目前，檔案保存以紙質(zhì)為主。紙質(zhì)檔案在整理歸檔、調(diào)閱、查詢時(shí)有諸多不便。居民們?cè)谵k理檔案業(yè)務(wù)時(shí)，通常會(huì)遇到耗時(shí)太久的問題。于是，率先啟動(dòng)紙質(zhì)戶籍檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目。查閱歷史戶籍檔案數(shù)字化應(yīng)用優(yōu)勢(shì)明顯。

　　戶籍檔案數(shù)字化加工

　　由于轄區(qū)內(nèi)解放前興建的舊式里弄、花園洋房眾多，戶籍人口遷移變化大，新舊居民出于房產(chǎn)、征信、政審等各種用途前來(lái)辦理業(yè)務(wù)，使得徐匯公安分局湖南路派出所的歷史戶籍查檔量一直居高不下。

　　“傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢時(shí)，需要居民提供詳細(xì)地址和準(zhǔn)確姓名，還需要人工費(fèi)時(shí)翻閱查找，像我們轄區(qū)很多老房子，同一個(gè)地址下往往有好幾家甚至是十幾家人家，翻閱查找難度就更大了?！惫簿C合窗口民警嚴(yán)曉韞說(shuō)。

　　一旦家庭成員在幾個(gè)地址間多次遷移的，居民要開具家人遷出證明，民警只能隨著他的戶口遷移軌跡逐本翻閱。尤其對(duì)于年代久遠(yuǎn)，被查詢?nèi)艘呀?jīng)過世，后代又不甚了解詳細(xì)地址的情況，光通過一個(gè)姓名，要查詢到信息更是難上加難。

　　而電子檔案是通過前期掃描紙質(zhì)檔案，產(chǎn)生高清像素，存入存儲(chǔ)設(shè)備。用戶查詢時(shí)輸入需求，后臺(tái)算法通過對(duì)存儲(chǔ)電子檔案進(jìn)行識(shí)別，得出針對(duì)性的查詢結(jié)果。電子檔案的應(yīng)用減輕了窗口工作人員需要離開工位、手工檢索查找等負(fù)擔(dān)，大大縮短了居民等待的時(shí)間，加快了窗口的辦事效率

　　不僅如此，紙質(zhì)檔案因保存年代久遠(yuǎn)后，不可避免會(huì)出現(xiàn)發(fā)黃、變脆、破損、甚至裝訂散架等情況，而在每次翻閱查找過程中，又極易造成新的、不可逆的損壞。紙質(zhì)檔案的保存還需要一定的溫度、濕度，保存條件較為嚴(yán)苛。電子檔案并不會(huì)隨著時(shí)間流逝而發(fā)生物理變化，保存更加完整持久，反復(fù)查閱不會(huì)受損。

　　紙質(zhì)檔案量只會(huì)越存越多，對(duì)保存的空間要求也會(huì)越來(lái)越大，不僅如此，還要安排專門的人員保管。而電子檔案對(duì)空間的要求極小，在電腦設(shè)置密碼等有效的方法下，可以妥善地保證電子檔案的安全性和保密性。