檔案整理工作它的基本程序，檔案整理工作的原則、全宗的組織以及全宗的排列與編號(hào)。檔案整理是通過一系列手段將收集來(lái)的檔案科學(xué)的組織，使之條理化和系統(tǒng)化，這是一項(xiàng)非?；A(chǔ)也必不可少的一項(xiàng)檔案工作的環(huán)節(jié)。檔案整理可以為檔案的保管、統(tǒng)計(jì)、檢索和利用提供基本的單位和完整的體系，它可以為準(zhǔn)確的鑒定檔案的價(jià)值提供全面、系統(tǒng)的依據(jù)。

　　另一方面能夠完整、系統(tǒng)地反映社會(huì)活動(dòng)、歷史事件和歷史人物的本來(lái)面貌，充分發(fā)揮檔案的憑證、參考作用，體現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。

　　天門公司檔案整理工作的程序

　　第一、全宗的組織及排列；

　　第二、全宗類檔案的分類；

　　第三、案卷的編輯和排列；

　　第四、案卷目錄的編制；

　　通常按照從前至后程序，對(duì)全宗進(jìn)行組織和排列，然后再全宗內(nèi)進(jìn)行系統(tǒng)化。系統(tǒng)化的第一步是對(duì)全宗類檔案進(jìn)行分類，分完類之后進(jìn)一步系統(tǒng)化，那就是做案卷的編輯和排列，然后還做案卷目錄的編制。整理工作實(shí)際上是把無(wú)序的檔案有序化的一個(gè)流程，是一級(jí)的分類。全宗組織、排列、區(qū)分、全宗類進(jìn)一步的分類。那么進(jìn)一步的分類就是類似內(nèi)部組織、機(jī)構(gòu)、按照時(shí)間對(duì)全宗類檔案進(jìn)行分類，然后進(jìn)一步還要進(jìn)行案卷的編譯、排列，以及對(duì)案卷目錄的編制，進(jìn)行系統(tǒng)化的基本流程。

　　檔案整理工作包括哪一些內(nèi)容呢？

　　在正規(guī)條件下，我們的檔案整理工作包括檔案室接收文書部門和業(yè)務(wù)部門，按照歸檔要求整理、歸檔的文件或者是案卷。檔案館接收的是由機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理、移交的文件和案卷。正常條件下，檔案室和檔案館的檔案整理工作主要是對(duì)所接收的檔案在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步的系統(tǒng)整理，比如全宗和案卷的排列、案卷目錄的加工。另外呢對(duì)整理不善的檔案進(jìn)行局部的調(diào)整，檔案館和檔案室對(duì)已整理入館，如實(shí)保存的檔案，經(jīng)過管理、實(shí)踐的檢驗(yàn)或?qū)ｉT的質(zhì)量檢查，要對(duì)其中不符合要求的檔案進(jìn)行一定的加工，以提高整理的質(zhì)量。

　　某些檔案材料由于保存的時(shí)間較長(zhǎng)，其自身和檔案整理體系都會(huì)發(fā)生某些變化，也要對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。對(duì)零散文件的整理，對(duì)檔案進(jìn)行全過程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗類檔案的分類，然后案卷的編列、編輯檔案、案卷目錄編制等等……

　　什么是零散文件呢？

　　我們要從頭至尾做一遍對(duì)它的整理，這個(gè)工作量就是比較大的。比如說有時(shí)候這個(gè)檔案館臨時(shí)接收了一些零散移交來(lái)的檔案，就要從頭到尾整理檔案，整理工作的基本原則包括大的整理，必須保持文件之間真實(shí)歷史聯(lián)系。文件之間的歷史聯(lián)系主要體現(xiàn)為文件在其來(lái)源、形成、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面密不可分的關(guān)聯(lián)性。因此我們這個(gè)原則，首先第一項(xiàng)就是要保持文件之間的這種歷史聯(lián)系、來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式方面密不可分的關(guān)聯(lián)性。

　　檔案文件在特定的歷史、條件、環(huán)境、事件背景下形成的，在整理過程中一定要維護(hù)和保持，以便未來(lái)再現(xiàn)這種歷史聯(lián)系。檔案的整理應(yīng)該充分利用原有的基礎(chǔ)，充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ)，不要輕易的打亂、重整。

　　例如業(yè)務(wù)部門或者文書人員整理的順序、整理的方法，感覺已經(jīng)落伍，就把它重新打亂、重新按照自已的要求來(lái)做，類似這種觀念是不可取的，我們提倡應(yīng)該充分的重視和利用之前已經(jīng)整理好的那種已有的這個(gè)基礎(chǔ)。

　　檔案整理過程中，應(yīng)該充分研究和利用原來(lái)整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況，充分的利用或者尊重原有的整理基礎(chǔ)，檔案的整理必須便于保管和利用。整理不是單純的為了整齊劃一、非常美觀，我們要便于保管和利用。

　　檔案的整理必須在保持文件之間歷史聯(lián)系的基礎(chǔ)上，采用更簡(jiǎn)潔、有效的方法，使整理的檔案便于保管和利用。最終的檔案是要用于保管、是要用于提供利用的。在整理過程中，前面提到的第一步就是全宗的組織，那么我們來(lái)認(rèn)識(shí)一下對(duì)全宗如何進(jìn)行組織呢？我國(guó)通常按照全宗群來(lái)組織和排列館藏全宗，即把統(tǒng)一時(shí)間、同一系統(tǒng)或相同性質(zhì)的全宗排列在一起以保持同類全宗之間的聯(lián)系性。

　　那么什么是全宗群呢？

　　全宗群是指同一時(shí)期或地區(qū)在縱向或橫向方面具有相同性質(zhì)的立檔單位，形成的若干個(gè)全宗構(gòu)成的有機(jī)整體。全宗群是在更大的范圍內(nèi)體現(xiàn)了檔案之間的這種聯(lián)系，全宗之間的聯(lián)系。

　　全宗群是基于全宗和全宗之間的聯(lián)系而組成的一個(gè)有機(jī)的群體。那么怎么樣來(lái)劃分全宗群呢？也就說我們把哪一些全宗放到一起作為一個(gè)權(quán)重群呢？首先可以按照時(shí)間或者是地區(qū)來(lái)劃分，例如湖北省近代工業(yè)企業(yè)全宗群，兩個(gè)維度，湖北省近代。工業(yè)企業(yè)有時(shí)間、性質(zhì)、地區(qū)。江蘇省二十世紀(jì)三、四十年代民族工商業(yè)全宗群。

　　按照專業(yè)系統(tǒng)或其他的聯(lián)系的維度來(lái)進(jìn)行劃分，例如解放戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期黨政機(jī)關(guān)全宗群、民國(guó)時(shí)期某省交通系統(tǒng)全宗群等等。時(shí)間上的聯(lián)系，同一個(gè)系統(tǒng)、同一性質(zhì)方面的聯(lián)系，所以它的維度是比較靈活的。

　　我們要找到一個(gè)共同的聯(lián)系點(diǎn)、共同的維度，那么就可以把相關(guān)的全宗的集合在一起，構(gòu)成全宗群。全宗群的組合及劃分方法具有多樣性和靈活性，不像全宗那樣界限分明。由于全宗之間的成因關(guān)系具有多維、立體特點(diǎn)，所以全宗群有多種不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)和組合形式。

　　多維的、立體的、這種關(guān)系使得全宗群的劃分非常的靈活。我們從不同的維度出發(fā)，就可以構(gòu)成不同的全宗群。例如解放戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期，統(tǒng)一地區(qū)黨政機(jī)關(guān)全宗，可以劃分為一個(gè)全宗群，也可以把它進(jìn)一步細(xì)分為黨群、政府和機(jī)關(guān)兩個(gè)不同的全宗群，政府、機(jī)關(guān)的全宗還可以進(jìn)一步分為農(nóng)民、公交系統(tǒng)等若干全宗群。

　　公交系統(tǒng)還可以進(jìn)一步劃分，可以按照工業(yè)、交通、運(yùn)輸?shù)雀髯詷?gòu)成全宗群。因此全宗群的劃分呢，是根據(jù)全宗之間的聯(lián)系，我們通過不同的這種維度可以有不同的劃分方法。

　　我們?cè)倏慈诘呐帕信c編號(hào)，全宗號(hào)是檔案館為已進(jìn)館或者是客人進(jìn)館的立檔單位分配的編號(hào)，用于區(qū)分各立檔單位，便于日常的管理和查詢。全宗的代號(hào)，具有唯一性，全宗編號(hào)的規(guī)則，首先要考慮館藏權(quán)宗的特點(diǎn)及管理的方便性；要力求簡(jiǎn)潔、方便、實(shí)用；已編好的全宗號(hào)不得任意更改。

　　權(quán)宗編號(hào)規(guī)則，具有擴(kuò)展性。新權(quán)宗的編號(hào)留有余地，并具有唯一性，一個(gè)權(quán)宗只能有一個(gè)號(hào)碼，權(quán)重編號(hào)的方法有兩種，一種是流水編號(hào)法，也就是按照全宗進(jìn)館時(shí)間的先后順序來(lái)編號(hào)，比如0001號(hào)、0002號(hào)，0003號(hào)那就是一個(gè)非常簡(jiǎn)單、實(shí)用的編號(hào)方法，比較客觀分析適合全宗量不大、全宗類型比較單一的檔案館來(lái)采用。全宗的編號(hào)方法另一種就是稍微復(fù)雜一點(diǎn)的分類編號(hào)法，也就是說對(duì)全宗先進(jìn)行一定的分類、分組，然后再編號(hào)。

　　編號(hào)方法邏輯性、系統(tǒng)性比較強(qiáng)、層次分明，能夠反映權(quán)宗本身的性質(zhì)和特點(diǎn)。比如zd0001，政黨，還有其他什么分類編號(hào)法呢？從個(gè)號(hào)碼呈現(xiàn)形式來(lái)看，比流水的變化法要稍微復(fù)雜些，但分類編號(hào)的邏輯性、系統(tǒng)性更強(qiáng)，具有一定的適宜性，能夠反映全宗本身的性質(zhì)和特點(diǎn)。但是分類編號(hào)法比較復(fù)雜，號(hào)碼不易分辨和記憶。

　　分類編號(hào)法適合館藏全宗數(shù)量大，全宗的時(shí)間、地域跨度大，類型復(fù)雜的檔案館采用，即全宗數(shù)量大，那么全宗里面的類型比較復(fù)雜，時(shí)間跨度也很大。這時(shí)候采用流水編不太適合，優(yōu)選采用分類編號(hào)法更能揭示全宗的特點(diǎn)、性質(zhì)。