合同檔案管理辦法為進一步規(guī)范合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本辦法。

　　合同檔案管理辦法

　　一、本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的各種協(xié)議、合同文本（不包含勞動合同）。

　　二、合同檔案管理原則

　　1、合同檔案實行公司財務(wù)部集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

　　2、財務(wù)部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各部門的合同管理工作。

　　3、需以公司名義訂立各種履約性質(zhì)的協(xié)議、文件的部門，為合同承辦部門，承辦部門應(yīng)根據(jù)合同項目需要指定承辦人，試用期內(nèi)員工非經(jīng)總經(jīng)辦允許不得作承辦人。

　　三、合同文檔的管理辦法

　　1、合同文檔以部門名稱結(jié)合簽署日期年月份進行分類編號。

　　2、合同編號規(guī)則：承辦部門名稱首字母－合同簽署年、月份（六位）－順序號（三位）。示例：TGB－201102－001（推廣部2011年2月份第1號合同）

　　3、合同管理實行承辦部門與相關(guān)部門審查會簽相結(jié)合的制度，承辦部門對合同訂立、履行全過程負(fù)全部責(zé)任。承辦部門主管為第一責(zé)任人，承辦人為直接責(zé)任人。總經(jīng)辦和審查會簽部門對應(yīng)當(dāng)提出相關(guān)意見而未提出的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

　　4、各相關(guān)部門和總經(jīng)辦依其職能對合同訂立、履行、變更、解除全過程進行監(jiān)察、審計。

　　5、公司內(nèi)各職能部門一律不得以個人名義對外發(fā)出要約，作出承諾，簽訂合同或具有履約性質(zhì)的書面文件。

　　6、合同承辦部門和財務(wù)部應(yīng)分別建立合同臺賬，實行履行跟蹤報告責(zé)任制，合同履行及原始資料必須由財務(wù)部保管，承辦部門只留存影印件。

　　7、保存的合同文檔每年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任；對超過兩年以上（包含本數(shù)）的已履行完畢的合同協(xié)議，由財務(wù)部甄別并予以歸案。

　　8、財務(wù)部要加強對合同檔案的統(tǒng)計工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計清單，以有效開展合同文檔的查詢、利用工作。

　　9、各部門員工可在財務(wù)部查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須進行登記，方可在財務(wù)部辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

　　10、合同文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。

　　11、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。

　　12、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節(jié)予以處罰。

　　13、已簽署的合同應(yīng)明確支付方式及付款時間，并交予財務(wù)部及時催款。

　　四、合同文檔的移交

　　1、各部門在正式簽署合同后，須在一周內(nèi)將合同正本原件移交財務(wù)部存檔。

　　2、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。倘若合同發(fā)生變更，則合同編號不予改變。

　　3、合同文檔移交時，必須編制合同移交清單并當(dāng)面清點。以雙方簽字認(rèn)可后方可完成交接手續(xù)。