當(dāng)前，檔案的數(shù)字化加工是一項(xiàng)重要的集中托管業(yè)務(wù)。各數(shù)字檔案代管機(jī)構(gòu)提供一系列的數(shù)字化加工服務(wù)，包括排序整理、格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)錄入、文件掃描、數(shù)字圖像保證計(jì)劃、個性化服務(wù)等；數(shù)字化加工的對象也包括紙質(zhì)檔案、模擬磁性載體檔案、縮微膠片等多種形式。

　　檔案的數(shù)字化加工

　　國家和地方先后頒布了多項(xiàng)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

　　概括而言，檔案數(shù)字化加工應(yīng)主要注意以下四個方面：

　　01遵循數(shù)字化加工流程

　　數(shù)字檔案代管機(jī)構(gòu)應(yīng)嚴(yán)格遵循各類相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范所規(guī)定的流程開展業(yè)務(wù)。比如，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的流程主要包括檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

　　不可遺漏任何一個工作環(huán)節(jié)，否則可能導(dǎo)致數(shù)字化成果不合格、不可用。比如國內(nèi)外數(shù)字化加工機(jī)構(gòu)都強(qiáng)調(diào)在整理檔案時需要去掉訂書釘、紙夾、膠帶等，以方便掃描，掃描之后要將掃描件和目錄掛接。我國某些地方就曾經(jīng)出現(xiàn)過未建目錄、沒有數(shù)據(jù)掛接而導(dǎo)致數(shù)字化成果無法利用的情況。

　　02采用科學(xué)的技術(shù)指標(biāo)

　　為了保證加工后的數(shù)字檔案長期可用可理解，數(shù)字信號的各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)均要合乎規(guī)范要求。例如，紙質(zhì)檔案掃描加工的主要技術(shù)參數(shù)要求涉及色彩模式、分辨率、存儲格式和壓縮率等。其中掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。

　　根據(jù)DA/T31修訂版的送審稿，掃描分辨率一般應(yīng)不小于200dpi，如文字偏小、密集、清晰度較差時，建議掃描分辨率不小于300dpi。采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲；采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲。存儲格式壓縮率的選擇，應(yīng)在保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，以盡量減小存儲容量為準(zhǔn)則。

　　行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《錄音錄像檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》規(guī)定的錄音、錄像檔案數(shù)字化技術(shù)指標(biāo)如表1、表2所示。

　　03對過程和成果進(jìn)行監(jiān)督和管

　　集中開展數(shù)字化加工業(yè)務(wù)具有數(shù)量多、任務(wù)重、時間短、質(zhì)量難以把控等特點(diǎn)，要保證數(shù)字化集中加工的效率和質(zhì)量，需要注意加強(qiáng)對數(shù)字化加工的管理，特別是質(zhì)量檢測和過程監(jiān)控。根據(jù)DA/T 31修訂組的調(diào)研，原標(biāo)準(zhǔn)側(cè)重規(guī)定紙質(zhì)檔案數(shù)字化的技術(shù)要求，但是數(shù)字化管理和技術(shù)同樣重要，修訂組特別針對紙質(zhì)檔案數(shù)字化的組織和管理提出了明確的要求，標(biāo)準(zhǔn)的名稱也變更為《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》。

　　DA/T 31修訂版指出，應(yīng)加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的全流程安全管理，應(yīng)建立完善的問題反饋機(jī)制，對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程中后端環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)的前端環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的問題進(jìn)行及時反饋和修正。此外，需要加以質(zhì)量檢測和驗(yàn)收的成果類對象包括目錄數(shù)據(jù)、數(shù)字化檔案、數(shù)據(jù)掛接、存儲載體等。

　　04完整記錄數(shù)字化方案和過程

　　數(shù)字化加工的各個環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數(shù)字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄，即工作文件。DA/T 31修訂增加了數(shù)字化工作記錄應(yīng)完整的驗(yàn)收指標(biāo)要求，要求就工作文件的完整性、規(guī)范性進(jìn)行驗(yàn)收。《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》也提出了同樣的要求。