檔案管理機構及職能按照我國《檔案法》等法律法規(guī)的規(guī)定,根據(jù)統(tǒng)一領導,分級管理的原則,對國家的全部檔案和全國檔案工作,必須設置全國規(guī)模的檔案機構進行管理。各單位的檔案,由單位內(nèi)設立檔案室(處、科)集中管理;各單位形成的需要長久保存的檔案和歷史檔案,設立各級各類檔案館統(tǒng)一保管;全國的檔案工作,由各級檔案行政管理機關統(tǒng)一、分層負責地進行監(jiān)督和指導。這些檔案保管機構和檔案行政管理機構,在全國范圍內(nèi)構成了一個嚴密、完整的組織體系。

　　檔案管理機構及職能

　　一、檔案室

　　檔案室是各組織(包括機關、團體、學校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等)統(tǒng)一保存和管理本單位檔案的內(nèi)部機構,是整個機關的組成部分,屬于單位管理和研究咨詢性質的專業(yè)機構。黨、政、軍等機關的檔案室,又是機關的機要部門之一,具有機要部門性質。檔案室是國家檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務機構。

　　(一)檔案室的性質、作用和任務

　　1.檔案室的性質檔案室作為全國檔案工作體系中最基層的檔案業(yè)務機構,主要表現(xiàn)為三個方面的性質：

　　(1)檔案室是機關的內(nèi)部組織機構。

　　(2)檔案室是保存檔案的過渡性機構。

　　(3)檔案室的主要任務是服務于本機關。

　　2.檔案室的作用

　　(1)檔案室是機關內(nèi)具有參謀和咨詢作用的部門,為機關職能活動提供檔案信息支持。

　　(2)檔案室是全國檔案工作的基礎。檔案室是國家檔案資源不斷補充和積累的源泉。

　　3.檔案室的任務檔案室的基本任務是：集中統(tǒng)一地管理本機關各部門形成的各種門類和載體的全部檔案,為本機關各項工作服務,并為黨和國家積累檔案史料。

　　檔案室的具體任務在《機關檔案工作條例》、《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》等法規(guī)中有明確規(guī)定,可概括為：

　　(1)對本機關文書部門或業(yè)務部門文件材料的歸檔工作進行指導和監(jiān)督。

　　(2)負責管理本單位具有長久保存價值的全部檔案和相關材料,并提供利用。

　　(3)定期向對應的檔案館移交具有長久保存價值的檔案。

　　(二)檔案室的類型

　　(1)普通檔案室普通檔案室通常也稱機關檔案室、文書檔案室,它主要負責管理機關的黨、政、工、團文書檔案。這種檔案室在全國最為普遍。

　　(2)科技檔案室科技檔案室是指保管科技檔案和科技文件資料的專門檔案機構。在工廠、設計院、科學技術研究院等單位一般都設有科技檔案室。

　　(3)音像檔案室這是保存影片、照片、錄音等特殊載體檔案的檔案室。電影公司、制片廠、新聞攝影部門、廣播事業(yè)部門等單位一般都設有音像檔案室。

　　(4)人事檔案室由于人事檔案自身的特殊性,它一般與其他各類檔案分開管理,有必要設置專門的人事檔案室進行保管。人事檔案室通常依附于機關內(nèi)人事管理部門或組織部門。

　　(5)綜合檔案室這是統(tǒng)一管理本單位全部檔案的綜合性機構。它統(tǒng)一管理本機關形成的各種普通檔案、專門檔案和特殊載體的檔案,在資源配置和信息綜合開發(fā)利用方面具有突出的優(yōu)勢。

　　(6)聯(lián)合檔案室同一地區(qū),特別是同一市鎮(zhèn)內(nèi)的一些機關聯(lián)合起來設立一個檔案機構,負責保存和管理這些單位的檔案,這種機構通常稱為聯(lián)合檔案室。

　　(7)企業(yè)檔案信息中心也稱信息中心。它是一些大型企業(yè)在原有的圖書、檔案和情報機構基礎上建立的,集檔案、圖書、情報于一體的信息管理機構。企業(yè)信息中心的設立有助于企業(yè)適應信息網(wǎng)絡環(huán)境下信息集成管理的需要,實現(xiàn)信息資源的聯(lián)合開發(fā)和共享。

　　二、文件中心和檔案寄存中心

　　(一)文件中心

　　文件中心是介于文件形成單位和檔案館之間的一種過渡性的檔案管理機構,它是一種社會化、集約化和專業(yè)化的檔案管理機構。

　　文件中心最早誕生于第二次世界大戰(zhàn)時期的美國。其產(chǎn)生的主要原因在于文件數(shù)量激增與文件形成單位難以承擔保管任務之間的矛盾。

　　二戰(zhàn)期間,美國軍事部門產(chǎn)生了大量的文件,這些文件辦理完畢以后,積存在機關辦公室給現(xiàn)行機關造成了空間的壓力和管理的負擔,為了妥善保管這些尚未到移交檔案館年限和未到銷毀年限的半現(xiàn)行文件,美國海軍部率先創(chuàng)立了一種新型的文件管理機構——文件中心,將已經(jīng)過了現(xiàn)行期、使用次數(shù)不多但又未到移交檔案館年限的文件集中存放在造價較低的專門庫房里。二戰(zhàn)以后,許多國家紛紛仿效美國的做法,設立了文件中心或類似的檔案管理機構,如中間檔案館(加拿大)和過渡性檔案館(英國)等。

　　1988年甘肅省永靖縣成立了我國第一個文件中心,并在不斷摸索中總結出一整套文件中心運作和管理的方法。2000年通過的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》明確提出：“研究建立基層文件中心的實施方案,在北京、青島、深圳等地開展相應的試點工作。”

　　據(jù)此,我國加強了建立文件中心的試點工作,出現(xiàn)了不少成功的案例,如青島市嶗山區(qū)文件中心、深圳市文件中心等。2002年4月26日經(jīng)深圳市第三屆人民代表大會常務委員會第十五次會議通過的《深圳經(jīng)濟特區(qū)檔案與文件收集利用條例》第2章第8條規(guī)定“市、區(qū)政府設立的文件中心,是集中保管與提供利用同級機關、事業(yè)單位處理完畢的文件的機構。

　　其主要職責：接收同級機關、事業(yè)單位處理完畢的文件;對接收的文件進行整理、鑒定和保管;向市或者區(qū)檔案館移交需長久保存的檔案;向國家機關、社會組織及個人提供利用文件”。2002年10月,深圳市檔案局文件管理中心正式成立,統(tǒng)一管理市民中心各單位移交的文件,各單位不再單獨設立專門的檔案管理機構。此外,北京市西城、宣武、海淀、石景山等區(qū)也相繼建立了機關文檔中心,實現(xiàn)了現(xiàn)行文件和檔案的集中管理。

　　文件中心主要有政府文件中心和商業(yè)性文件中心兩類。政府文件中心是由縣級以上人民政府建立的,為政府機關單位和社會提供服務的非營利性的文件與檔案管理機構。商業(yè)性文件中心,是由有關機構或個人創(chuàng)辦的一種營利性的檔案管理機構,主要面向工商企業(yè)或個人從事文件存儲、文件管理和文件服務業(yè)務。它不屬于國家檔案管理系統(tǒng)之列,但應執(zhí)行國家有關的檔案管理法規(guī)和標準。

　　(二)檔案寄存中心

　　檔案寄存中心是由國家綜合檔案館或其他獨立法人設立的,為各類企業(yè)、社會團體以及個人提供檔案有償寄存服務的機構。它主要是為不屬檔案館接收范圍的或不具備檔案安全保管條件的各類企業(yè)、破產(chǎn)單位、社會團體、公民個人等,提供文件與檔案的寄存服務。檔案在寄存中心保管期間,所有權形式不變,檔案館一般只提供安全保管服務。1998年10月,深圳市檔案館設立了全國首家檔案寄存中心。

　　三、檔案館

　　根據(jù)我國《檔案法》和《檔案法實施辦法》中對檔案館的分類,我國檔案館可分為國家檔案館、專業(yè)檔案館、部門檔案館、大型企事業(yè)單位檔案館四大類。據(jù)統(tǒng)計,我國目前已經(jīng)建成各級各類檔案館3816個,館藏檔案近兩億卷(件)。其中,國家綜合檔案館3046個,國家專門檔案館225個,部門檔案館142個,企業(yè)檔案館304個,文化事業(yè)單位檔案館40個,科技事業(yè)單位檔案館59個。檔案館總建筑面積4659866平方米,其中庫房面積2574437平方米。

　　(一)國家檔案館

　　各級國家檔案館,是歸口中央或地方各級檔案行政管理部門(或與有關部門)直接管理的科學文化事業(yè)機構。包括綜合檔案館和歷史檔案館。

　　綜合檔案館主要是按行政區(qū)劃設置的,收集和管理所轄行政區(qū)域內(nèi)各種門類檔案的檔案館。綜合檔案館一般隸屬于各級黨和政府,收集和保管黨和國家在各方面管理活動中形成的檔案,是我國國家檔案館和檔案事業(yè)的主體。我國的歷史檔案館主要有中國第一歷史檔案館和中國第二歷史檔案館。

　　根據(jù)我國《檔案法》及有關文件的規(guī)定,我國檔案館是黨和國家的科學文化事業(yè)機構,是永久保存檔案的基地,是科學研究和各方面利用檔案史料的中心。

　　根據(jù)我國《檔案館工作通則》的規(guī)定,檔案館的基本任務是：在維護黨和國家歷史真實面貌的前提下,集中統(tǒng)一地管理黨和國家的檔案及有關資料,維護檔案的完整與安全,積極提供利用,為社會主義現(xiàn)代化建設服務。具體包括：接收與征集檔案,科學地管理檔案,積極地開展檔案的利用工作,編輯出版檔案史料。

　　(二)專業(yè)檔案館

　　專業(yè)檔案館是專業(yè)系統(tǒng)檔案館和館藏特殊載體檔案館的總稱。如中國人民解放軍檔案館、中國照片檔案館、中國電影資料館、中國現(xiàn)代文學館,以及城市基本建設檔案館(簡稱城建檔案館)等。

　　(三)部門檔案館

　　部門檔案館是國家有關部門專門建立的檔案館。如外交部、安全部檔案館,它們永久保管本部門及所屬機構形成的全部檔案,不需要向國家檔案館移交。中央國家司法部門如最高人民法院、最高人民檢察院、公安部等,由于所形成的檔案數(shù)量大,工作查考的周期長,也需要建立檔案館,保管本部門及其所屬單位形成的檔案。但其中需要永久保存的檔案,在本部門檔案館保存50年后要向中央檔案館移交。

　　某些中央專業(yè)主管機關形成的專業(yè)性檔案的數(shù)量大,技術性和專業(yè)性強,因此建立了部門專業(yè)檔案館,如國家海洋局海洋檔案館、國家氣象局氣象檔案館、郵電部檔案館、核工業(yè)部檔案館、化工部檔案館等。

　　(四)大型企事業(yè)單位檔案館

　　大型企事業(yè)單位和高等院校往往都建立了自己的檔案館,這些檔案館是終極性的,負責永久保管本企事業(yè)單位所形成的檔案。我國企業(yè)檔案館是20世紀80年代后期出現(xiàn)的一種檔案館類型。目前,我國已經(jīng)建立了304個企業(yè)檔案館。

　　隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展,以及政府職能的轉型,還出現(xiàn)了一些新的檔案機構,如檔案事務所,它主要提供檔案用品及物資的經(jīng)營服務和檔案業(yè)務服務,實行商業(yè)化運營。此外,自2002年深圳市檔案館率先在全國正式設立“文檔服務中心”以來,全國各地縣級以上綜合性檔案館紛紛響應,在檔案館內(nèi)設置“現(xiàn)行文件利用中心”,并且產(chǎn)生了廣泛的社會影響。

　　檔案館“現(xiàn)行文件利用中心”是適應我國政府信息公開和政治文明建設的需要而設立的一種新型的文件管理機構,主要為社會公眾提供非涉密的政策、法規(guī)及各類現(xiàn)行、半現(xiàn)行文件的查詢閱覽服務,它對于推動政府信息公開活動的深入開展,擴展檔案館的社會服務功能具有重要作用。2007年4月5日頒布的《政府信息公開條例》第16條規(guī)定,“各級人民政府應當在國家檔案館設置政府信息查閱場所,并配備相應的設施、設備,為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利”,確認了檔案館“現(xiàn)行文件利用中心”的法律地位。