為了適應(yīng)紙質(zhì)文件與電子文件并存的現(xiàn)狀，滿足信息化條件下歸檔文件整理的需要，2016年6月1日起施行的《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡(jiǎn)稱文件歸檔整理規(guī)范》）在整理原則、整理流程等方面做了較大幅度的修訂。

　　文件歸檔整理規(guī)范

　　1、歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

　　文件伴隨著機(jī)關(guān)、團(tuán)體和社會(huì)組織的職能活動(dòng)產(chǎn)生，有其自身的形成規(guī)律和特點(diǎn)。2012年印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》為機(jī)關(guān)公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。這些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)連同長(zhǎng)期以來(lái)各機(jī)關(guān)在文件處理過(guò)程中形成的習(xí)慣做法，以及辦公自動(dòng)化條件下電子文件形成的特殊要求，構(gòu)成了文件形成的一般規(guī)律。遵循文件的形成規(guī)律對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理，實(shí)際上是將整理作為文件形成的自然延續(xù)過(guò)程，能夠最大限度減少個(gè)人對(duì)文件材料的人工干預(yù)，提升文件整理質(zhì)量。

　　文件之間的有機(jī)聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過(guò)程中，在來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等方面形成的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性，這種關(guān)聯(lián)性既記錄了文件之間及文件組件之間的互相關(guān)系，也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。在歸檔文件整理中保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，既能更好地反映機(jī)關(guān)主要工作活動(dòng)的歷史面貌，也便于日后的檢索和利用。

　　2、歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

　　文件的價(jià)值是由它的內(nèi)容及其對(duì)本機(jī)關(guān)工作的作用、對(duì)未來(lái)研究歷史的作用決定的。就一個(gè)機(jī)關(guān)文件的價(jià)值而言，不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔文件都要永久保存?！兑?guī)則》從分類開(kāi)始，就將不同保管期限的文件區(qū)分開(kāi)來(lái)，為針對(duì)性地開(kāi)展后續(xù)工作打下了基礎(chǔ)。

　　便于保管、方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標(biāo)。便于保管，就是通過(guò)區(qū)別文件材料的不同價(jià)值，采取不同的保管策略，以提高管理工作的效能；方便利用，就是要保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，以提高歸檔文件的查全率和查準(zhǔn)率。因此，便于保管和方便利用是建立在遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)分不同價(jià)值的基礎(chǔ)之上的，也是檢驗(yàn)歸檔文件整理方法實(shí)用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。

　　3、歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。

　　這是一項(xiàng)全新的整理原則。在信息化條件下，歸檔文件整理必須統(tǒng)籌考慮傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和電子文件的整理要求，避免因二者整理的基本原則、基本方法不同而帶來(lái)諸多問(wèn)題。解決這一問(wèn)題的基本思路就是實(shí)現(xiàn)信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書(shū)處理過(guò)程中形成的數(shù)據(jù)信息和工作成果。因而，合理規(guī)劃歸檔文件整理流程，使辦理完畢的文件能夠直接進(jìn)入整理環(huán)節(jié)，同時(shí)，盡量以文書(shū)處理環(huán)節(jié)生成的項(xiàng)目來(lái)組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書(shū)、業(yè)務(wù)人員的工作實(shí)際就顯得尤為重要。

　　4、歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

　　在紙質(zhì)文件與電子文件并行的情況下，保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是目前進(jìn)行歸檔文件整理必須面對(duì)的問(wèn)題。要實(shí)現(xiàn)二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作，在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書(shū)處理階段產(chǎn)生的相關(guān)信息，使二者成為一個(gè)有機(jī)整體；其次要結(jié)合本單位情況，確定是以紙質(zhì)文件還是以電子文件整理為主，再依次確定整理的策略和方法，保證二者整理的協(xié)調(diào)一致。

　　整理流程

　　《規(guī)則》規(guī)定，歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號(hào)、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等），使之有序化的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中，組件、分類、排列、編號(hào)、編目是紙質(zhì)文件與電子文件整理的通用整理流程。

　　具體來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)文件的整理流程包括：組件、修整、裝訂、分類、排列、編號(hào)、編頁(yè)、編目、裝盒、排架。

　　與之相對(duì)應(yīng)，電子文件的整理流程包括：組件、格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、分類、排列、編號(hào)、編頁(yè)、編目、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等。

　　一般要求

　　在整個(gè)整理流程中，組件、分類、排列、編號(hào)、編目是紙質(zhì)文件與電子文件整理的通用整理流程，亦即歸檔文件整理的一般要求。

　　1、組件

　　組件即件的組織，包括件的構(gòu)成和件內(nèi)文件排序。也就是說(shuō)，完成組件流程需要明確兩項(xiàng)內(nèi)容：一是件由哪幾部分構(gòu)成，二是這些構(gòu)成部分如何排序。按照要求構(gòu)成并規(guī)范排序的文件才能完成組件。

　　在組件流程中，新舊《規(guī)則》的區(qū)別主要反映在對(duì)“來(lái)文與復(fù)文”的組件方法上。對(duì)于來(lái)文和復(fù)文，原《規(guī)則》規(guī)定“可為一件”，實(shí)踐中不少地區(qū)和部門(mén)往往采取組成一件的方式對(duì)紙質(zhì)文件整理來(lái)說(shuō)沒(méi)有問(wèn)題，但如果照此對(duì)電子文件進(jìn)行整理，則會(huì)增加管理層次、影響命名和即時(shí)歸檔。新《規(guī)則》將之修訂為“一般獨(dú)立成件，也可為一件”，是歸檔文件“一般以每份為一件”這一原則的回歸，同時(shí)也使歸檔文件的整理更加契合文件的形成規(guī)律。當(dāng)然，提倡“一般獨(dú)立成件”并不是絕對(duì)排斥“也可為一件”，各地區(qū)各部門(mén)可以基于習(xí)慣做法、辦公自動(dòng)化等因素合理確定。

　　需要特別指出的是，機(jī)關(guān)工作中形成審批、審查、核準(zhǔn)處罰、處分、復(fù)議、國(guó)家賠償?shù)任募牧?，如果按“件”整理，則一次審批、審查、核準(zhǔn)處罰、處分、復(fù)議、國(guó)家賠償形成的文件材料應(yīng)作為一件。在排序上，要求結(jié)論性材料在前，其他材料依工作流程順序排列在后。

　　2、分類

　　分類是指全宗內(nèi)歸檔文件的分類、即將歸檔文件按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形成等方面的特征，分為若干類別、并將各類別按照層級(jí)關(guān)系組合為一個(gè)有機(jī)整體的過(guò)程。對(duì)歸檔文件進(jìn)行合理的分類，不但能有效揭示歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使全宗成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)地提供利用，對(duì)于歸檔文件的排列、編號(hào)、編目、排架等也有重要意義。

　　考慮到原《規(guī)則》中“保管期限—年度—機(jī)構(gòu)”分類法會(huì)給機(jī)關(guān)檔案的日常管理、利用帶來(lái)較大不便、新《規(guī)則》推薦優(yōu)先采用“年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限”“年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）”三級(jí)分類方法，規(guī)模較小或公文辦理程序不適于機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類的立檔單位，推薦采用“年度—保管期限”分類方法。

　　需要注意的是，分類方案應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。確需調(diào)整時(shí)，最好從一個(gè)新的階段開(kāi)始。分類方案的調(diào)整情況，應(yīng)在全宗指南中說(shuō)明，以便檔案管理前后工作的銜接。

　　3、排列

　　排列是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過(guò)程。同原《規(guī)則》“按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列”相比，修訂后的《規(guī)則》根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)對(duì)排列原則進(jìn)行了簡(jiǎn)化，規(guī)定“按時(shí)間結(jié)合事由排列”，使之更加符合辦公自動(dòng)化條件下歸檔文件的整理。同時(shí)，要求“同一事由重點(diǎn)的文件，按文件形成先后順序排列”，“會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列”。

　　可以從以下幾個(gè)方面理解歸檔文件的排列原則:在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)進(jìn)行歸檔文件排列；同一事由的歸檔文件應(yīng)集中排列在一起；同一事由內(nèi)歸檔文件按照文件形成時(shí)間順序排列；不同事由的歸檔文件應(yīng)按照時(shí)間順序排列；會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

　　4、編號(hào)

　　編號(hào)是指歸檔文件按分類方案和排列順序編制檔號(hào)。編制檔號(hào)是對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范管理的基本要求、也是對(duì)不同類型檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理的重要前提。

　　在表現(xiàn)形式上，檔號(hào)除了表現(xiàn)為一組體現(xiàn)整理規(guī)則并包含歸檔文件類別、排列順序等要素的數(shù)字、字符的集合外，還表現(xiàn)為蓋在每件紙質(zhì)文件上、包含檔號(hào)構(gòu)成要素的歸檔章。因而，在歸檔文件整理中，檔號(hào)編制具體體現(xiàn)在兩處：一是在歸檔文件目錄中按照檔號(hào)編制要去填寫(xiě)“檔號(hào)”項(xiàng)目，二是在紙質(zhì)文件上蓋歸檔章并填寫(xiě)內(nèi)容。

　　檔號(hào)的編制原則、結(jié)構(gòu)、編制方法等將在后續(xù)解讀文章中專章論述，此處不再展開(kāi)。

　　5、編目

　　編目是指編制歸檔文件目錄。編制歸檔文件目錄，實(shí)現(xiàn)了歸檔文件從一次文獻(xiàn)向二次文件的初步轉(zhuǎn)化，為檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的開(kāi)展提供了基本條件。

　　新《規(guī)則》在編目項(xiàng)目上增加了序號(hào)、檔號(hào)、密級(jí)項(xiàng)目，去掉了件號(hào)項(xiàng)目；同時(shí)對(duì)調(diào)文號(hào)與責(zé)任者位置，使責(zé)任者鏈接題名，便于閱讀。新《規(guī)則》增加的序號(hào)項(xiàng)目是指固定歸檔文件順序號(hào)，其作用僅為配合檔號(hào)固定歸檔文件先后順序，并對(duì)一定范圍內(nèi)的歸檔文件數(shù)量進(jìn)行簡(jiǎn)單統(tǒng)計(jì)，本身并沒(méi)有特定涵義。而原《規(guī)則》中的件號(hào)既承擔(dān)固定順序、統(tǒng)計(jì)數(shù)量的職責(zé)，又在一定程度上代行“檔號(hào)”職能，容易造成混淆，因而在修訂中予以去掉，并以序號(hào)、檔號(hào)代之。

　　需要指出的是，歸檔文件目錄只是最基本的檢索工具，各地區(qū)各部門(mén)還可以根據(jù)需要另行編制諸如專題目錄、分類目錄、重要文件目錄等其他檢索工具，以方便歸檔文件的查找、利用。