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檔案數(shù)字化掃描企業(yè)

時間:2024-07-15 作者:中博奧 來源:中博奧 點擊量:

  在當(dāng)今數(shù)字化時代,檔案數(shù)字化掃描已經(jīng)成為管理和保存重要文件的關(guān)鍵步驟。通過將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為電子格式,不僅可以提高信息檢索效率,還能夠有效保護文檔免受損壞和丟失的風(fēng)險。那么,檔案數(shù)字化掃描范圍規(guī)定有哪些內(nèi)容和要求呢?

檔案數(shù)字化掃描企業(yè)

  檔案數(shù)字化掃描企業(yè)

  1.掃描對象:規(guī)定了可以進行數(shù)字化掃描的具體檔案對象,如文件、卷宗、盒、冊、卡片等。

  2.檔案類型:規(guī)定了可以進行數(shù)字化掃描的檔案類型,如紙質(zhì)檔案、照片、繪圖、音頻錄音等。

  3.檔案來源:規(guī)定了數(shù)字化掃描適用的檔案來源,如機構(gòu)內(nèi)部產(chǎn)生的檔案、外部機構(gòu)提供的檔案、個人捐贈的檔案等。

  4.數(shù)字化要求:規(guī)定了數(shù)字化掃描的具體技術(shù)要求,如分辨率、圖像格式、顏色模式、文件命名規(guī)則等。

  5.鑒定標(biāo)準(zhǔn):規(guī)定了檔案是否適合進行數(shù)字化掃描的鑒定標(biāo)準(zhǔn),如檔案的保存狀態(tài)、材質(zhì)特性、保密性要求等。

  6.政府文件和指南:政府機構(gòu)可能發(fā)布文件或指南,提供有關(guān)檔案數(shù)字化掃描的準(zhǔn)則和要求。這些文件可以包括掃描標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)安全要求、檔案分類規(guī)范等內(nèi)容。

  7.法律法規(guī):某些國家或地區(qū)可能有特定的法律法規(guī),明確了檔案數(shù)字化掃描的范圍和要求。這些法律法規(guī)可以包括檔案管理法、數(shù)字化檔案法、隱私保護法等。

  8.行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和最佳實踐:專業(yè)機構(gòu)或組織可能制定了與檔案數(shù)字化掃描相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和最佳實踐。這些標(biāo)準(zhǔn)可以提供關(guān)于掃描設(shè)備、圖像質(zhì)量、元數(shù)據(jù)描述等方面的指導(dǎo)。

  9.其他限制條件:規(guī)定了數(shù)字化掃描的限制條件,如涉及隱私保、版權(quán)要求等。

  總之,檔案數(shù)字化掃描作為現(xiàn)代信息管理的重要工具,不僅提高了工作效率和文檔可訪問性,還為長期保存和保護提供了可靠的解決方案。然而,在實施過程中仍需面對多方面的挑戰(zhàn),如文件處理、數(shù)據(jù)安全和成本控制等問題。只有充分理解掃描的內(nèi)容和要求,并采取適當(dāng)?shù)拇胧?yīng)對挑戰(zhàn),才能確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和可持續(xù)性。

  檔案數(shù)字化掃描流程

  在當(dāng)今數(shù)字化時代,檔案數(shù)字化掃描成為管理和保護歷史文化遺產(chǎn)的重要手段之一。這一過程不僅僅是將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為電子格式,更是實現(xiàn)信息的長期保存、便捷訪問和安全傳輸?shù)年P(guān)鍵步驟。檔案數(shù)字化掃描流程主要包括以下幾個方面:

  (一)檔案整理

  在掃描之前,根據(jù)檔案管理情況,按下述步驟對檔案進行適當(dāng)整理,并視需要作出標(biāo)識,確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

  1、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

  按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)等的要求,規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容,包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁號和頁數(shù)等,應(yīng)進行修改。

  2、拆除裝訂

  在不去除裝訂物情況下,影響掃描工作進行的檔案,應(yīng)拆除裝訂物;將檔案原件的裝訂線拆除,排好順序,不得出現(xiàn)任何漏缺頁及順序差錯,更不能對檔案原件有任何損壞。

  3、區(qū)分掃描件和非掃描件

  按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是:無關(guān)的重份的文件要剔除,有正式件的文件可以不掃描原稿。

  4、頁面修整

  對破損嚴(yán)重、無法直接進行掃描的檔案,應(yīng)先進行技術(shù)修復(fù)、裱糊;

  折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進行相應(yīng)處理(壓平或燙平等)后再進行掃描。

  5、檔案整理登記

  制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程登記表,詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。

  (二)檔案掃描

  1、掃描方式(掃描前必須準(zhǔn)備一臺專業(yè)的平板掃描儀)

  根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、AO等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)擔(dān)描儀,如

  工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀進行掃描。

  普通A4紙質(zhì)文件,采用高速掃描儀的自動進紙方式掃描;

  紙質(zhì)過薄、透明的(如信紙、便簽紙)采用高速掃描儀的平板掃描;

  紙質(zhì)過厚、照片等檔案采用高速掃描儀的平板掃描;

  對文件頁面貼有附屬小頁面、紙張時,將大小頁面單獨在平板中掃描;2、掃描模式(紙質(zhì)檔案掃描一般采用黑白、灰度和彩色三種模式)

  頁面為黑白兩色,字跡清晰的、不帶圖片的檔案材料,采用黑白方式;

  頁面為黑白兩色,清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料,以及頁面多為彩色文字的檔案,采用彩色或灰度模式(因情況而定);

  頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案,采用彩色模式掃描。

  3、分辨率選擇

  采用黑白、256級灰度模式掃描的文件,其分辨率選擇為不小于300DPI;

  采用24位為彩色模式掃描的文件,其分辨率選擇為不小于200DPI。(以上模式分辨率的設(shè)定以A4紙張為標(biāo)準(zhǔn),其他規(guī)格紙張酌情處理)

  掃描的線數(shù)、閥值、亮度、灰度、對比度等值可根據(jù)所掃描文件材料的清晰度進行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整;

  需要時可根據(jù)原件的清晰度適當(dāng)調(diào)整掃描分辨率。如原件質(zhì)量較差且尺寸較小,可適當(dāng)提高分辨率;反之也可相應(yīng)減少分辨率,增減的多少以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰為準(zhǔn);

  粘貼折頁與表格,對于粘貼折頁,可用大幅面掃描儀掃描,或先部分掃描后拼接;對部分字體很小、字跡密集的情況,可適當(dāng)提高掃描分辨率,選擇灰度掃描或彩色掃描,采用局部深化技術(shù)解決;對字跡與表格顏色深度不同的,采用局部淡化技術(shù)解決。

  4、掃描登記

  填寫交接登記表,登記掃描的頁數(shù)。核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的文件頁數(shù)是否一致,不一致時應(yīng)注明具體原因和處理方法。

  (三)圖像處理

  對圖像進行處理,以獲得最好的圖像質(zhì)量,保證圖像完整、端正、無扭區(qū)、版面無暗影、無干擾信息,主要完成圖像處理包括:去黑邊、去污點、糾偏等,處理完的圖像保存格式為PDF。

  糾偏:對掃描過程中出現(xiàn)的偏斜圖像進行整體糾正,包括自校和手校,保證數(shù)字圖像的偏斜角度小于1度(圖像偏斜不超過頁面內(nèi)半個文字);

  旋轉(zhuǎn):按方字方向?qū)D片旋轉(zhuǎn)至正確方向,沒有文字的圖片,判斷其方向后進行左旋、右旋、翻轉(zhuǎn)、旋轉(zhuǎn)等工具;

  去污:對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì),去除數(shù)字圖像中影響可懂度的雜質(zhì),如去除黑邊、多余邊、污點;

  裁邊:采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進行裁邊處理,去除多余的白邊,以有效縮小圖像文件的容量,節(jié)省存儲空間。

  刪除空白頁:將掃描后頁面之間的空白頁進行刪除;

  斷字修補:對部分文字不清楚可進行修補;

  反白字修正:將部分反白文字可進行描述;

  分割:將A3幅面的文件分割為兩份A4幅面的文件;

  拼接:對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像,應(yīng)進行拼接處理,合并為一個完整的圖像,以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

 ?。ㄋ模﹫D像處理質(zhì)檢

  主要對完成圖像深處理的檢查,不合要求的返回上一環(huán)節(jié)重新處理,如以下問題:

  由于操作不當(dāng),造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時,應(yīng)重新掃描;

  對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時,應(yīng)重新進行圖像的處理;

  圖像處理的是否得當(dāng),嚴(yán)重的應(yīng)重掃,處理不當(dāng)?shù)膽?yīng)重新處理;

  掃描圖像頁碼順序是否與原文件一致,有無漏掃、多掃(重復(fù))、紙張倒置等情況;

  順序:如果頁碼不連續(xù),與原文不一致,需對頁面進行排序;

  漏掃:將漏掃的頁面重新掃描,并插入到正確的位置;

  多掃:將多掃頁面刪除;

  倒置:不符合要求的需進行調(diào)整,保持與原文一致。

 ?。ㄎ澹﹫D像存儲

  紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件,都有一個與之相對應(yīng)的唯一檔號,以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件要合并為一個PDF,保存到指定的路徑,便于準(zhǔn)確掛接入庫,與檔案管理軟件中的目錄建立一一對應(yīng)的關(guān)系。再將所有文檔批量轉(zhuǎn)換為可以復(fù)制、檢索利用的雙層PDF格式,然后進行光盤刻錄,確保刻錄好的光盤能正確地讀出,并做好標(biāo)識標(biāo)簽。

  注:禁止用Word文檔保存掃描圖像。

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  按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)的要求進行著錄,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。目錄建庫應(yīng)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過XML文檔進行數(shù)據(jù)交換。

  注:采用人工校對或軟件自動校對的方式,對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確,發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進行修改或重錄。

  (七)數(shù)據(jù)掛接

  1、掛接前的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)檢查

  以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù),將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應(yīng)文件夾時,要認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號是否相同,圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的頁數(shù)是否一致,圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性,建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系,為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

  2、匯總掛接

  檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫,通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為"合格"后,通過網(wǎng)絡(luò)及時加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。通過編制程序或借助相應(yīng)軟件,可實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的自動搜索、加入對應(yīng)的電子地址信息等,實現(xiàn)批量、快速掛接。

 ?。ò耍?shù)據(jù)驗收

  一個全宗的檔案,數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達到95%以上(含95%)時,給予以驗收“通過”。目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯誤,或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯誤等質(zhì)量問題時,抽檢標(biāo)記為"不合格"。

  驗收"通過"的結(jié)論,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。

  填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化交接登記表。

 ?。ň牛?shù)據(jù)備份

  經(jīng)驗收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時進行備份。著錄條目和全文數(shù)據(jù)進行一式兩份DVD光盤刻錄。移交前檢測光盤讀取性能,抽查刻錄好的光盤影像質(zhì)量,主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。不合格的需重新刻錄。數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在備份介質(zhì)上標(biāo)注好盤內(nèi)文件內(nèi)容、類別、存入日期及光盤編號等,以便查找和管理。對保密的需標(biāo)明密級。

 ?。ㄊ┭b訂

  掃描工作完成后,拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?;謴?fù)裝訂時,應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變,做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。

  裝訂不能損害檔案原件。裝訂時應(yīng)按原有順序裝訂,案卷不掉頁、左邊和底邊整齊,保持拆卷前的原貌,并認(rèn)真做好檔案頁碼、頁數(shù)的檢查對較。

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  掃描前必需對文檔進行拆除裝訂物,并檢查文檔內(nèi)是否藏有干擾物(如釘書釘、碎紙等),以免產(chǎn)生卡紙、損壞掃描儀,務(wù)必保持文檔干凈送入掃描儀中;

  對破損嚴(yán)重、無法進行掃描的原件要先進行修復(fù)、裱糊;

  褶皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先壓平再進行掃描;

  對紙質(zhì)過薄、透明的(如信紙、便簽紙)、紙質(zhì)過厚、照片等采用高速掃描儀的平板掃描;

  對文件頁面貼有附屬小頁面、紙張時,將大小頁面單獨在平板中掃描;

  掃描完每一份文件,要對照原文仔細(xì)檢查掃描是否清晰、完整;

  按要求使用掃描儀、清洗,并對每次使用完掃描儀進行保潔,檢查是否關(guān)閉電源;

  紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時,應(yīng)有制作單位的電子標(biāo)識,并根據(jù)具體情況分別采用可下載或不可下載的數(shù)據(jù)格式。

  總之,數(shù)字化掃描不僅是提高工作效率的重要手段,更是實現(xiàn)信息共享、保護文化遺產(chǎn)的重要工具。隨著技術(shù)的進步,數(shù)字化掃描流程將繼續(xù)優(yōu)化,以更好地適應(yīng)未來信息管理的需求。

  檔案數(shù)字化掃描標(biāo)準(zhǔn)

  在數(shù)字化時代,檔案掃描標(biāo)準(zhǔn)的制定對于保留和管理歷史文獻具有重要意義。標(biāo)準(zhǔn)化的掃描流程不僅能確保文檔的長期保存,還能提高檢索效率和數(shù)據(jù)安全性。下面是檔案數(shù)字化掃描的一些標(biāo)準(zhǔn):

  1.分辨率要求:

  光學(xué)分辨率:確保掃描圖像清晰度,常見要求為300 DPI以上。

  色彩深度:根據(jù)原始文檔特性選擇適當(dāng)?shù)纳噬疃龋话闱闆r下24位色即可滿足需求。

  2.文件格式:

  常用格式:如TIFF、PDF/A等,確保長期可持續(xù)訪問性和兼容性。

  元數(shù)據(jù):嵌入關(guān)鍵信息如日期、作者等,方便檢索和管理。

  3.掃描設(shè)備和環(huán)境:

  設(shè)備質(zhì)量:選擇高質(zhì)量的掃描設(shè)備,確保圖像捕捉的準(zhǔn)確性和可靠性。

  環(huán)境控制:保持掃描環(huán)境干凈、無塵,避免光源干擾和損壞原始文檔。

  4.圖像處理:

  去除背景:消除文檔背景,突出文字和圖像。

  色彩校正:保證數(shù)字化后的圖像色彩準(zhǔn)確性和視覺效果。

  5.質(zhì)量控制:

  檢查標(biāo)準(zhǔn):制定掃描質(zhì)量檢查表,確保每個文件符合標(biāo)準(zhǔn)。

  備份與存儲:建立多重備份制度,確保檔案數(shù)據(jù)安全性和長期保存性。

  總之,檔案數(shù)字化掃描標(biāo)準(zhǔn)的制定涉及多方面的技術(shù)和管理要求。只有在嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)流程和規(guī)范操作的情況下,才能保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量和可持續(xù)性。

  檔案數(shù)字化掃描意義

  在數(shù)字化時代,檔案數(shù)字化掃描已經(jīng)成為保護、管理和利用歷史文化遺產(chǎn)的重要手段。通過將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式,不僅能夠提升檔案的安全性和可訪問性,還能為學(xué)術(shù)研究、文化傳承和社會發(fā)展提供重要支持。

  1.保護和保存:

  防火防災(zāi):數(shù)字化后的檔案可以實現(xiàn)多地備份,避免因火災(zāi)、水災(zāi)等自然災(zāi)害造成的永久性損失。

  減少物理磨損:原始紙質(zhì)檔案隨時間的推移會自然老化,數(shù)字化可以減少物理磨損,延長檔案的使用壽命。

  2.提升可訪問性和利用價值:

  便捷獲?。簲?shù)字化檔案能夠?qū)崿F(xiàn)遠程訪問,不受時間和地域的限制,方便研究者、學(xué)生及公眾查閱。

  數(shù)據(jù)共享與合作:數(shù)字檔案可以更方便地進行數(shù)據(jù)共享和合作研究,促進學(xué)術(shù)交流和合作。

  3.效率和管理:

  信息檢索和索引:數(shù)字化檔案可以通過關(guān)鍵詞檢索和索引功能快速定位信息,提升管理效率。

  空間節(jié)約:減少大量紙質(zhì)檔案的存儲空間需求,節(jié)約檔案管理成本和空間資源。

  4.文化傳承和教育意義:

  保護文化遺產(chǎn):數(shù)字化檔案的長期保存有助于保護和傳承文化遺產(chǎn),使其得以永久保存和傳播。

  教育和研究:數(shù)字化檔案為歷史研究、文化研究和教育教學(xué)提供了豐富的原始資料和案例。

  綜上所述,檔案數(shù)字化掃描不僅僅是技術(shù)進步的體現(xiàn),更是對歷史文化遺產(chǎn)負(fù)責(zé)任的行動。通過數(shù)字化,我們能夠更好地保護、管理和利用檔案資源,為推動社會文化進步和知識傳播貢獻力量,值得我們進一步投入和推廣。

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