北京檔案數(shù)字化加工公司：數(shù)字檔案館（室）是大數(shù)據(jù)時代檔案館（室）的發(fā)展方向，檔案工作是否現(xiàn)代化的標志就是看是否建成數(shù)字檔案館（室）。而對傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化，是數(shù)字檔案館（室）建設(shè)最基礎(chǔ)的工作。

　　北京檔案數(shù)字化加工公司檔案數(shù)字化是實現(xiàn)檔案工作精細化、自動化管理的基礎(chǔ)，它能全面提升檔案工作水平和服務(wù)能力，為社會提供便利迅捷的檔案利用。隨著數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作的開展，我縣已創(chuàng)建85家數(shù)字檔案室，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作方面，我縣各級檔案館（室）大都選擇以社會服務(wù)外包方式開展，但隨著大量的檔案數(shù)字化成果涌現(xiàn)，檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量問題日益突出，如何保證檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量是檔案數(shù)字化加工工作的一個根本問題。

　　北京檔案數(shù)字化加工公司

　　檔案數(shù)字化加工外包質(zhì)量問題及分析

　?。ㄒ唬┩獍皢挝粵]有科學規(guī)劃檔案數(shù)字化加工項目質(zhì)量管理。

　　首先，我縣數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作進行在2011年開始逐步開展，很多單位考慮到單靠自身力量無法完成檔案數(shù)字化加工工作，于是紛紛啟動檔案數(shù)字化加工外包項目。有的單位輕率地認為只要把檔案數(shù)字化加工項目外包給檔案服務(wù)公司任務(wù)就完成了，項目啟動前沒有著手制定詳細的質(zhì)量管理計劃和質(zhì)量標準，也沒有對項目實施過程中可能出現(xiàn)的各種質(zhì)量問題進行預測，忽視了對單位檔案數(shù)字化加工外包項目進行質(zhì)量控制。

　　其次，檔案服務(wù)公司和委托單位之間缺乏通。雖然檔案服務(wù)公司數(shù)字化加工都是按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范來做的，但是各公司在實施過程中標準并不統(tǒng)一，再則每個委托單位的檔案從利用角度對檔案數(shù)據(jù)條目著錄的要求也不一致，很多委托單位并沒有就質(zhì)量標準和質(zhì)量要求與公司溝通，在檔案數(shù)字化成果數(shù)據(jù)利用不便捷時才反饋給檔案服務(wù)公司，提出整改要求，對項目的整體進度和成果質(zhì)量造成巨大影響。

　　最后，參與檔案數(shù)字化加工項目的委托單位工作人員質(zhì)量控制職責不清晰。在確定單位檔案數(shù)字化加工項目外包并通過領(lǐng)導審批后，委托單位應(yīng)建立檔案數(shù)字化加工工作領(lǐng)導小組，但有些委托單位雖然成立了工作領(lǐng)導小組，卻沒有制定相關(guān)規(guī)范，沒有明確小組成員的分工和職責，領(lǐng)導小組工作浮于表面，形同虛設(shè)。有的委托單位直接就交代檔案員負責檔案交接事宜，其余如檔案數(shù)字化成果質(zhì)量問題等都沒有涉及，導致外包的檔案數(shù)字化加工項目實施過程中出現(xiàn)的問題無法解決和追責。

　?。ǘn案數(shù)字化加工質(zhì)量管理不到位。單位檔案部門對外包的檔案數(shù)字化加工項目質(zhì)量管理不是很到位，雖然單位檔案部門對外包的檔案數(shù)字化加工過程進行了監(jiān)管，但基本上是流于形式的，實際效果并不是很好。

　　首先，由于檔案服務(wù)公司只是合作伙伴并不歸委托單位管理，委托單位很難對數(shù)字化成果的質(zhì)量和項目進度進行準確的把握。而且數(shù)字化加工工作也是勞動密集型工作，從業(yè)人員多是年輕人，流動性很大，如果檔案服務(wù)公司在項目實施過程中頻繁更換加工人員，將大大影響項目的進度和檔案數(shù)字化加工成果的質(zhì)量。

　　其次，檔案服務(wù)公司為追求利潤，更注重項目的進度而輕忽檔案數(shù)字化加工成果質(zhì)量。雖然有些委托單位安排了檔案人員對外包過程進行監(jiān)管，但是相對于檔案數(shù)字化加工數(shù)量大、環(huán)節(jié)多的問題，卻是委托單位的檔書兼任的，本身日常工作繁忙，不可能也無力對檔案數(shù)字化加工各環(huán)節(jié)進行監(jiān)管。

　　最后，檔案服務(wù)公司數(shù)字化加工人員的薪酬是以工作量為基準計算的，為了獲得相對高額的薪水，就會加快工作速度，從而降低了檔案數(shù)字化加工成果的質(zhì)量，導致在檔案數(shù)字化加工成果中出現(xiàn)諸如掃描圖像不清晰完整、錯漏頁、傾斜、條目著錄不規(guī)范、錯漏字、目錄與圖像不對應(yīng)等各種質(zhì)量問題。

　　（三）委托單位不重視檔案數(shù)字化加工成果驗收。

　　檔案數(shù)字化加工成果驗收是項目質(zhì)量控制的最后一個環(huán)節(jié)，委托單位若忽視這一環(huán)節(jié)，最終的成果質(zhì)量也就無法獲得保證。很多委托單位對數(shù)字化加工成果的質(zhì)量控制就是最后驗收，驗收也僅限于核對數(shù)字化的案卷數(shù)、條目數(shù)、數(shù)據(jù)備份等，而很少對檔案數(shù)據(jù)成果進行有效的質(zhì)檢。

　　甚至，有的委托單位就沒有驗收質(zhì)檢，對于他們來說驗收就是一個接收實體檔案和數(shù)字化成果數(shù)據(jù)的過程。這也導致委托單位不能通過驗收環(huán)節(jié)，準確地了解檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量。往往是在項目結(jié)束后，委托單位檔案員在利用檔案數(shù)據(jù)時發(fā)現(xiàn)錯誤再叫檔案服務(wù)公司修改。

　　檔案數(shù)字化加工外包質(zhì)量管理對策

　　項目的實施過程也是質(zhì)量的形成過程，從單位決定將檔案數(shù)字化加工工作外包出去時就要開始著手質(zhì)量管理工作。外包前的準備工作，外包后檔案數(shù)字化加工全過程的監(jiān)管以及成果驗收，質(zhì)量管理貫穿始終。

　　（一）制定質(zhì)量管理計劃，建立質(zhì)量管理責任制。

　　為確保數(shù)字化工作質(zhì)量，委托單位要制定科學的質(zhì)量管理計劃，要根據(jù)單位檔案情況，確定檔案服務(wù)公司的選擇依據(jù)，從而有針對性地選擇合作公司。要成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導小組，實實在在負責檔案數(shù)字化加工外包工作，小組成員由熟悉檔案業(yè)務(wù)和信息技術(shù)的人員組成，檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導小組組長全權(quán)負責項目的質(zhì)量，不能只體現(xiàn)在文件上，必須親自抓數(shù)據(jù)質(zhì)量。小組成員之間要明確各自的職權(quán)和職責，責任落實到位，確保每項工作有且只有一個人負責，從而避免職責不清，同時成員之間能有效地進行協(xié)同合作，提高工作效率和質(zhì)量。

　　（二）制定檔案數(shù)字化實施方案及規(guī)范。

　　制定科學、合理、操作性強的數(shù)字化實施方案是檔案數(shù)字化有序進行的制度保障。方案內(nèi)容包括數(shù)字化加工范圍、工作目標、資金安排、進度要求、數(shù)字化技術(shù)方法和規(guī)范、驗收標準、安全管理措施等。

　　委托單位數(shù)字化工作領(lǐng)導小組要和檔案服務(wù)公司加強溝通，由雙方共同明確數(shù)字化加工各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量標準和質(zhì)量要求，避免在數(shù)字化加工過程中，出現(xiàn)不同人員處理相同問題時標準不一，結(jié)果多樣。質(zhì)量管理強調(diào)過程控制，通過質(zhì)檢判斷數(shù)字化成果是否符合質(zhì)量標準，也是確定消除影響質(zhì)量問題的方法和途徑。因此委托單位要制定檔案數(shù)字化加工質(zhì)檢方案，主要內(nèi)容：一是要求檔案服務(wù)公司優(yōu)化質(zhì)檢流程，嚴謹質(zhì)檢制度，每一環(huán)節(jié)質(zhì)檢合格后才能進入下一環(huán)節(jié)。

　　二是由聘請的質(zhì)檢人員對外包公司移交的數(shù)據(jù)成果進行100%質(zhì)檢，質(zhì)量不達標立即退回整改。三是小組成員里負責質(zhì)檢的人員對質(zhì)檢員提交的數(shù)據(jù)按比例抽檢20%。質(zhì)檢除了檢驗質(zhì)量是否達標外，也是為了從中挖掘出加工過程中存在的問題及確定解決措施。數(shù)字化成果質(zhì)檢要分批次提交，前期可先小批量加工，監(jiān)控各工序流程，及時發(fā)現(xiàn)問題解決問題。

　?。ㄈn案數(shù)字化加工過程中的全程控制。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗收與移交等。檔案數(shù)字化工作六大環(huán)節(jié)緊密相連。任何一個環(huán)節(jié)出問題都會影響數(shù)字化的質(zhì)量。這就要求我們在數(shù)字化加工各個環(huán)節(jié)中都要把好質(zhì)量關(guān)，因此，在檔案加工過程中，檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導小組就要將負責監(jiān)督審核每個環(huán)節(jié)工作質(zhì)量的人員落實到位，小組成員定期對數(shù)字化加工過程進行合規(guī)性審查，檢查分析項目實施過程中是否存在違規(guī)問題，要不定時對加工人員的工作進行細致的評審，及時發(fā)現(xiàn)問題、協(xié)調(diào)和解決問題。

　　1.檔案前處理。檔案前處理作為數(shù)字化加工的第一環(huán)節(jié)，其質(zhì)量直接影響后序工作的質(zhì)量和效率。小組成員在現(xiàn)場要檢查整理人員工作是否規(guī)范，對存在破損、缺頁、倒頁、字跡模糊等現(xiàn)象的檔案以及修正情況是否加以記錄，對卷內(nèi)文件進行拆卷、分件和排序后登記應(yīng)掃件數(shù)和頁數(shù)。檔案拆訂過程中應(yīng)小心細致，避免損害檔案。完成掃描并質(zhì)檢通過后及時將檔案還原，查看案卷備考表上案卷變化情況與實際是否相符，漏頁、倒頁、重頁、空白頁等增刪改情況記錄是否詳細等。巡查中如發(fā)現(xiàn)問題及時責令整改，絕不能讓問題帶入下一個環(huán)節(jié)。

　　2.目錄數(shù)據(jù)庫建立。檔案目錄數(shù)據(jù)庫是數(shù)字檔案資源管理的基礎(chǔ)，檔案利用和檢索的高效性和準確性取決于檔案著錄的質(zhì)量。如果檔案目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量不達標，將直接影響檔案工作服務(wù)的水平。因此，在著錄環(huán)節(jié)中，要按照檔案著錄規(guī)范要求嚴格把關(guān)。著錄時要求雙機著錄，人機雙校，并檢查著錄人員所著目錄是否完整、規(guī)范、準確，是否按基本要求將任職文件、獎懲文件、職稱評定等文件中涉及本單位職工的姓名錄入備注項中，如果案卷中的目錄標題不準確或錯漏，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容進行修改和完善，需補擬標題的文件如通知、會議紀要等應(yīng)進行補擬。巡查過程中如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時溝通反饋，并采取相應(yīng)措施解決問題。

　　3.檔案掃描。檔案掃描是生成數(shù)據(jù)的重要環(huán)節(jié)，小組人員巡查現(xiàn)場時，一是關(guān)注施工人員掃描過程中有沒有按照檔案原件實際情況來選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備，并設(shè)置和調(diào)整相關(guān)參數(shù)。參數(shù)設(shè)置和調(diào)整后掃描的數(shù)字圖像清晰、完整及不失真，能確保原始掃描圖像的效果與檔案原貌最接近。

　　二是查看檔案掃描是否按照要求采用分辨300dpi、彩色模式、TIFF標準格式，掃描完成的圖像以多頁TIFF文件格式存儲，圖像經(jīng)OCR識別后，還要轉(zhuǎn)成一套雙層PDF格式作為利用文件。三是查看施工人員的工作記錄，工作流程表中是否詳細地將掃描的頁碼和頁數(shù)進行登記，并核對掃描件的頁碼、頁數(shù)與原件頁碼、頁數(shù)是否一致，不一致時的原因及處理情況說明。

　　4.圖像處理。一是查看圖像進行旋轉(zhuǎn)、糾偏、拼接、裁邊、去污等處理后的效果是否符合標準。二是檢查圖像質(zhì)量，一旦發(fā)現(xiàn)數(shù)字圖像不完整、不清晰、失真，立即返回重新掃描并記錄。發(fā)現(xiàn)漏掃、重掃、多掃等情況及時加以改正。檢查圖像排序是否正確，排序錯亂時應(yīng)及時進行調(diào)整。

　　5.數(shù)據(jù)掛接。將通過質(zhì)檢確認合格的目錄數(shù)據(jù)庫和圖像數(shù)據(jù)庫，按照單位檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)要求，通過掛接軟件實現(xiàn)圖像文件與案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫批量掛接，目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像一對一相關(guān)聯(lián)。要求目錄數(shù)據(jù)和掃描圖像掛接準確率和圖像完整性達到100%。

　　6.數(shù)字化成果驗收與移交。計劃再全面，過程執(zhí)行再好，也不能忽視結(jié)果的質(zhì)量把控。為了使檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量得到有效控制，檔案數(shù)字化每一環(huán)節(jié)的成果都應(yīng)分批次提交進行質(zhì)檢。將提交驗收的檔案前處理成果、目錄數(shù)據(jù)庫、掃描圖像抽檢合格率達到95%以上的（含95%）予以驗收，掛接質(zhì)檢中目錄數(shù)據(jù)和數(shù)字圖像掛接準確率和圖像完整性達到100%，其他數(shù)據(jù)項抽檢合格率達到95%以上的（含95%）予以驗收。每當完成一個批次的數(shù)據(jù)驗收后，檔案服務(wù)公司要將多頁TIFF格式與雙層PDF格式數(shù)字化加工成果各一份硬盤移交，一份光盤移交。

　　每個環(huán)節(jié)的成果檢驗都要做好記錄。檔案數(shù)字化是為了使檔案得到更廣泛的利用，滿足新時期人們對檔案利用的需求，而數(shù)字化成果的質(zhì)量直接影響檔案的開發(fā)、利用和服務(wù)質(zhì)量，只有系統(tǒng)的質(zhì)量管理，才能確保檔案數(shù)字化的質(zhì)量，從而為數(shù)字檔案館（室）建設(shè)提供可靠的數(shù)字資源，為檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。