檔案電子化和數(shù)字化的區(qū)別，使用單位工作繁多，檔案管理工作是其中最重要的一部分，直接關(guān)系到使用單位是否可以高效、協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)，而傳統(tǒng)檔案管理在此形勢下不能滿足其發(fā)展需要。對此，使用單位要積極探索新形勢下高效管理方法，緊跟時代步伐。

　　檔案電子化和數(shù)字化的區(qū)別

　　01、使用單位數(shù)字化檔案管理的意義

　　1.1有利于提高辦公效率

　　檔案管理工作繁雜且機械，檔案涉及對象流動性較強，只有充分、全面了解情況才可能實現(xiàn)精準、快速統(tǒng)計，傳統(tǒng)檔案管理模式顯然難以做到，效率的低下導致效益也受到影響。數(shù)字化檔案管理的實現(xiàn)能夠幫助行政檔案快速歸檔，進而實現(xiàn)檔案的有效利用，數(shù)字化歸檔可以實時反映各類變動的精準數(shù)據(jù)，人員可更加便捷地對已儲存數(shù)字資料進行查詢和統(tǒng)計。檔案庫由實體檔案保管基地轉(zhuǎn)至信息管理中心，場所的轉(zhuǎn)換意味著工作的快捷高效，對于提升辦公效率、幫助使用單位精簡人員、推動單位現(xiàn)代化快速發(fā)展都有重要意義。

　　1.2有利于提高檔案利用率

　　傳統(tǒng)檔案管理是人力對于紙質(zhì)檔案的管理，工作量大、內(nèi)容繁雜，容易出現(xiàn)差錯，不僅查找和查詢困難，也在很大程度上降低了檔案資源利用的有效性。數(shù)字化檔案管理可以幫助使用者在最短時間內(nèi)精準查找所需文檔，與此同時，將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理還可以使得檔案的管理和使用擺脫時間和地域的束縛，在減少誤差的同時，極大提升整體檔案利用效率。

　　1.3有利于提高經(jīng)濟效益

　　市場競爭力的加劇為使用單位帶來了一定挑戰(zhàn)，單位的快速發(fā)展使得檔案信息量呈現(xiàn)爆發(fā)式增長，而滯后的檔案管理方式使得檔案作用無法得到有效發(fā)揮，信息量與工作方式間存在巨大矛盾。檔案數(shù)字化改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案形式，不僅可以有效減少儲存空間，也能夠在很大程度上減少對于紙質(zhì)檔案的保管費用，檔案查閱更加準確、高效、便捷。

　　02、使用單位數(shù)字化檔案管理存在的問題

　　2.1人員整體素質(zhì)不高

　　使用單位檔案管理人員知識以及理念更新的速度滯后于信息化推進的速度，個人專業(yè)素質(zhì)無法滿足現(xiàn)代檔案管理需求。數(shù)字化檔案管理與人工管理相比有較大差異，但是使用單位檔案管理人員在信息化背景下仍沿用傳統(tǒng)工作模式實施管理，致使工作質(zhì)量以及工作效率遲遲得不到有效提升。

　　2.2現(xiàn)代化設備不足

　　當前，部分單位數(shù)字化檔案管理受限的主要原因是現(xiàn)代化設備不足，部分單位只將計算機用于日常工作，未將其在紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換中充分利用。除此之外，部分單位尚不存在規(guī)范的檔案管理制度，對于檔案的歸檔保管缺乏行之有效的制度和標準，檔案隨意擺放，不定時進行整理和清潔，且不重視防霉、防火工作，極易造成檔案的損毀和丟失，造成檔案資源浪費。

　　2.3信息共享缺乏

　　目前各使用單位“信息孤島”特點明顯，無論是單位內(nèi)部還是與其他機構(gòu)間都缺乏信息的實時有效溝通，檔案信息或者分散或重復保存，不僅可能在儲存過程中出現(xiàn)誤差，且重復性工作會加大人員工作負擔，阻礙工作質(zhì)量的提升，而在檔案信息的查詢和利用中，也會存在諸多不便，這與現(xiàn)代化社會要求準確性強、時效性高的檔案管理需求不符。

　　03、新形勢下使用單位檔案數(shù)字化管理策略

　　3.1樹立檔案數(shù)字化管理意識

　　使用單位若想實現(xiàn)檔案管理向數(shù)字化邁進，首先需要做的是轉(zhuǎn)變檔案管理人員工作觀念，樹立數(shù)字化管理意識，進而使其自主學習相關(guān)新知識，提升數(shù)字化管理技能。觀念是指導行為的重要因素，只有切實轉(zhuǎn)變管理觀念，才可能最終實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。

　　3.2完善現(xiàn)代化設備

　　現(xiàn)代化設備是實現(xiàn)檔案管理信息化、數(shù)字化發(fā)展的必要條件，所以使用單位要在自身發(fā)展實際需求的基礎上開展調(diào)查研究，廣泛聽取相關(guān)工作人員以及專家學者的建議，加大該方面的資金投入，引進先進且合適的辦公設備，合理使用經(jīng)費，在做出合理預算的條件下發(fā)揮資金的最大作用，引進高質(zhì)量現(xiàn)代化設備，為檔案管理數(shù)字化發(fā)展奠定基礎。

　　3.3構(gòu)建完善檔案管理體系

　　在信息化發(fā)展背景下，檔案信息數(shù)字化管理是必然方向，對于使用單位來說，構(gòu)建系統(tǒng)完善的檔案管理體系極為關(guān)鍵，是實現(xiàn)資源共享、打破“信息孤島”、提升檔案信息利用有效性的重要一環(huán)，進一步幫助單位實現(xiàn)工作效率的提升。

　　3.4加強檔案管理人員培訓

　　數(shù)字化管理的趨勢使得使用單位內(nèi)部對于專業(yè)數(shù)字化管理人才的需求加大，只有專業(yè)人員才可能實現(xiàn)傳統(tǒng)管理模式的更新和轉(zhuǎn)換。而當前形勢下，各級使用單位專業(yè)人才匱乏，因此加強對于檔案管理人員培訓極為關(guān)鍵。定期培訓的開展可以幫助人員轉(zhuǎn)變檔案管理意識，認識到數(shù)字化管理對于整個單位工作順利開展的重要意義，熟練應用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備進行檔案的數(shù)字化管理，快速從繁雜的信息中對有價值信息進行提取，進而在很大程度上提升管理的有效性。

　　04、結(jié)語

　　使用單位的檔案信息起到的作用很大，直接影響單位發(fā)展質(zhì)量，而傳統(tǒng)檔案管理模式在信息化快速發(fā)展新形勢下，已經(jīng)逐步不能滿足單位發(fā)展需求，數(shù)字化管理成為最主要趨勢。數(shù)字化管理的實現(xiàn)將推動使用單位整體向智能化、信息化、現(xiàn)代化方向發(fā)展，以幫助提升檔案管理的效率，更好地完成工作。