現(xiàn)今，已有部分企業(yè)和學校在發(fā)展過程中使用綜合檔案數(shù)字化公司的現(xiàn)代化手段對自身工作進行有效管理。然而，在信息化技術的應用過程中，仍然存在許多不足，需要社會各界不斷優(yōu)化。

　　一、數(shù)字化時代檔案信息化建設現(xiàn)狀

　　在新時代，信息化技術作為推動全球建設和發(fā)展的一種方式被廣泛應用。社會各界順應數(shù)字化時代的發(fā)展趨勢，采用信息化手段對自身檔案資源進行有效管理，利用信息化技術對檔案資料進行收集、整理、分類、歸納，革新社會檔案的管理方式，推動社會的現(xiàn)代化發(fā)展。

　　二、數(shù)字化時代檔案管理信息化建設的意義

　　01、是時代發(fā)展的必然要求

　　由于互聯(lián)網技術的發(fā)展和進步，信息化已是保障各行各業(yè)工作順利進行的必備手段，信息化的應用同樣也是我國社會各界進行綜合檔案管理的重要建設方向。綜合檔案數(shù)字化公司推動社會各界綜合檔案管理信息化建設，能夠有效地保證社會綜合檔案資源的時效性，使社會的綜合檔案資源與時代的發(fā)展進程保持同步。

　　保證社會組織或團體內綜合檔案資源的完整性，使檔案管理能夠在信息化建設背景下實現(xiàn)信息的交流與共享，順應信息化時代的發(fā)展趨勢。

　　02、是社會各界進行現(xiàn)代化建設的重要手段

　　信息化時代的到來，使社會各界的現(xiàn)代化建設進程不斷加快。社會各組織或團體在數(shù)字化時代利用信息化技術推動檔案信息化管理的發(fā)展，提高了社會檔案的管理效率，這是促進社會各界現(xiàn)代化建設的重要手段。

　　利用信息化手段優(yōu)化社會組織或團體的檔案管理工作，能夠使社會各界更加快速、有效地查詢綜合檔案信息，從而幫助社會組織或團體根據(jù)歷史的發(fā)展狀況，制訂有效的現(xiàn)代化建設方案，提高社會各界綜合檔案管理信息化建設效率，以此提高社會各界的檔案現(xiàn)代化管理建設水平。

　　03、是對社會綜合檔案資源有效保存的一種方法

　　大多數(shù)社會組織或團體在綜合檔案管理中，都采用紙質的方式對綜合檔案資源進行保存。而紙質檔案資源的致命缺點就是不易保存，紙質檔案在長時間的保存過程中容易被腐蝕、氧化，還容易遭到老鼠和蟲子的啃食，導致紙質綜合檔案的內容缺失，這給社會各界的綜合檔案管理工作帶來了極大的挑戰(zhàn)。

　　三、數(shù)字化時代檔案管理信息化建設的措施

　　01、對傳統(tǒng)紙質綜合檔案內容的信息化建設

　　在對社會各界綜合檔案管理信息化的建設過程中，首先要將傳統(tǒng)的紙質綜合檔案資源轉化為數(shù)字化的綜合檔案資源，將紙質版內容“復制”到信息化系統(tǒng)中，并對這些資源進行整理和歸納，并且在后期收集和整理綜合檔案的過程中，采用電子信息化記錄方式代替紙質記錄方式，使綜合檔案資源能被人們快速、準確、有效地查詢。

　　02、建立可行的綜合檔案管理信息化網站

　　網站是人們在互聯(lián)網暢游中經常使用的信息查詢工具，因此，社會各組織應該建立可行的綜合檔案管理信息化網站，為各組織綜合檔案信息的上傳和查詢提供一個有效的媒介，使群眾能夠在網站中快速、便捷、準確地查詢到所需要的相關檔案信息，幫助人民群眾更加全面地了解社會的發(fā)展等信息，提高綜合檔案資源的利用價值。

　　03、加強基礎設施建設

　　基礎設施建設是社會各界綜合檔案管理建設的基礎，是社會綜合檔案信息化網站建設的必備條件。要加強對基礎設施建設，需要對計算機系統(tǒng)進行及時更新，為綜合檔案信息化網站的建設奠定基礎，同時也為群眾查詢社會的綜合檔案信息提供設備支持。

　　04、加強對信息化技術人才的培養(yǎng)和聘用

　　社會各團體或組織在推動檔案管理的信息化建設工作時，加大對信息化技術人才的培養(yǎng)和聘用力度非常重要。檔案信息化建設工作的必備要素就是信息化技術人才，具備優(yōu)秀且充足的信息化技術人才是成功建設檔案信息化網絡的基礎。

　　因此，社會各組織或團體在建設過程中，應該加強對社會各團體或組織中綜合檔案管理人員信息化技術的培訓，或者加大對專業(yè)信息化技術人才聘用，以推動社會綜合檔案管理工作的發(fā)展，從而組建一支具備專業(yè)知識和技能的綜合性檔案管理團隊。

　　一款合格的電子檔案管理軟件應符合國家與地方相關要求，應以客戶實際需求出發(fā)。在滿足需求的基礎上，做到數(shù)據(jù)可安全管控、系統(tǒng)界面美觀、使用簡單易上手、性能穩(wěn)定可靠。

　　系統(tǒng)必須具備的幾大功能

　　1、檔案的收、管、存、用

　　檔案核心業(yè)務支持案卷級、文件級檔案在線、離線批量接收與處理。滿足檔案的流程化處理，可批量對檔案數(shù)據(jù)進行調整、修改與刪除。支持轉分類、調整順序號、斷號查詢、打印目錄、導出excel、合卷、組卷、拆卷、入庫上/下架、關聯(lián)特殊載體。

　　2、電子文件管理

　　滿足多格式文件新建/上傳/更新/在線預覽/打印，包括文檔、圖片、音視頻、其他類型文件。支持在線解壓文件壓縮包、最近閱讀文件查看、版本管理?？勺杂稍O置文件ICON；可動態(tài)管控預覽、上傳、轉換、打印、播放。支持統(tǒng)一格式轉換。

　　3、安全管控

　　支持三員管理，可根據(jù)不同人員設置不同的檔案操作權限?？稍O定角色，不同的角色擁有不同的操作權限。支持電子文件預覽時添加水印、日志審計、加密存儲、自動備份、系統(tǒng)存儲監(jiān)控、在線用戶監(jiān)控。

　　4、檔案統(tǒng)計

　　可根據(jù)不同維度（包含但不限于按全宗、按分類、按電子文件類型、按保管期限等）對檔案進行統(tǒng)計，支持大數(shù)據(jù)可視化展示。

　　5、系統(tǒng)管理

　　結合自身檔案管理需求，可自定義檔案門類（科技檔案、聲像檔案、文書檔案、實物檔案、會計檔案、設備檔案、基建檔案、人事檔案、工程檔案等）；且每類檔案可自定義檔案目錄屬性以及著錄界面定制。

　　具備記錄用戶訪問、業(yè)務行為、檔案存取、系統(tǒng)授權等日志信息。支持檔案分類授權，滿足不同人員對不同分類的管控需求；

　　檔案管理系統(tǒng)特點

　　基于B/S架構、加密存儲、文檔一體化、新創(chuàng)國產化、滿足國家標準。

　　因此，社會各界要將綜合檔案資源進行信息化管理，利用數(shù)字化手段，將紙質綜合檔案信息進行整理，然后上傳到計算機信息系統(tǒng)中，并做好檔案信息的備份工作，從而使社會各界的綜合檔案資源被完整地保存下來。