如何整理檔案資料：檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。

　　如何整理檔案資料

　　一、檔案管理指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動

　　包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。

　　二、文件點收

　　文件結(jié)案移送歸檔時，依如下原則點收：

　　檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補辦。與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。

　　三、文件整理

　　1、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

　　2、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對準(zhǔn)左上角理齊釘牢。

　　3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。

　　4、宜三孔線裝（易拆開復(fù)?。?/p>

　　四、檔案分類

　　1、檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。

　　2、檔案分類應(yīng)力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應(yīng)用時得于第三級之后另增第四級“細類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。

　　3、同一“小類”(或細類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細類)之后增設(shè)“卷次”編號，以便查考。

　　4、每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。

　　5、檔號之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2為經(jīng)辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。

　　6、有的也可按照時間，如外來文件、公司內(nèi)部文件，財務(wù)資料等，以及工商變更信息，章程變更信息等

　　五、檔案名稱及編號

　　1、檔案各級分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。

　　2、各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。

　　3、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　4、檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增繁時，隨時增補之用。

　　5、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

　　六、檔號編定

　　1、案件如系新案，應(yīng)就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。

　　2、案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號予以同號編列。

　　3、檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號。

　　4、檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂則填寫于右上角。

　　七、歸檔與檔案清理

　　1、歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。

　　2、檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。

　　八、保存期限

　　文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

　　1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規(guī)程及辦事細則；(4)董事會及股東會紀(jì)錄；(5)財務(wù)報表；(6)政府機關(guān)核準(zhǔn)文件；(7)不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；(8)工程設(shè)計圖；(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

　　2、10年保存：(1)預(yù)算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業(yè)計劃資料；(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

　　3、5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。

　　4、1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。

　　5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

　　九、檔卷清理

　　1.管檔人員應(yīng)隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時，依規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必要時向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。

　　2.保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔人員應(yīng)將“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。

　　十、電子文檔

　　企業(yè)管理最好把所有資料予以掃描，做成電子文檔，使用專業(yè)的檔案管理軟件進行管理，檔案目錄與紙質(zhì)一致，查找方便。OA軟件雖然可以實現(xiàn)無紙化辦公，并且具備文件管理的功能（須注意文件管理與檔案管理是兩個不同的概念），但是實現(xiàn)文件歸檔與歸檔后的檔案管理還需要聯(lián)合檔案管理軟件來操作，從而實現(xiàn)科學(xué)、方便和快捷。