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檔案管理包括哪些內(nèi)容?檔案的收集是檔案管理工作的實(shí)際起點(diǎn),主要指檔案室和檔案館接收和征集檔案及有關(guān)文獻(xiàn),包括檔案室對(duì)本單位歸檔案卷的接收、檔案館對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)或撤銷機(jī)關(guān)移交檔案的接收、對(duì)社會(huì)各界人士捐贈(zèng)檔案的接收、對(duì)散存在社會(huì)上的檔案和有關(guān)文獻(xiàn)的接收。檔案收集的基本任務(wù)是將應(yīng)收藏的檔案集中到檔案機(jī)構(gòu)中,即“化分散為集中”,便于保管及利用。
檔案管理包括哪些內(nèi)容
檔案的整理
檔案的整理是檔案管理工作的核心部分,主要指將零散文件分門別類地組成檔案有機(jī)體,包括全宗的劃分和排列、全宗內(nèi)分類、文書立卷、案卷排列與編號(hào)、案卷目錄的編制等一系列業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。檔案整理的基本任務(wù)是建立檔案實(shí)體的管理秩序,使所保存的檔案有序化、條理化,為整個(gè)檔案管理工作創(chuàng)建一個(gè)嚴(yán)格有序的工作基礎(chǔ),即“化零散為系統(tǒng)”,便于保管和利用。
檔案的鑒定
檔案的鑒定是指對(duì)檔案保存價(jià)值的鑒定,是鑒定檔案價(jià)值的大小、確定檔案的保管期限及決定檔案存毀的一項(xiàng)工作。檔案鑒定的基本任務(wù)是通過對(duì)檔案的原始價(jià)值及情報(bào)價(jià)值(有用性)的鑒別判定,淘汰無保存價(jià)值和保管期限己滿的檔案,存留檔案中的有用部分。
檔案的保管
檔案的保管是指對(duì)己經(jīng)整理好并已存入庫房及其柜架中的檔案進(jìn)行日常維護(hù)和管理。檔案保管的基本任務(wù)有兩個(gè):一是維護(hù)檔案實(shí)體的管理秩序,使檔案在庫房中存放和使用時(shí)始終有序;二是保護(hù)檔案實(shí)體,使其在存放和使用中不受或少受人為的或自然因素的損害,盡量延長檔案的“壽命”。
檔案的統(tǒng)計(jì)
檔案的統(tǒng)計(jì)是指以表格、數(shù)字等形式全面地反映檔案、檔案工作和檔案事業(yè)狀況,包括檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管、利用情況以及檔案機(jī)構(gòu)、人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備的登記和統(tǒng)計(jì)。檔案統(tǒng)計(jì)所取得的統(tǒng)計(jì)信息,不僅可以為整個(gè)檔案管理工作提供真實(shí)可靠的原始數(shù)據(jù)、基本事實(shí),還可以為重大的工作決策提供強(qiáng)有力的基礎(chǔ)信息支持,使決策更為科學(xué)。
檔案的檢索
檔案的檢索是指對(duì)所存檔案信息的查檢尋找。其基本任務(wù)是運(yùn)用一系列專門方法將檔案的信息內(nèi)容進(jìn)行加工處理,編制成各種各樣的檢索工具(目錄),并運(yùn)用這些檢索工具為人們查找到所需檔案。其意義和價(jià)值是為開發(fā)利用檔案信息架設(shè)橋梁,鍛造并且提供打開檔案信息寶庫的鑰匙。
檔案的利用
檔案的利用又稱為利用服務(wù),是直接體現(xiàn)檔案管理目的的具體工作。其基本任務(wù)是將檔案直接或間接地提供給利用者,最大限度地滿足社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用需求。其意義與價(jià)值有兩個(gè):一是直接實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值,使檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用;二是溝通檔案工作與社會(huì)各方面的聯(lián)系,檢驗(yàn)評(píng)價(jià)檔案管理工作的總體狀況、水平和工作成效。
檔案的編研
檔案的編研是一項(xiàng)研究性的專門工作,主要是指檔案館(室)工作人員對(duì)檔案資料的編輯與研究工作,包括編輯檔案文獻(xiàn)匯編、編寫綜合參考資料以及編史修志等。其主要任務(wù)是按照一定的選題,將重要的檔案編輯成為文獻(xiàn)出版物,如檔案史料匯編或叢編,重要文件匯編或政策法令匯編,以及科學(xué)技術(shù)資料匯編等;或?qū)n案信息濃縮化、系統(tǒng)化,編成大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、專題概要等,便于不同利用對(duì)象的利用。檔案編研的意義與價(jià)值不僅在于拓展檔案信息發(fā)揮作用的空間范圍和時(shí)間跨度、充分有效地發(fā)掘并實(shí)現(xiàn)檔案信息的潛在價(jià)值,而且對(duì)于擴(kuò)大檔案工作的社會(huì)影響、促進(jìn)社會(huì)對(duì)檔案界的認(rèn)識(shí)和了解、增強(qiáng)社會(huì)各界的檔案意識(shí),都具有特殊意義。
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