會計(jì)檔案的整理與歸檔負(fù)責(zé)檔案管理的人員按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計(jì)資料整理立卷，編制會計(jì)檔案保管清冊，會計(jì)檔案的整理與歸檔由財(cái)務(wù)部臨時(shí)保管兩年，再移交檔案管理部保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案管理部同意。

　　會計(jì)檔案的整理與歸檔

　　一、會計(jì)檔案內(nèi)容

　　會計(jì)檔案，是指會計(jì)憑證，會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

　　具體包括：

　?。ㄒ唬?jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會計(jì)憑證。

　?。ǘ?jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計(jì)賬薄。

　　（三）財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

　?。ㄋ模┢渌悾恒y行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料，會計(jì)檔案移交清冊，會計(jì)檔案保管清冊，會計(jì)檔案銷毀清冊。

　　各公司應(yīng)建立會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

　　二、會計(jì)檔案機(jī)構(gòu)

　　1.綜合檔案室

　　綜合檔案室，是國家機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位建立的一種負(fù)責(zé)收集和保管本單位各種門類檔案的內(nèi)部性檔案管理機(jī)構(gòu)。綜合檔案室統(tǒng)管本單位黨政工團(tuán)、科技、會計(jì)、經(jīng)營等方面的全部檔案。

　　2.會計(jì)檔案室

　　會計(jì)檔案室，是形成會計(jì)檔案較多的單位建立在財(cái)會部門的專門性會計(jì)檔案機(jī)構(gòu)。有些大型或特大規(guī)模的企業(yè)，為加強(qiáng)對會計(jì)檔案的集中統(tǒng)一管理，將所屬機(jī)構(gòu)的會計(jì)檔案有效集中起來保管，以保證會計(jì)檔案的齊全、系統(tǒng)、有序、得當(dāng)，需要建立專門的會計(jì)檔案室。

　　三、會計(jì)檔案的整理

　　1.會計(jì)憑證

　?。?）去掉憑證中的金屬物

　?。?）憑證以左上對齊為準(zhǔn)

　　（3）填寫會計(jì)憑證封面

　　會計(jì)憑證封面應(yīng)寫明單位名稱，年度、月份，本月共幾冊、本冊是第幾冊，記賬憑證的起訖編號、張數(shù)，并由會計(jì)主管、裝訂人分別簽名或蓋章。

　　對于數(shù)量過多的原始憑證，如收、發(fā)料單等，可以按上述要求單獨(dú)裝訂成冊，加上封面封底，并在封面注明記賬憑證日期、編號，存放在其他類會計(jì)檔案中，同時(shí)在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號。

　?。?）裝訂

　　（5）填寫會計(jì)憑證盒正面及側(cè)面

　　正面應(yīng)寫明單位名稱，起止時(shí)間，本月共幾冊、本盒是第幾冊，記賬憑證的起訖編號、張數(shù)、保管期限，由會計(jì)主管、立卷人分別簽名或蓋章，嚴(yán)格的大型企業(yè)還要編制全宗號、目錄號、卷號。

　　側(cè)面應(yīng)寫明哪年，幾月共幾冊，本盒是第幾冊，記賬憑證從第幾號到第幾號，保管期限，嚴(yán)格的大型企業(yè)還要編制全宗號、目錄號、卷號。

　　2.會計(jì)賬簿

　　整理歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)：

　?。?）跨年度連續(xù)使用的固定資產(chǎn)等賬簿，應(yīng)在使用完的那一個(gè)年度歸檔。

　?。?）訂本賬中的空白頁不能拆去，應(yīng)保持賬簿本身的完整性；

　?。?）活頁賬中的空白頁要拆去，然后在剩余賬頁的左或右上角編上頁碼，撤賬夾，加上賬簿封面封底，用脫脂線繩裝訂成冊；并把使用登記表或經(jīng)管人員一覽表填寫完整。

　?。?）會計(jì)賬簿案卷封面應(yīng)寫明單位名稱，賬簿名稱，所屬年度，卷內(nèi)張數(shù)，保管期限，并由會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、立卷人簽名或蓋章。

　　3.財(cái)務(wù)報(bào)告

　　會計(jì)報(bào)表是按年度立卷。立卷時(shí)要區(qū)分不同的保管期限，年度報(bào)表要與季度、月份報(bào)表分開，編寫頁號，分別組卷。按照歸檔的要求，裝訂時(shí)，加裝卷內(nèi)目錄、備考表和卷皮。

　　4.其他類會計(jì)檔案的整理立卷。

　　會計(jì)移交清冊、檔案保管清冊、銷毀清冊，每一個(gè)清冊就是一個(gè)保管單位，編一個(gè)卷號，不需整理。

　　采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案，整理方法不變。

　　四、會計(jì)檔案的歸檔

　　1.整理、保管部門及人員

　　各單位每年形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計(jì)檔案保管清冊。當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計(jì)檔案。

　　移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

　　2.保管期限

　　會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。

　?。?）永久：會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊以及年度財(cái)務(wù)報(bào)告；

　?。?）25年的：現(xiàn)金和銀行存款日記賬；

　?。?）5年的：固定資產(chǎn)卡片賬于固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單；

　?。?）3年的：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告；

　?。?）l5年的：其他。含所有會計(jì)憑證，總賬，明細(xì)賬，日記賬和輔助賬簿（不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬），會計(jì)移交清冊。