什么是人事檔案規(guī)范化管理？

　　人事檔案規(guī)范化管理是指根據(jù)組織、人事、勞動等部門的現(xiàn)實要求，科學地、系統(tǒng)地、動態(tài)地管理人事檔案，使人事檔案發(fā)揮更大效能，更好地為社會主義現(xiàn)代化建設服務。

　　科學地管理人事檔案，就是按照人事檔案形成的客觀規(guī)律，在檔案學理論和組織人事理論的指導下，通過建立人事檔案管理的法規(guī)體系，對人事檔案進行科學的組織和加工，保證人事檔案的真實、完整、安全和實用，做到收集完整、鑒定準確、整理有序、保管安全、利用方便。

　　什么是人事檔案

　　系統(tǒng)地管理人事檔案，就是按照人事檔案的類別、形式、性質和特點進行分類和整合，保持人事檔案內容和形式之間的內在聯(lián)系，做到層次分明，項目清楚，結構合理，體系完整。動態(tài)地管理人事檔案，就是采用電子計算機等高新技術和手段，形成人事檔案的網絡體系，積極開發(fā)人事檔案信息資源，實現(xiàn)人事檔案信息資源的共享。

　　由此可見，科學性、系統(tǒng)性、動態(tài)性是人事檔案規(guī)范化管理的顯著特征。

　　人事檔案規(guī)范化管理的目標

　　人事檔案規(guī)范化管理是一項理論性和實踐性都很強的活動，內容很豐富，任務很繁重，就其整體而言，其總的目標主要有以下五項：

　　1收集完整

　　人事檔案材料的來源具有多維性、廣泛性和分散性的特點，只有完整、全面地收集人事檔案材料，才能使人事檔案濃縮一個人的全貌，做到“檔即其人”，才能為各級組織、人事、勞動等部門了解人、選拔人和使用人提供重要依據(jù)。因此，完整地收集人事檔案材料，必須做到：明確收集歸檔的范圍；制定收集工作制度；采用先進科學的收集方法，如整理前收集和整理后收集、內部收集和外部收集、縱向和橫向收集、經常和突擊收集等。

　　2鑒別準確

　　鑒別是保證人事檔案真實、完整、精練、實用四者有機統(tǒng)一的重要手段，只有內容真實、準確和完整的人事檔案，才能正確反映人員的經歷和德才表現(xiàn)，才能為組織人事勞動等部門提供正確可靠的依據(jù)，保證黨的組織人事路線方針政策的貫徹執(zhí)行。為此，鑒別工作必須始終堅持去偽存真、取之有據(jù)、舍之有理，具體問題具體分析的原則，采用“看”（歸檔材料是否準確）、“辨”（辨別材料是否真實）、“查”（材料是否完整）、“篩”（保持材料精練）、“審”（手續(xù)是否完備）等方法，使歸檔的材料能客觀、準確地反映人員的情況。

　　3整理有序

　　整理是對收集并經過鑒別的人事檔案材料以個人為單位加工成卷的過程。其目的是使人事檔案材料系統(tǒng)化、條理化、規(guī)范化。其總要求是分類準確，編排（歸檔）有序，目錄清楚，裝訂整齊。重點是分類和編排（歸類），它是人事檔案整理工作的關鍵。分類和編排（歸類）必須堅持性質判斷、內容判斷和同一標準判斷的原則。

　　4保管安全

　　人事檔案的保管工作，就是根據(jù)黨和國家有關檔案工作、保密工作的法規(guī)和制度，按照人事檔案管理和利用的要求，對人事檔案所實施的安全、保密、保護和科學存放的活動。安全、保密、有效保護是人事檔案保管工作的核心和宗旨。因此，人事檔案的保管工作必須做到：

　?、賵猿旨薪y(tǒng)一、分級管理的原則；

　?、趯嵭锌茖W保管、確保工作質量；

　?、蹐猿帧傲馈?、“十不準”，加強安全保密工作；

　?、芨纳票９軛l件，做好基礎工作。

　　在信息化條件下，不僅要注重人事檔案實體安全，還要注意保障人事檔案信息內容的安全。

　　5利用方便

　　開發(fā)人事檔案信息資源并有效提供利用，是人事檔案管理活動的根本目的。只有提供利用，為組織、人事、勞動等部門服務，才能發(fā)揮人事檔案的作用，產生社會效益和經濟效益。同時，也可使人事檔案工作質量得到檢驗和提高。人事檔案提供利用是一項政策性、業(yè)務性強很的工作，必須堅持保密原則、需要原則、有效原則和客觀原則。因此，除了提供人事檔案原件外，還需要利用人事檔案管理系統(tǒng)建立個人檔案信息，編制專題信息資源，開展多種形式的主動服務、聯(lián)機檢索、信息推送服務等。