人事檔案整理竅門(mén)的第一個(gè)環(huán)節(jié)是鑒別，也是對(duì)準(zhǔn)備歸檔的材料進(jìn)行審查，甄別材料的真?zhèn)?，判定材料的保存價(jià)值，確定其是否屬于歸檔范圍，是否符合歸檔要求。鑒別工作的內(nèi)容包括歸檔材料是否辦理完畢，是否對(duì)象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實(shí)、填寫(xiě)規(guī)范、手續(xù)完備；對(duì)經(jīng)過(guò)鑒別不符合歸檔要求的材料，要區(qū)別不同情況，采取轉(zhuǎn)出、退回、留存、銷(xiāo)毀等不同方式進(jìn)行處理。除了鑒別以外，一般來(lái)講，整理工作包括分類(lèi)、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂五個(gè)步驟:

　　人事檔案整理竅門(mén)

　　第一步。分類(lèi)按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，干部人事檔案材料應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特征分為十大類(lèi)。

　　第一類(lèi):履歷材料。包括以反映干部本人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會(huì)關(guān)系等基本情況為主要內(nèi)容的材料。主要有：1988年、1999年兩版履歷表，參加工作后填寫(xiě)，填寫(xiě)1999版可以填當(dāng)前時(shí)間，填寫(xiě)要規(guī)范，前后一致，培訓(xùn)兩個(gè)月以上的填寫(xiě)，需在四類(lèi)中有材料。還要有屬于履歷性質(zhì)的登記表，中央和地方各級(jí)黨委委員（候補(bǔ)委員）簡(jiǎn)歷，人大常委會(huì)委員、政協(xié)委員簡(jiǎn)歷歸此類(lèi)。

　　第二類(lèi):自傳材料。報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。自傳材料的歸類(lèi)，應(yīng)該以內(nèi)容和用途為依據(jù)，不能單純按名稱(chēng)歸類(lèi)。一些以自傳為主的履歷或簡(jiǎn)歷表也應(yīng)該歸在第二類(lèi)。第二類(lèi)中新增加了報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料。

　　第三類(lèi):考察、考核、鑒定材料；審計(jì)材料。包括干部人事管理工作中，組織、人事部門(mén)通過(guò)各種途徑，對(duì)干部德能勤績(jī)廉進(jìn)行調(diào)查、評(píng)價(jià)的材料。具體有：定期考核材料，年度考核登記表,每年需歸檔，援青、援藏、援疆、掛職鍛煉等考核材料；工作調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn)業(yè)、學(xué)校、黨校學(xué)習(xí)純屬鑒定不帶成績(jī)的各類(lèi)鑒定（帶成績(jī)的歸在第4類(lèi)中）；調(diào)任時(shí)審計(jì)材料（經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)結(jié)果報(bào)告）；后備干部登記表。

　　第四類(lèi):學(xué)歷學(xué)位材料。職業(yè)(任職)資格和評(píng)(聘)專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱(chēng))材料；反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；培訓(xùn)材料。包括記載和反映干部學(xué)習(xí)、技能、科研水平的各種材料。需要注意的是過(guò)去學(xué)生登記表歸第一類(lèi)，學(xué)習(xí)(培訓(xùn))鑒定表、學(xué)習(xí)(培訓(xùn))考核表歸第三類(lèi)，此次統(tǒng)一調(diào)整到第四類(lèi)。其中：1、學(xué)歷學(xué)位材料：高中畢業(yè)登記表；中專(zhuān)畢業(yè)生登記表；普通高等教育、成人教育、自學(xué)考試、黨校、軍隊(duì)院校報(bào)考登記表，入學(xué)考試各科成績(jī)表，研究生推薦免試登記表，專(zhuān)家推薦表、畢業(yè)生登記表，授予學(xué)位的材料，畢業(yè)證書(shū)、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件，黨校學(xué)歷證明。歸二級(jí)分類(lèi)的1類(lèi)中。2、職業(yè)（任職）資格材料：職業(yè)資格考試合格人員登記表或職業(yè)（任職）資格證書(shū)復(fù)印件；教師資格認(rèn)定申請(qǐng)表等材料。評(píng)（聘）專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)（職務(wù)）材料：專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表、申（呈）報(bào)表，聘任專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表等材料。歸二級(jí)分類(lèi)2類(lèi)中。3、反映個(gè)人科研學(xué)術(shù)水平的材料：青海省存在此類(lèi)情況的較少，主要是科研單位和院校，歸二級(jí)分類(lèi)3類(lèi)中。4、培訓(xùn)材料：為其兩個(gè)月以上的學(xué)員培訓(xùn)（學(xué)習(xí)、進(jìn)修）登記表、考核登記表、結(jié)業(yè)登記表等材料（培訓(xùn)學(xué)習(xí)時(shí)間明確為兩個(gè)月以上）歸二級(jí)分類(lèi)4類(lèi)中。

　　第五類(lèi)：政審材料。更改或認(rèn)定姓名、民族、籍貫、國(guó)籍、出生日期、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料。包括干部審查和干部基本情況更改形成的材料。注意，過(guò)去更改或認(rèn)定姓名的材料是歸在第一類(lèi)的，此次調(diào)整到第五類(lèi)。檔案審核工作中形成的“三齡一歷”（年齡、黨齡、工齡和學(xué)歷學(xué)位）認(rèn)定材料也歸在第五類(lèi)。這里重點(diǎn)講一下關(guān)于確認(rèn)出生日期和參加工作時(shí)間如何確認(rèn)。檔案材料中出生日期更改的情況主要有：虛、實(shí)歲換算造成出生年份不一致；陰陽(yáng)歷換算誤差造成出生月份或出生年份不一致；出生日期填寫(xiě)中的筆誤；個(gè)人早期為滿足入學(xué)、參軍或參加工作所必須的年齡條件而有意將出生日期提前或拖后填寫(xiě)。中組部、人事部、公安部關(guān)于干部出生日期問(wèn)題的文件有兩個(gè)：一個(gè)是現(xiàn)行的文件，即《關(guān)于認(rèn)真做好干部出生日期管理工作的通知》（組通字［2006］41號(hào)）。文件規(guī)定，“從2006年10月起，不再辦理審批干部本人要求確定或更改出生日期的事項(xiàng)；對(duì)個(gè)別干部的出生日期，檔案記載與戶籍登記不一致的，應(yīng)當(dāng)以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據(jù)?！敝薪M部2007年1月印發(fā)《關(guān)于做好公務(wù)員登記中干部檔案相關(guān)工作的通知》（組通字［2007］4號(hào)）規(guī)定，“對(duì)個(gè)別干部的出生日期、參加工作時(shí)間等信息，檔案記載前后不一致的，應(yīng)當(dāng)以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據(jù)?！备刹繖n案中，最先記載干部出生日期的材料一般為入團(tuán)志愿書(shū)，或者高中畢業(yè)生登記表、入伍登記表、招工登記表等。第二個(gè)文件是1990年印發(fā)的《關(guān)于辦理干部退（離）休手續(xù)時(shí)認(rèn)定出生日期問(wèn)題的通知》（組通字［1990］24號(hào)）。在2006年10月以前，已經(jīng)按照這個(gè)文件更改了出生日期的，檔案中必須有個(gè)人申請(qǐng)、所在單位黨委（黨組）或組織人事部門(mén)的調(diào)查報(bào)告、證明材料（原戶籍內(nèi)冊(cè)、登記卡片、出生證等的復(fù)印件）、按照干部管理權(quán)限上級(jí)黨委（黨組）或組織人事部門(mén)的批復(fù)。干部檔案中記載干部參加工作時(shí)間的早期材料一般為：錄（聘）用審批（備案）表、應(yīng)征入伍登記表、招工審批表、職工登記表、畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表等，以及招生（入伍、招工）政審材料、知青上山下鄉(xiāng)登記表證明等。確認(rèn)干部參加工作時(shí)間的政策性文件包括：《中共中央組織部、勞動(dòng)人事部關(guān)于確定建國(guó)前干部參加革命工作時(shí)間的規(guī)定》（中組發(fā)［1982］11號(hào)）、《國(guó)家教委、人事部、勞動(dòng)部關(guān)于博士生和在職人員考取碩士生學(xué)習(xí)期間工齡計(jì)算問(wèn)題的通知》（教高［1990］001號(hào)）、《人事部關(guān)于“文革”前赴蘇聯(lián)、東歐留學(xué)的本科生學(xué)習(xí)期間工齡計(jì)算的問(wèn)題的通知》（人薪發(fā)［1992］11號(hào)）、《人事部、勞動(dòng)部關(guān)于一九六六至一九六九屆大中專(zhuān)畢業(yè)生參加工作時(shí)間和工齡計(jì)算問(wèn)題的通知》（人薪發(fā)［1994］43號(hào)）、《勞動(dòng)人事部關(guān)于解決原下鄉(xiāng)知識(shí)青年插隊(duì)期間工齡計(jì)算問(wèn)題的通知》（勞人培［1985］23號(hào)）等等。

　　第六類(lèi):黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。包括干部參加黨、團(tuán)組織的有關(guān)材料。

　　第七類(lèi):表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料。包括對(duì)干部給予獎(jiǎng)勵(lì)或表彰的材料。注意，享受政府特殊津貼材料，此次統(tǒng)一規(guī)定作為獎(jiǎng)勵(lì)材料，歸第七類(lèi)。

　　第八類(lèi):涉法違紀(jì)材料。

　　第九類(lèi):招錄、聘用材料；任免、調(diào)動(dòng)、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)(復(fù)員)安置、退(離)休材料；辭職、辭退、罷免材料；工資、待遇材料；出國(guó)（境）材料；黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議，人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會(huì)議，民主黨派代表會(huì)議形成的材料。包括干部職務(wù)變化、工資待遇、出國(guó)(境)等材料，以及各種代表會(huì)議代表登記表等材料。注意，《公務(wù)員登記表》和《參照公務(wù)員法管理機(jī)關(guān)(單位)工作人員登記表》統(tǒng)一規(guī)定歸在第九類(lèi)。本條增加了對(duì)外國(guó)永久居留證、港澳永久居民身份證復(fù)印件的歸檔要求，刪除了因公出國(guó)（境）人員備案表。這里的工資、待遇類(lèi)材料應(yīng)有：93年10月執(zhí)行的工改表；95年10月正常晉檔工資審批表；97年7月調(diào)整工資標(biāo)準(zhǔn)審批表；97年10月工資正常晉檔審批表；98年元月正常晉級(jí)審批表（五年年度考核稱(chēng)職）；99年7月調(diào)整工資標(biāo)準(zhǔn)審批表；99年10月正常晉檔審批表；2001年元月調(diào)整工資標(biāo)準(zhǔn)審批表；艱苦邊遠(yuǎn)地區(qū)津貼審批表；2001年10月調(diào)標(biāo)審批表和正常晉檔審批表；2003年元月正常晉級(jí)工資審批表（五年年度考核稱(chēng)職）；2003年7月調(diào)標(biāo)審批表和正常晉檔審批表；2004年10月學(xué)歷浮動(dòng)工資審批表；2005年10月正常晉檔審批表；2006年7月工資改革審批表、工作津貼和生活補(bǔ)貼審批表、完善艱苦邊遠(yuǎn)地區(qū)津貼審批表。2006年至今正常晉級(jí)和調(diào)整艱苦邊遠(yuǎn)地區(qū)津貼審批表。職務(wù)變動(dòng)調(diào)整工資，要在職務(wù)變動(dòng)工資審批表標(biāo)表明工資文號(hào)，屬于公務(wù)員的要有公務(wù)員定級(jí)表（97年或98年）；退休的要有退休住房補(bǔ)貼表、高原補(bǔ)貼表這兩張表。任免：要求有副科級(jí)以上任免表及形成的考察材料及現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)；按規(guī)定逐項(xiàng)如實(shí)、準(zhǔn)確填寫(xiě)。要注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、時(shí)間和文號(hào)，并加蓋組織印章。2008年3月以后從其他單位調(diào)入機(jī)關(guān)或參照公務(wù)員法管理機(jī)關(guān)的干部，須有《公務(wù)員調(diào)任審批（備案）表》。

　　第十類(lèi)：健康檢查和處理工傷事故材料;治喪材料;干部人事檔案報(bào)送、審核工作材料;其他材料。包括錄用體檢表，反映嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表;工傷致殘?jiān)\斷書(shū)，確定致殘等級(jí)的有關(guān)材料;生平，非正常死亡調(diào)查報(bào)告等。省管干部檔案報(bào)送單，干部檔案有關(guān)情況說(shuō)明等材料也歸入此類(lèi)。

　　這里需要重點(diǎn)說(shuō)明兩個(gè)問(wèn)題：

　　一是第四類(lèi)、第九類(lèi)材料的二級(jí)分類(lèi)問(wèn)題。第四類(lèi)、第九類(lèi)材料需要采用二級(jí)分類(lèi)法，按照內(nèi)容的不同再分別分為四小類(lèi)，具體來(lái)說(shuō):根據(jù)中組部1991年印發(fā)的《干部檔案整理工作細(xì)則，第九類(lèi)材料可以再分為:1.工資材料;2.任免材料;3.出國(guó)(境)材料;4.參加會(huì)議的代表登記表等其它材料。此外，第四類(lèi)材料可以再分為:1.學(xué)歷學(xué)位材料;2.職業(yè)（任職）資格和評(píng)（聘）轉(zhuǎn)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱(chēng)）材料；3.反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；4.培訓(xùn)材料等。第四類(lèi)、第九類(lèi)材料必須按新的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行二級(jí)分類(lèi)。

　　二是內(nèi)容交叉材料的分類(lèi)問(wèn)題。部分檔案材料，特別是一些制式表格，存在內(nèi)容交叉的情況，可以根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途來(lái)確定類(lèi)別：1、以自傳為主的履歷或簡(jiǎn)歷表歸第二類(lèi)；2、學(xué)生登記表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）鑒定表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）考核表歸第四類(lèi)；3、享受政府特殊津貼材料歸第七類(lèi)；4、干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類(lèi)；5、中央和地方各級(jí)黨委委員簡(jiǎn)歷，人大常委會(huì)委員、政協(xié)委員簡(jiǎn)歷放一類(lèi)。

　　第二步，排序

　　排序是指將每一類(lèi)別的材料按其形成時(shí)間的先后順序或材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序，并通過(guò)編寫(xiě)類(lèi)號(hào)、順序號(hào)和頁(yè)碼固定下來(lái)。排序的具體方法有兩種:

　　1.按材料形成的時(shí)間排序適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類(lèi)材料。注意，第四類(lèi)、第九類(lèi)材料排序時(shí)，是在采用二級(jí)分類(lèi)后的各小類(lèi)中分別按時(shí)間排序。

　　2.按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序適用于第五、六、八類(lèi)材料。其中，第五類(lèi)、第八類(lèi)材料的排列順序一般為:上級(jí)批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對(duì)結(jié)論或處分決定的意見(jiàn)，調(diào)查報(bào)告，證明材料，本人檢討或交待材料等。第六類(lèi)材料，入團(tuán)志愿書(shū)應(yīng)排在入團(tuán)的其他材料之前;入黨志愿書(shū)應(yīng)排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時(shí)間先后依次排序。每個(gè)類(lèi)別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁(yè)的右上角編上類(lèi)號(hào)和順序號(hào)，并在其右下角逐頁(yè)編寫(xiě)頁(yè)碼。頁(yè)碼的編寫(xiě)方法為，凡有圖文的頁(yè)面，每面作為一頁(yè);有封面的材料從封面開(kāi)始編寫(xiě);空白紙和托裱用的襯紙不計(jì)頁(yè)數(shù)；復(fù)印件和原件應(yīng)視為一份材料，統(tǒng)一編寫(xiě)頁(yè)數(shù)。

　　第三步，編目

　　修訂后的目錄與舊目錄的不同:一是把“類(lèi)號(hào)”改成了“序號(hào)”；二是把“材料制成時(shí)間”改成了“材料形成時(shí)間”；三是刪除了“份數(shù)”欄。

　　編目的具體要求：

　　1.檔案材料應(yīng)按照排列順序，逐份逐項(xiàng)進(jìn)行編目，做到目錄清楚，填寫(xiě)準(zhǔn)確。書(shū)寫(xiě)目錄要工整、準(zhǔn)確、清楚、美觀，使用規(guī)范的書(shū)寫(xiě)材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍(lán)墨水和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。檔案目錄不能粘貼涂改。

　　2.每類(lèi)目錄應(yīng)首先注明材料類(lèi)號(hào)和類(lèi)別名稱(chēng)。

　　3.“類(lèi)號(hào)”下再依次填寫(xiě)排列序號(hào)。規(guī)范的序號(hào)欄填寫(xiě)方法應(yīng)該是：材料類(lèi)號(hào)用漢字的“一”至“十”，二級(jí)類(lèi)號(hào)用（一）至（四），順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字。

　　4.“材料名稱(chēng)”根據(jù)材料題目填寫(xiě)。一般來(lái)說(shuō)，沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，應(yīng)另擬標(biāo)題。材料的題目過(guò)長(zhǎng)，可適當(dāng)簡(jiǎn)化。凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的，須另行擬定題目。擬定或簡(jiǎn)化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。

　　5.“材料形成時(shí)間”填寫(xiě)材料落款時(shí)間。有多個(gè)時(shí)間的材料，一般以最后的時(shí)間為準(zhǔn)，也就是以文件辦理完畢、正式生效的時(shí)間為準(zhǔn)。時(shí)間填寫(xiě)要盡量詳細(xì)、規(guī)范，有具體年月日的，必須填寫(xiě)齊全，如1985年9月1日，不能填為85年9月，或者1985年等。

　　6.“頁(yè)數(shù)”材料的頁(yè)數(shù)。按照編好的頁(yè)數(shù)如實(shí)填寫(xiě)。

　　7.“備注”填寫(xiě)需要說(shuō)明的情況。歸檔材料因?yàn)閮?nèi)容相關(guān)合并為一份材料的，要在備注欄中進(jìn)行簡(jiǎn)要說(shuō)明，如附有考察材料的干部任免審批表；復(fù)印件等情況也應(yīng)注明。

　　8.書(shū)寫(xiě)目錄時(shí)，每類(lèi)目錄之后，須留出適量的空格，供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用。特別是第三、四、九類(lèi)等，由于后續(xù)的材料比較多，為了留出足夠的空格，不要在同一頁(yè)中再填寫(xiě)其它類(lèi)別材料的條目。

　　第四步，技術(shù)加工

　　1.對(duì)紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制應(yīng)保持材料原貌，不能任意擴(kuò)大或縮小，不能對(duì)原件內(nèi)容進(jìn)行修改。復(fù)制后的材料應(yīng)清晰，所用材料要符合檔案保護(hù)要求，經(jīng)久耐用。復(fù)制件應(yīng)附在原件后，與原件作為一件。

　　2.幅面過(guò)大的檔案材料應(yīng)進(jìn)行折疊或剪裁。折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開(kāi)閱讀。剪裁時(shí)不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。

　　3.幅面過(guò)小的材料應(yīng)進(jìn)行托裱，裝訂邊過(guò)窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。

　　4.檔案材料上的訂書(shū)釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應(yīng)當(dāng)拆除。

　　5.為方便檔案利用和后續(xù)材料補(bǔ)充，每份檔案材料在整理時(shí)必須保證各自獨(dú)立，禁止將多份材料以縫紉、被糊等形式粘連在一起。

　　第五步，裝訂。

　　裝訂好的檔案，檔案目錄臵于卷首，卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。檔案材料應(yīng)左邊、下邊對(duì)齊，在左側(cè)打孔裝訂，做到結(jié)實(shí)、齊整、美觀，不掉頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。如果左側(cè)的空白不夠，要托裱出裝訂邊，不能壓字。注意，裝訂時(shí)只要求檔案材料左邊、下邊對(duì)齊，卷內(nèi)有不同幅面的材料，右邊、上邊不能對(duì)齊是正常的，不需要刻意追求“四邊齊”。干部人事檔案如果太厚，應(yīng)該分成兩卷裝訂；分卷裝訂時(shí)，必須保證同一類(lèi)材料分放在同一卷中。干部檔案卷夾材質(zhì)應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。卷夾背脊應(yīng)附標(biāo)簽，用于書(shū)寫(xiě)干部的姓名、籍貫、檔案編號(hào)等。書(shū)寫(xiě)姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡(jiǎn)化字。