4月7日，國家檔案局正式發(fā)布《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第4部分：檔案整理服務(wù)》等12項行業(yè)標準，其中，《實物檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T89-2022，以下簡稱《規(guī)范》）編制工作由國家電網(wǎng)公司牽頭組織，國網(wǎng)河南電力具體承擔，國網(wǎng)山東、遼寧、黑龍江、陜西電力和國網(wǎng)檔案館參與編寫。《規(guī)范》的發(fā)布填補了國內(nèi)實物檔案數(shù)字化公司規(guī)范的空白。

　　國家檔案局發(fā)布《實物檔案數(shù)字化公司規(guī)范》

　　實物檔案是以物質(zhì)實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分，具有檔案必備的原始性、直觀性、確定性等基本特征，能夠真實地記載社會實踐活動，生動地反映出社會發(fā)展歷史。實物檔案因其直觀鮮明、形式多樣，在宣傳、教育、紀念等方面具有表現(xiàn)細微、引人矚目的獨特作用，對檔案事業(yè)發(fā)展具有重要意義。

　　實物檔案是檔案資源體系的重要組成部分，但由于實物檔案本身種類多樣、形狀復(fù)雜，數(shù)字化的方式和技術(shù)選擇較少，大部分只限于簡單的拍照，不能直觀反映檔案的真實情況。另外，有的實物檔案經(jīng)過長期保存，相比原貌發(fā)生了較大差別，甚至出現(xiàn)大幅度變色、變形或逐步破損等情況。鑒于實物檔案的重要價值以及很多實物檔案瀕危的嚴峻形勢，有必要盡快探索研究實物檔案數(shù)字化規(guī)范標準，指導(dǎo)開展實物檔案數(shù)字化工作，更好滿足檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的時代要求。

　　2017年5月，全國檔案工作標準化技術(shù)委員會召開第二十五次年會，確定由國家電網(wǎng)公司承擔《規(guī)范》的編制任務(wù)。在國家檔案局的指導(dǎo)和支持下，國家電網(wǎng)公司高度重視，精心組織，選拔專業(yè)力量，組建項目團隊，開展《規(guī)范》編制工作。

　　一是明確依據(jù)，統(tǒng)籌布局。依據(jù)國家標準制定原則、國家現(xiàn)行建設(shè)法規(guī)和標準化工作的相關(guān)規(guī)定，以及紙質(zhì)檔案、錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范等行業(yè)標準，參照最新檔案工作要求，合理確定實物檔案數(shù)字化原則、技術(shù)要求及工作流程等，確?！兑?guī)范》與現(xiàn)有檔案法律法規(guī)和制度標準的一致性和時效性。

　　二是廣泛調(diào)研，深入研討。廣泛查閱國內(nèi)外相關(guān)文獻資料，實地調(diào)研檔案館、博物館等實物檔案或?qū)嶓w文物集中保管機構(gòu)，了解數(shù)字化現(xiàn)狀、分析成本效益等因素，形成框架結(jié)構(gòu)。加強編寫組內(nèi)部溝通與研討，深入分析研究，明確實物檔案數(shù)字化相關(guān)術(shù)語，逐步完善《規(guī)范》主體內(nèi)容，確?！兑?guī)范》的實用性和普適性。

　　三是反復(fù)驗證，不斷完善。圍繞實物檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)需求和技術(shù)要點，借鑒文物、工業(yè)測繪等行業(yè)先進經(jīng)驗，從工作術(shù)語到管理規(guī)范，從技術(shù)原理到操作規(guī)程，逐項細化設(shè)計、反復(fù)驗證，確?！兑?guī)范》的適用性和可操作性。

　　經(jīng)過《規(guī)范》編制項目團隊的科研攻關(guān)和反復(fù)試驗論證，于2018年3月初形成了《規(guī)范》征求意見稿，并報國家檔案局審批。同年4月15日，國家檔案局發(fā)布《規(guī)范》(征求意見稿)面向全社會公開征求意見建議。之后，國家電網(wǎng)公司充分吸納社會各方面意見100余條，先后多次修改完善，形成了最終的《規(guī)范》(審議稿)。

　　《實物檔案數(shù)字化規(guī)范》編制中期研討會

　　《規(guī)范》共包括十三個章節(jié)，圍繞實物檔案數(shù)字化的操作環(huán)節(jié)，形成了“范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語和定義、總體要求、組織與管理、檔案出庫及數(shù)字化工作環(huán)節(jié)”的框架結(jié)構(gòu)。

　　一是明確了實物檔案數(shù)字化的組織與管理，對實物檔案數(shù)字化的機構(gòu)及人員、基礎(chǔ)設(shè)施、工作方案、管理制度、工作流程、文件管理等事項作出規(guī)定，指導(dǎo)數(shù)字化工作規(guī)范高效開展。

　　二是強調(diào)了實物檔案數(shù)字化的前期準備工作，要求檔案保管部門按照實物檔案數(shù)字化工作方案確定的數(shù)字化對象，開展檔案調(diào)取、清點、登記等前期準備工作，嚴格履行相關(guān)審批手續(xù)后，對檔案進行交接出庫，制定目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，為數(shù)字化成果的管理和利用打下基礎(chǔ)。

　　三是確定了實物檔案數(shù)字化的四種采集方式，根據(jù)實物檔案的本體結(jié)構(gòu)特點展示需求等，提出了平面掃描、三維掃描、數(shù)碼拍照、環(huán)物攝影等四種采集方式。其中，平面掃描適用于二維靜態(tài)圖像形式展示的實物檔案，如獎狀、證書、印模等；三維掃描適用于可以三維立體影像形式展示的實物檔案，如獎杯、產(chǎn)品、標本、工具設(shè)備等；數(shù)碼拍照適用于可以二維靜態(tài)圖像形式展示的實物檔案，如獎牌、獎杯、錦旗等；環(huán)物攝影適用于以三維全景影像形式展示的實物檔案，如生產(chǎn)工具、設(shè)施設(shè)備等大型實物檔案。

　　針對每種采集方式，《規(guī)范》分別對采集操作流程、參數(shù)設(shè)置、數(shù)據(jù)格式等提出了具體的數(shù)字化技術(shù)要求，為數(shù)字化工作人員提供了明確的操作指南。同時，《規(guī)范》還對實物檔案數(shù)字化采集后的影像處理、成果驗收與移交等工作作了相應(yīng)規(guī)定，便于數(shù)字化成果的更好應(yīng)用。

　　《實物檔案數(shù)字化規(guī)范》

　　《規(guī)范》的發(fā)布，對科學指導(dǎo)實物檔案數(shù)字化工作具有重要意義。下一步，國家電網(wǎng)公司將按照國家檔案局統(tǒng)一部署，積極做好《規(guī)范》發(fā)布后國標委備案、出版發(fā)行以及宣貫解釋工作，推動《規(guī)范》盡早落實實施，為新時期檔案事業(yè)發(fā)展作出新的更大貢獻。