整理公司檔案質(zhì)量直接關(guān)系到文件的利用率，文件檔案整理工作在公司總體管理中具有重要意義。它是公司信息資源的重要基礎(chǔ)，檔案整理科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的提高，對(duì)于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。以下我就實(shí)際用的上的整理公司檔案的操作流程簡(jiǎn)單跟大家講述一下。

　　整理公司檔案

　　第一步，理清文件檔案的內(nèi)容

　　首先要明確自己需要整理的文件檔案都包括哪些，比如：合同、人事檔案、方案、報(bào)價(jià)資料、客戶資料、產(chǎn)品清單等資料。根據(jù)不同內(nèi)容可以進(jìn)行歸類整理，一樣一樣進(jìn)行整理編號(hào)存放。

　　第二步，計(jì)劃出整理步驟

　　首先確定是按文件內(nèi)容進(jìn)行整理，最近有朋友留言咨詢?cè)趺凑砗贤募?，我就拿整理合同資料來比如：先把合同進(jìn)行分類（銷售合同、施工合同、租賃合同、買賣合同等），進(jìn)行文件編號(hào)，不同類型合同編號(hào)可以采用首字母，或者01、02、03等進(jìn)行編號(hào)，然后每個(gè)類型合同再進(jìn)行編號(hào)，如：AB(公司名稱代碼)-2016（年份）-HT（文件類型，合同簡(jiǎn)稱HT）-01（合同類型）001（序號(hào)），比如：ZTGS-HT-01001（中天公司的合同文件里面的銷售合同的第001份）

　　第三步，統(tǒng)一原則

　　每個(gè)公司實(shí)際做事情的都是下面的員工，但是你不能忽略領(lǐng)導(dǎo)的意見。有可能你剛弄好，領(lǐng)導(dǎo)一句話又得讓你重新來過，所以原則統(tǒng)一很重要。就像我上面舉例的編號(hào)樣式，要先跟領(lǐng)導(dǎo)溝通確認(rèn)統(tǒng)一后再進(jìn)行工作。

　　第四步，充分利用原有基礎(chǔ)資料

　　資料整理目的是方面查閱存檔，并不是讓你把所有資料重新來過。所有就應(yīng)該充分利用原有基礎(chǔ)資料進(jìn)行整理歸納。

　　第五步，便于儲(chǔ)存翻閱

　　也許公司規(guī)模還不是很大，但是內(nèi)容很雜，如果每個(gè)分類進(jìn)行儲(chǔ)存，就會(huì)對(duì)后期查閱造成很大的困難。正常是一個(gè)類型文件最好儲(chǔ)放在同一個(gè)文檔盒里面，如果文件不是很多，目錄清單一定要做好。

　　第六步，做好文件盒的標(biāo)簽工作

　　文件整理好后都是統(tǒng)一存放在文件盒里面，但是我們不可能找個(gè)文件每個(gè)文件盒去打開翻，所以標(biāo)簽就很重要。一般標(biāo)簽都是大歸類，貼在文件盒的側(cè)面，方便查找。