新掃描。

　　(4)掃描登記

　　認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描過程中交接登記表單，登記掃描的頁數(shù)，核對每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)和檔案整理時填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理方法。

　　2、檔案數(shù)字化掃描工序

　　掃描工序是整理工序之后的第二道工序，主要功能就是將整理和分檢好的紙質(zhì)檔案通過專用掃描儀生成高質(zhì)量的圖像文件，并進(jìn)行圖像壓縮存儲處理，為下一道工序提供基礎(chǔ)的圖像數(shù)據(jù)。

　　掃描工序的功能職責(zé)主要包括資料掃描、特殊資料重復(fù)掃描、頁數(shù)核對等。下面將逐一進(jìn)行介紹。

　　(1)紙質(zhì)檔案順序掃描

　　工作人員將整理好的紙質(zhì)檔案按順序放入掃描儀的入口，進(jìn)行掃描處理，生成連續(xù)的圖像文件。程序?qū)呙枭傻膱D像數(shù)據(jù)會自動進(jìn)行壓縮存儲。

　　(2)在掃描過程中工作人員應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

　　①掃描順序

　　掃描時，工作人員必須按照整理好的順序進(jìn)行掃描，不能顛倒檔案的掃描順序。

　　②控制順序掃描的紙張數(shù)量

　　在掃描時，一次性放入送紙口的文件數(shù)量不宜大多，最好不要超過10張，以避免由于在掃描過程中發(fā)生錯誤后，而導(dǎo)致大量文件重新描的現(xiàn)象發(fā)生，并且可以避免由于掃描儀一次進(jìn)多張紙而漏掃紙張的情況發(fā)生。

　　③保證掃描圖像質(zhì)量

　　掃描工序必須嚴(yán)格把好圖像質(zhì)量的第一關(guān)。要保證掃描生成的圖像質(zhì)量清晰、無傾斜，特別是不能出現(xiàn)諸如漏掃、圖像資料嚴(yán)重模糊不清等嚴(yán)重錯誤。

　?、芎藢呙桧摂?shù)

　　一卷檔案掃描完成后，必須對紙張檔案頁數(shù)和掃描生成的圖像頁數(shù)進(jìn)行核對，如系統(tǒng)掃描后計算的頁數(shù)與人工計算的頁數(shù)不一致，則需視情況予以補(bǔ)掃描或重新掃描處理。

　?、輽n案排序

　　排序工序位于掃描之后，是掃描加工流程中四級質(zhì)量監(jiān)控體系中的第一道檢查工序，主要功能是對掃描工序生成的圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量檢查、核對紙質(zhì)檔案并錄入其索引數(shù)據(jù)項。

　　在排序工序中，掃描的檔案是按“檔案卷”建立索引數(shù)據(jù)項，即每一卷檔案有一條索引信息。排序工序的功能職責(zé)主要包括檢查圖像質(zhì)量、建立索引信息兩部分。