從今年4月份申請報名第三批增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點(diǎn)工作，到如今的正式驗(yàn)收通過，檔案電子化掃描公司不僅很好地完成企業(yè)自身檔案電子化的工作，同時也在積極支持每刻客戶投身試點(diǎn)工作，助力國家進(jìn)一步完善數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展所需的制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

　　率先通過驗(yàn)收的每刻客戶北京拓普豐聯(lián)案例：《實(shí)踐標(biāo)桿|每刻助力「拓普豐聯(lián)」成功通過國家電子歸檔試點(diǎn)驗(yàn)收，賦能財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型》

　　打鐵還需自身硬

　　本次試點(diǎn)，圍繞“電子發(fā)票報銷、入賬、歸檔”，檔案電子化掃描公司自研每刻電子檔案系統(tǒng)，由財務(wù)部和檔案事業(yè)部總體推進(jìn)，協(xié)同費(fèi)控事業(yè)部跨部門合作，將試點(diǎn)工作準(zhǔn)時完成。

　　檔案系統(tǒng)設(shè)計中，堅持以法規(guī)為導(dǎo)向，以業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)，不斷優(yōu)化產(chǎn)品。希望通過完成符合相關(guān)政策管理要求的電子檔案建設(shè)，提升財務(wù)業(yè)務(wù)處理效率，優(yōu)化企業(yè)財務(wù)管理的模式。打造出從業(yè)務(wù)到檔案完善的解決方案供企業(yè)使用，最終形成可推廣、可復(fù)制的經(jīng)驗(yàn)和做法，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級。

　　貫徹試點(diǎn)工作主旨，通過上線每刻檔案，我們主要實(shí)現(xiàn)了以下環(huán)節(jié)與功能之間的數(shù)據(jù)互通：

　　檔案電子化掃描公司

　　1.報銷

　　電子發(fā)票可以從支付寶、微信卡包、郵箱一鍵導(dǎo)入至每刻費(fèi)控管理平臺，發(fā)票進(jìn)入后可以自動識別驗(yàn)真查重，并提取金額、日期等關(guān)鍵數(shù)據(jù)。

　　另外，企業(yè)可以根據(jù)自身的需求自定義設(shè)置條件，對單據(jù)進(jìn)行智能審核，也可以通過人工進(jìn)行審核。單據(jù)審核通過后，會自動流轉(zhuǎn)到支付環(huán)節(jié)。

　　2.入賬

　　承接報銷審核環(huán)節(jié)，審核完成后出納可以直接通過銀企直連進(jìn)行付款，支付完成后，系統(tǒng)會自動推送到財務(wù)系統(tǒng)生成憑證。

　　3.歸檔

　　歸檔時，每刻檔案會從費(fèi)控平臺自動獲取報銷單到業(yè)務(wù)單據(jù)模塊，獲取發(fā)票到進(jìn)項(xiàng)發(fā)票模塊，同時，從銀行獲取流水回單，從財務(wù)系統(tǒng)獲取憑證，分別存在對應(yīng)模塊。隨后，系統(tǒng)會根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)關(guān)系，自動關(guān)聯(lián)原始憑證與記賬憑證，而且還支持?jǐn)?shù)據(jù)間的聯(lián)查與跳轉(zhuǎn)。

　　在今年發(fā)布的《財政部會計司國家檔案局經(jīng)濟(jì)科技檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)司國家稅務(wù)總局貨物和勞務(wù)稅司關(guān)于增值稅電子專用發(fā)票電子化管理與操作有關(guān)問題的答問》中，有這樣一個問題：包括電子專票在內(nèi)的各類電子發(fā)票應(yīng)如何歸檔保存？

　　相關(guān)部門在對“已建立電子檔案管理系統(tǒng)的單位”給出了這樣的答復(fù)：“已建立電子檔案管理系統(tǒng)的單位，實(shí)施了會計信息系統(tǒng)，與電子發(fā)票相關(guān)的記賬憑證、報銷憑證等已全部實(shí)現(xiàn)電子化（不包括紙質(zhì)憑證掃描，下同），可將電子發(fā)票與相關(guān)的記賬憑證、報銷憑證等電子會計憑證通過歸檔接口或手工導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行整理、歸檔并長期保存，歸檔方法可參照《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》（檔辦發(fā)〔2015〕4號）?！?/p>

　　根據(jù)檔辦發(fā)〔2015〕4號等文件對系統(tǒng)配置管理、元數(shù)據(jù)的管理、安全管理等要求，每刻檔案也完成了相應(yīng)的建設(shè)。

　　元數(shù)據(jù)管理

　　元數(shù)據(jù)收集：支持保存電子會計憑證的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與元數(shù)據(jù)文件；支持通過接口直連、本地上傳、手工錄入等多種方式收集元數(shù)據(jù)；會計憑證將自動生成收集的元數(shù)據(jù)XML文件；

　　元數(shù)據(jù)整理：系統(tǒng)將根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)關(guān)系，自動關(guān)聯(lián)原始憑證與記賬憑證，支持?jǐn)?shù)據(jù)間的聯(lián)查與跳轉(zhuǎn)；支持元數(shù)據(jù)有序組合，通過立卷、歸檔等流程形成歸檔信息包，并自動生成歸檔信息包XML文件；

　　元數(shù)據(jù)保存與利用：已歸檔的會計資料將保存在系統(tǒng)自動生成的目錄下；支持通過目錄查詢、憑證號查詢、案卷名查詢等多種方式搜索電子會計憑證元數(shù)據(jù)；支持檔案借閱功能，管理員可授權(quán)員工在線查閱電子會計資料，到期自動收回。

　　每刻科技成功通過國家電子檔案歸檔試點(diǎn)驗(yàn)收

　　每刻科技成功通過國家電子檔案歸檔試點(diǎn)驗(yàn)收

　　四性檢測

　　根據(jù)《文書類電子檔案檢測一般要求》需要對電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性做檢查。每刻檔案支持在立卷、移交、和長期保存環(huán)節(jié)對電子檔案進(jìn)行四性檢測并生成檢測報告。

　　安全性方案

　　每刻檔案采取以下幾項(xiàng)措施：

　　保障體系：系統(tǒng)管理員、安全保密員、安全審計員（三員管理）

　　操作溯源：水印技術(shù)+日志留痕

　　行為權(quán)限：操作權(quán)限+數(shù)據(jù)權(quán)限（雙維管控）

　　數(shù)據(jù)保障：多節(jié)點(diǎn)異地備份

　　每刻科技成功通過國家電子檔案歸檔試點(diǎn)驗(yàn)收

　　試點(diǎn)工作成果獲認(rèn)可，力省檔案局進(jìn)一步示范推廣

　　通過此次試點(diǎn)工作，我們解決了如下問題：

　　解決發(fā)票采集難、查驗(yàn)難

　　每刻方案：支持紙質(zhì)發(fā)票&電子發(fā)票批量采集

　　每刻報銷系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)均支持發(fā)票的查重檢查、發(fā)票驗(yàn)真以及信息校驗(yàn)，無須人工一一進(jìn)行手動查驗(yàn)，提高審單人效，高度保障發(fā)票合規(guī)化。

　　解決關(guān)聯(lián)匹配費(fèi)時

　　每刻方案：支持憑證與附件智能采集、自動關(guān)聯(lián)

　　以往財務(wù)需要手動將打印好的憑證和憑證附件匹配起來，如今檔案系統(tǒng)能夠打通各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)會計憑證、單據(jù)、銀行回單三者的關(guān)聯(lián)。

　　解決發(fā)票管理費(fèi)時

　　每刻方案：支持發(fā)票在線查找、借閱

　　當(dāng)發(fā)票歸檔后，可直接在檔案系統(tǒng)內(nèi)輸入關(guān)鍵信息查詢，無需人工再去檔案柜翻找，發(fā)票信息一目了然，節(jié)省了各個業(yè)務(wù)部門調(diào)閱的時間。

　　總體來說，我們每刻從原來依賴于會計核算系統(tǒng)進(jìn)行存儲和查閱的方式轉(zhuǎn)變成使用單獨(dú)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行管理。平時只需定期將相關(guān)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移到檔案系統(tǒng)，即可完成相關(guān)檔案管理工作，高效、便捷。

　　從企業(yè)效率和成本來看，每刻已歸檔5個月有效數(shù)據(jù)，憑證過萬份，電子發(fā)票4000余張，5個月以來節(jié)省了近2萬元的成本，55個人/日工作量。

　　本次試點(diǎn)工作，每刻檔案得到了浙江省檔案局的大力支持，后續(xù)每刻科技將全面復(fù)盤、梳理本次電子檔案上線過程，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，形成可推廣、可復(fù)制的案例，配合浙江省檔案局在省內(nèi)的推廣。

　　每刻科技成功通過國家電子檔案歸檔試點(diǎn)驗(yàn)收

　　作為群智云財務(wù)產(chǎn)品和解決方案服務(wù)商，每刻科技也將繼續(xù)深入企業(yè)，深入業(yè)務(wù)場景，不斷打磨產(chǎn)品幫助企業(yè)提效降本。發(fā)展創(chuàng)新，在技術(shù)上不斷突破，用產(chǎn)品引領(lǐng)無紙化的思維轉(zhuǎn)變，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)電子無紙化、紙質(zhì)電子化的檔案全面電子化管理。

　　關(guān)于每刻科技

　　杭州每刻科技有限公司定位為群智云財務(wù)產(chǎn)品和解決方案服務(wù)商?；谌斯ぶ悄?、大數(shù)據(jù)、云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，致力于為企業(yè)提供新一代業(yè)財稅數(shù)據(jù)一體化和智能財務(wù)共享云平臺。產(chǎn)品采用微服務(wù)架構(gòu)，底層采用靈活的流程引擎、規(guī)則引擎、報表引擎來支持不同企業(yè)多變的需求，幫助企業(yè)輕松應(yīng)對變化并驅(qū)動變化，全面提升企業(yè)的組織效率和競爭力。

　　每刻科技旗下?lián)碛忻靠虉箐N、每刻檔案、每刻云票、商旅生態(tài)云平臺、每刻智能財務(wù)共享云平臺等產(chǎn)品，迄今為止，已服務(wù)超過3000家企業(yè)及行政事業(yè)單位，其中上市公司超過200家，用戶規(guī)模超過200萬，覆蓋全球150多個國家及地區(qū)。

　　每刻科技自成立以來一直堅持自主研發(fā)創(chuàng)新路線，先后獲得軟件著作權(quán)39項(xiàng)，外觀專利9項(xiàng)，發(fā)明專利2項(xiàng)，商標(biāo)注冊證11項(xiàng)，并入選杭州市“準(zhǔn)獨(dú)角獸企業(yè)”榜單。