近年來，各企業(yè)檔案數(shù)量呈爆發(fā)性增長，越來越多的檔案量導(dǎo)致企業(yè)不得不花更多的時間整理，花費較高的費用租賃檔案室和聘請專業(yè)人員管理，相比之下，企業(yè)檔案外包可以有效解決傳統(tǒng)的檔案管理人力需求大、投資成本高、儲存空間不足等多方面問題，促進(jìn)檔案管理工作更加簡單、便利、科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)。但是我國檔案外包行業(yè)剛興起不久，檔案外包公司發(fā)展情況良莠不齊，所以為了達(dá)到較好的檔案外包管理效果，企業(yè)在選擇檔案外包整理要注意事項：

　　檔案外包整理要注意事項

　　一、資質(zhì)與規(guī)模

　　企業(yè)在選擇與自己合作的外包公司時需要一定的標(biāo)準(zhǔn)，建立必要的門檻，從而保證檔案安全。

　　首先要考察公司的資質(zhì)，很多企業(yè)在選擇檔案外包公司時，只審核基本資料，比如工商登記證書、稅務(wù)登記證，稍微重視檔案管理的企業(yè)會查看當(dāng)?shù)貦n案管理局的備案登記證，然而這些是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還要重點考察承包單位的內(nèi)部管理機(jī)制，是否能夠全面保證檔案的實體安全和信息安全。

　　另外，員工人數(shù)、經(jīng)營范圍、庫房規(guī)模也是必要的考察點，承包業(yè)務(wù)在經(jīng)營范圍內(nèi)，庫房達(dá)到國家檔案館建筑設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)和“十防”要求的外包公司。

　　二、管理與技術(shù)

　　要考察檔案外包公司的管理水平，除了看公司是否有完善的管理制度和有無對管理人員進(jìn)行規(guī)范培訓(xùn)外，還可以在庫房參觀時從現(xiàn)場了解員工紀(jì)律是否嚴(yán)肅、環(huán)境是否整潔、操作是否規(guī)范、安全是否有保障等多方面來判斷，如果庫房管理狀況良好，管理制度得到了有效落實，這樣的外包公司相對更讓人放心。

　　隨著科技的發(fā)展與應(yīng)用，專業(yè)的檔案管理公司擁有自主研發(fā)的核心技術(shù)，從檔案的整理、裝箱、交接、消毒、上下架、調(diào)閱到日常的管理維護(hù)，每個環(huán)節(jié)都有特定的技術(shù)指標(biāo)與規(guī)范要求。因此，企業(yè)在選擇外包公司時，檔案管理部門可要求外包公司提供相應(yīng)的技術(shù)文件，重點考察公司對各環(huán)節(jié)的具體實施方法。

　　值得一提的是目前國內(nèi)市場上先進(jìn)的檔案管理公司還利用科技技術(shù)打造了無人庫房，庫房內(nèi)采用全自動立體貨架箱式存儲，不僅檔案存儲空間環(huán)境和安全性大幅度提升，庫房內(nèi)還采用檔案管理機(jī)器人系統(tǒng)，檔案箱在立體貨架上的出庫、入庫均通過機(jī)器人進(jìn)行處理，避免人為因素造成檔案破壞。

　　三、溝通與權(quán)責(zé)

　　很多企業(yè)與檔案外包中介機(jī)構(gòu)簽訂合同時對業(yè)務(wù)中可能涉及的服務(wù)價格沒有一一明確，從而導(dǎo)致成本失控。對外包服務(wù)過程中各項行為規(guī)范，雙方所負(fù)的義務(wù)和責(zé)任，數(shù)據(jù)資料內(nèi)容的保密和檔案實體的保護(hù)要求也沒有做出清晰規(guī)定。

　　此外，合同中經(jīng)常會遺漏如遭遇外界環(huán)境的災(zāi)害時應(yīng)急措施與責(zé)任認(rèn)定等相關(guān)條款，對于檔案外包期間發(fā)生的諸如丟失，損毀等賠償條款一些檔案外包中介機(jī)構(gòu)只向客戶提供口頭上的承諾，存有“檔案一定不會丟失損毀”的僥幸心理，而當(dāng)真的發(fā)生此類事件時，中介機(jī)構(gòu)根本無力賠償，這些弊端直接導(dǎo)致企業(yè)陷入糾紛和訴訟。因此在選擇檔案管理公司時，要事無巨細(xì)，明確雙方權(quán)責(zé)。

　　四、案例與反饋

　　在選擇外包公司時，建議檔案管理部門要了解一下外包公司有多少成功案例，以此來判斷外包公司是否真正有能力承攬這項業(yè)務(wù)。考慮到不同行業(yè)檔案特點不同，因此條件允許的話，最好選擇有本行業(yè)相關(guān)服務(wù)經(jīng)驗的公司來外包，如果有不同行業(yè)的排頭兵企業(yè)是最好的。

　　眾所周知，外包公司為了獲取訂單，通常都會在宣傳方面絞盡腦汁塑造自身良好形象、在文字方面夸大自己的工作成效。如果要透過現(xiàn)象看本質(zhì)，深入了解外包公司的真實狀況，還得傾聽用戶方的真實感受。

　　因此，選擇外包前，最好能聯(lián)系一、兩家接受過該公司加工服務(wù)的企業(yè)，聽聽他們的反饋的信息，比如，外包加工過程中雙方溝通是否順暢、用戶方的合理化建議是否采納、經(jīng)費結(jié)算是否合理、售后服務(wù)是否到位等等。檔案部門根據(jù)用戶反饋的意見，結(jié)合其它考察內(nèi)容，綜合評價外包公司的服務(wù)質(zhì)量，最終決定是否委托外包。

　　綜上所述，企業(yè)在選擇檔案外包公司時，要建立一定的標(biāo)準(zhǔn)和必要的門檻，檔案管理外包不僅有利于企業(yè)自身的發(fā)展，也有利于檔案外包公司規(guī)范化發(fā)展。相信隨著相關(guān)法律法規(guī)的完善和行業(yè)發(fā)展的日趨成熟，檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)將在企業(yè)的檔案管理中發(fā)揮越來越大的作用。