大家好，今天又為大家分享檔案管理干貨了，本篇分享主要內(nèi)容為檔案掃描成電子版流程。

　　檔案掃描成電子版總體流程包括：檔案調(diào)卷、整理及著錄、免拆卷、檔案掃描、影像處理、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、完整歸還、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)掛接。

　　先后順序為：調(diào)卷--著錄--掃描--處理--質(zhì)檢--歸還--備份--掛接。

　　在之前的檔案管理數(shù)字化是需要拆卷的，但是現(xiàn)在有專業(yè)的非接觸式掃描設(shè)備可以免拆卷，這就省去了很多的人力物力。

　　下面介紹詳細(xì)的步驟：

　　01、檔案調(diào)卷

　　檔案調(diào)卷這個過程是指定一個專門的負(fù)責(zé)人與檔案庫房管理員共同完成。首先將待加工的檔案從庫房搬運到加工現(xiàn)場，對檔案要逐份清點，并辦理檔案交接登記，確定無誤后方可進(jìn)行拆卷環(huán)節(jié)的工作。

　　02、整理及著錄

　　檔案目錄的整理是數(shù)字化加工工作的前提條件，如果沒有正確的檔案目錄，會給后序工作帶來很大麻煩，所以在數(shù)字化加工之前必須有完整且正確的檔案目錄。對于待加工的檔案，要制作電子目錄。制作途徑有兩種:

　?。ㄒ唬┦褂脭?shù)字化加工軟件的數(shù)據(jù)錄入功能，進(jìn)行目錄制作。

　?。ǘ┦褂肊xcel表格方式制作。

　　如果用戶提供的有紙質(zhì)目錄或電子目錄，要認(rèn)真核對有無錯漏現(xiàn)象，找出錯誤并修正。對于錯誤或疏漏的修正，具體操作細(xì)則如下：

　　1、如果用戶提供的目錄和紙質(zhì)檔案不對照的，應(yīng)該以紙質(zhì)檔案原文內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行錄入，并刪除錯誤信息。

　　2、著錄項相關(guān)內(nèi)容錄入要完整。在實際著錄中以下著錄項必不可少，且與紙質(zhì)檔案要一一對照：以“卷”為管理單位的年度、期限、卷號、題名、卷內(nèi)文件序號、卷內(nèi)文件題名、卷內(nèi)文件頁號等。以“件”為管理單位的年度、期限、件號、頁數(shù)、題名等。

　　3、如果目錄內(nèi)容有錯（如主題內(nèi)容，文號等），以紙質(zhì)檔案信息為準(zhǔn)。

　　4、如遇到較少見的繁體字或不清晰的字體，不允許擅自解決，所有的繁體字在錄入時應(yīng)錄入為簡體字。

　　5、如遇到無題名的檔案，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容提煉總結(jié)出準(zhǔn)確的題名錄入。

　　6、頁碼標(biāo)注。整理著錄的同時，檢查案卷的完整性，是否有缺頁、漏頁、錯編現(xiàn)象，正、副卷標(biāo)注是否正確，有問題及時反饋。沒有問題時，用2B鉛筆對紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)注頁碼，正面標(biāo)注在右上方，背面標(biāo)注在左上方，頁碼字體工整、大小適中。

　　7、分卷事項。檔號保持不變。如果紙質(zhì)檔案分多卷，需核對卷內(nèi)順序號，增加一條案卷目錄，每個分卷都要對應(yīng)一條案卷目錄（不能兩個分卷對應(yīng)一個目錄）。

　　8、檔號、卷號、件號、頁號中不能出現(xiàn)正反斜杠（,/），如果發(fā)現(xiàn)要改成中劃線（-）（注意：中劃線錄入時，要使用英文輸入法下的半腳錄入），日期格式統(tǒng)一采用8位數(shù)字，如20120206，不足8位時補0。

　　03、檔案掃描

　　檔案掃描是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子文件的過程，掃描的操作順序：

　　1、導(dǎo)入檔案目錄到檔案數(shù)字化加工軟件；

　　2、通過生成計算機磁盤樹型文件目錄結(jié)構(gòu)；

　　3、開始掃描檔案；

　　掃描中的操作細(xì)節(jié)及要求如下：

　　1、掃描后的文件存儲格式應(yīng)為TIFF格式，分辨率為300dpi，以黑白掃描為主，特殊情況下，如掃描照片時，設(shè)置顏色為“灰度”。

　　2、檔案掃描的過程要把檔案紙張放置整齊，避免掃描過程中出現(xiàn)卡紙或者掃描數(shù)據(jù)不完全顯示的現(xiàn)象。發(fā)現(xiàn)檔案漏掃時，應(yīng)及時補掃并正確插入圖像。發(fā)現(xiàn)掃描影像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整。

　　3、掃描過程中如有圖紙或其它原因不能拆分的檔案要用平臺掃描儀進(jìn)行掃描。（掃描分辨率一般建議選擇≥300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。）

　　04、影像處理

　　影像處理要以視覺清晰、頁面完整為準(zhǔn)，對圖像頁面出現(xiàn)偏斜及圖像頁面中出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)進(jìn)行校正和處理。

　　影像處理時，要保留文件編號與文件頁碼。特殊情況下，如掃描的照片不用進(jìn)行影像處理。

　　影像處理的過程中切勿操之過急，為了確保影像確實處理成功了，要務(wù)必看到了處理后的效果。如果發(fā)現(xiàn)影像質(zhì)量不符合要求，應(yīng)重新對圖像進(jìn)行掃描（初次掃描的圖像要保留）。影像處理過程中應(yīng)遵循在不影響可視度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。影像處理前的數(shù)據(jù)要保留。

　　具體操作細(xì)節(jié)如下：

　　1、對圖像偏斜度、清晰度、失真度、去污點、去黑邊等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理，初掃要保留。

　　2、發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應(yīng)及時補掃并正確插入圖像，發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整，處理時要保留文件編號與文件頁碼。

　　3、大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性，不得刪除任何原文或清除任何原文內(nèi)容。

　　4、處理過程中遇到問題時，要查閱原文及時做出更改，并進(jìn)行登記。

　　05、數(shù)據(jù)質(zhì)檢

　　1、逐條檢查每個案卷目錄下的掃描文件，是否打開正常、頁數(shù)是否正確、目錄和掃描文件是否一致。

　　2、逐頁檢查每個影像文件的傾斜度、清晰度、整潔度、分辨率、格式等。

　　3、逐頁檢查每個影像文件是否重頁、缺頁、漏頁、頁面信息不完整等。

　　06、數(shù)據(jù)掛接

　　1、將掃描數(shù)據(jù)通過數(shù)字化加工軟件生成掛接數(shù)據(jù)。

　　2、將數(shù)據(jù)復(fù)制到檔案服務(wù)器上，運行服務(wù)器上的掛接軟件進(jìn)行操作。

　　3、打開檔案信息化管理系統(tǒng)，檢查掛接的文檔。

　　07、數(shù)據(jù)備份

　　1、將全部數(shù)據(jù)刻錄成檔案級藍(lán)光光盤備份或移動硬盤。

　　2、將全部數(shù)據(jù)在計算機硬盤上備份。

　　3、將全部數(shù)據(jù)復(fù)制到客戶的檔案服務(wù)器上備份。直至全部合格完成整體檔案數(shù)字化流程。