自從國家開始大力推行檔案數(shù)字化項目后，社會中許多企事業(yè)單位都在前前后后地進行檔案數(shù)字化，屆時也有許多的檔案數(shù)字化外包公司出現(xiàn)了，他們擁有專業(yè)的人員與設備，效率極高，那么當我們整理檔案外包出后，會遇到什么問題呢？

　　檔案整理檔案外包

　　一、結項延時及超預算等問題

　　實踐中衡量檔案數(shù)字化項目績效主要通過過程績效和業(yè)務成果兩個維度。其中過程績效評價主要依據(jù)項目能否基于項目預算及項目工期是否按時完成。

　　經(jīng)調研發(fā)現(xiàn)，項目保質按時結項的難點在于項目開展較難兼顧項目質量、進度與預算，重視成果質量的項目常存在超時、超預算等問題。

　　二、組長開展模式有損項目質量

　　檔案數(shù)字化加工是一項多業(yè)務、學科知識的系統(tǒng)業(yè)務活動。參照調研訪談結果可知，由于委托加工檔案類型多樣、需求復雜、項目組員業(yè)務能力有限。

　　業(yè)務組員遇到問題常采取咨詢或請組長協(xié)調的工作模式，逐漸形成了項目組長為項目驅動的項目開展模式。

　　該模式下，項目組長承擔了項目組內、組間及組外的業(yè)務推進及協(xié)調角色。弊端也是很明顯的，就是在以個人經(jīng)驗決定項目質量，并不是長久科學的辦法。

　　三、項目人員溝通不佳，返工率高

　　數(shù)字化成果返工率是衡量檔案數(shù)字化項目績效的重要指標。調研發(fā)現(xiàn)項目返工率與技能、組織、流程等因素有關。

　　其中流程因素中檔案數(shù)字化加工中項目組、委托方和監(jiān)理方（下稱三方）溝通尤為關鍵，三方溝通通暢、高效是減少或避免數(shù)字化成果返工的有效保障。

　　這些問題也是我們在實際工作中檢驗到的，目前均得到合理的解決，那么在數(shù)字化后需要什么工具輔助管理呢？

　　那就是“檔案管理系統(tǒng)”，這是一款可以將檔案管理進行數(shù)字化的軟件，提高檔案管理的效率以及質量，是檔案館與企事業(yè)單位都在使用的軟件。