檔案的管理工作不僅僅是文員類崗位應(yīng)該學(xué)習(xí)并專業(yè)的專利，所有的工作崗位都應(yīng)該學(xué)會這項技能，甚至是普通的家庭中，因為不論什么崗位肯定都會涉及到類似文件的整理，只是文員類的崗位檔案更多，分類更細(xì)致罷了，文檔的處理是一個文員最基本的職業(yè)素養(yǎng)，那么該如何做好檔案管理工作呢？

　　如何做好檔案管理工作

　　預(yù)先準(zhǔn)備

　　磨刀不誤砍柴工。檔案管理涉及的面繁雜、廣泛，需要行政人預(yù)先做好準(zhǔn)備，才能在后續(xù)整理及管理過程中有條不紊。

　?、僬J(rèn)識管理對象：什么是“檔案”？并非公司經(jīng)營過程中產(chǎn)出的所有資料，都能稱之為檔案噢。行政er應(yīng)理清檔案的概念，才能在實際工作中，知道該管理什么材料。只有社會或個人在社會活動中直接形成，保存?zhèn)洳榈母鞣N形式及載體的數(shù)據(jù)、信息和知識記錄，才能稱之為檔案。

　?、诿魑芾矸秶涸摴芾砟男?？檔案管理涵蓋的范圍很廣，既可涉及品牌宣傳、合作榮譽、大事件等對外資料，也可覆蓋戰(zhàn)略規(guī)劃、投資運營、業(yè)務(wù)評估等對內(nèi)材料。與此同時，文書規(guī)范性、離任審計、監(jiān)察資料、無形資產(chǎn)等管理性質(zhì)的資料，可以轉(zhuǎn)化為檔案的一部分；制度流程、企業(yè)文化等宣傳色彩的材料，也是時常被歸檔的對象。

　　分門別類

　　首先，把自己所有的文件資料全部放到一起，然后按照你們長期使用的類別去分類，不同的公司不同的崗位分類也是不一樣的，舉例說明：人事肯定是按照人力的六大模塊進(jìn)行分類，如人力資源規(guī)劃；、招聘與配置、培訓(xùn)與開發(fā)、績效管理、薪酬福利管理、勞動關(guān)系管理。這是公司級文件分類，人事內(nèi)部部門會在按照自己負(fù)責(zé)的模塊進(jìn)行分類，意思就是按照你經(jīng)常的需求分類。

　　巧用檔案袋

　　檔案袋肯定是必不可少的，因為檔案袋上有明細(xì)，有的資料不是一份，根據(jù)時間有很多，有的是同一個事件有不同的資料集合，但是他們都是屬于同類資料，難么檔案袋的作用就顯而易見了，檔案袋不僅可以收納資料，而且還能把里面涵蓋的份數(shù)及基本內(nèi)容寫出來，這樣你需要的時候直接看檔案袋就可以了，無需全都翻出來一個一個的找。

　　電腦資料存檔

　　現(xiàn)在不似以前，辦公基本人手一臺電腦，文檔除了要做好本身的整理，電腦里一定要有存檔，除了電腦存檔以外，還應(yīng)該有一份管理清單，這個清單要記錄的內(nèi)容有時間，用途，標(biāo)題，份數(shù)，歸檔地以及需求人等相關(guān)信息。

　　常用資料的歸整

　　很多時候我們的資料是日常性的文件，經(jīng)常用到，甚至是每天都用到，那么我們肯定是放在辦公桌上，這時候就用到文件框了，文件框上每一看欄做好標(biāo)識，每次使用時按照規(guī)定好的放好，假如有人要借閱你的資料，你又恰好不在，你就可以跟他說讓他按照標(biāo)識自己去找，總比他把所有資料都翻亂了要好，這樣節(jié)省雙方的時間。