紙質(zhì)檔案數(shù)字化整理是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤等載體上，并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖象或數(shù)字文本的處理過程。開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化是規(guī)范檔案管理、保護(hù)紙質(zhì)檔案的有效途徑，更是現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案信息化發(fā)展的要求。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化的基礎(chǔ)工作就是紙質(zhì)檔案數(shù)字化，將散存各部門、各單位的檔案收集、歸檔、數(shù)字化，如何更好的為人民服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)，是每個(gè)檔案工作者的時(shí)代要求。

　　開展檔案數(shù)字化項(xiàng)目時(shí)，首先要對(duì)本項(xiàng)目的工作內(nèi)容進(jìn)行調(diào)查研究，確定好工作思路和工作計(jì)劃，有目的有計(jì)劃的開展檔案數(shù)字化工作。具體實(shí)施過程中，應(yīng)按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31—2017）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行操作，本章簡(jiǎn)單談?wù)剻n案數(shù)字化的前處理工作。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化整理

　　一、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31—2017）第七章數(shù)字化前處理

　　1、確定掃描頁

　　原則上應(yīng)將確定為數(shù)字化對(duì)象的紙質(zhì)檔案全部掃描，不宜進(jìn)行挑掃。如有不需要掃描的頁面應(yīng)加以標(biāo)注。

　　2、編制頁號(hào)

　　（1）應(yīng)對(duì)沒有頁號(hào)或頁號(hào)不正確的檔案重新編制頁號(hào)。

　　（2）重新編制頁號(hào)時(shí)，應(yīng)在統(tǒng)一位置書寫頁號(hào)，且不壓蓋檔案內(nèi)容。

　　（3）書寫頁號(hào)所使用的筆、墨等不應(yīng)破壞檔案原件或?qū)n案長(zhǎng)期保存造成影響。

　　（4）應(yīng)將破損頁面、缺頁等特殊情況進(jìn)行登記。

　　3、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

　?。?）按照目錄數(shù)據(jù)庫建立時(shí)制定的數(shù)據(jù)規(guī)則，對(duì)照檔案原件內(nèi)容，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。

　?。?）對(duì)需在目錄數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行標(biāo)記的情況進(jìn)行標(biāo)記。

　　4、拆除裝訂

　　應(yīng)以對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物，應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害，并對(duì)排列順序不準(zhǔn)確的檔案進(jìn)行重排。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復(fù)的檔案，在拆除裝訂物時(shí)應(yīng)采用拍照等方式記錄檔案原貌，以便于恢復(fù)。

　　5、技術(shù)修復(fù)

　?。?）破損嚴(yán)重或其他無法直接進(jìn)行掃描的紙質(zhì)檔案，應(yīng)先由專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)修復(fù)。

　?。?）折皺不平影響掃描質(zhì)量的紙質(zhì)檔案應(yīng)先進(jìn)行壓平等相應(yīng)技術(shù)處理。

　　二、檔案數(shù)字化前處理相關(guān)要求

　　1、應(yīng)對(duì)擬數(shù)字化的檔案進(jìn)行涉密性、完整性、有序性及檔案實(shí)體與目錄的一致性進(jìn)行檢查。檔案實(shí)體有破損、殘缺的要進(jìn)行登記，征求檔案保管單位同意后，對(duì)破損、殘缺的檔案進(jìn)行裱糊搶救。檔案目錄錯(cuò)誤的要予以修正，無數(shù)字化目錄的要予以著錄。

　　2、掃描前，對(duì)檔案進(jìn)行拆卷并整理，對(duì)不平整的檔案進(jìn)行平整處理，對(duì)錯(cuò)誤、漏編的頁號(hào)進(jìn)行修正或補(bǔ)編頁號(hào)。掃描工作結(jié)束，需對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行恢復(fù)性、規(guī)范性整理裝訂。拆卷和裝訂不能損害檔案原件。拆卷時(shí)不允許裁切檔案紙張，裝訂時(shí)應(yīng)盡量按原有順序原孔裝訂，案卷不掉頁，右邊和底邊整齊，左側(cè)不及裝訂線的要加裝訂邊。

　　3、如果該檔案為涉密檔案，則不能直接進(jìn)行數(shù)字化，需使用涉密計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，著錄過程需要標(biāo)記密級(jí)符號(hào)，題名、文號(hào)特殊處理，掃描件特殊存儲(chǔ)。