近期，筆者在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)有的單位有的同志在檔案怎樣整理方面還存在一些不足。那么，檔案工作究竟要怎么做才算規(guī)范呢？筆者查詢相關(guān)文件，總結(jié)了一些機(jī)關(guān)檔案工作（傳統(tǒng)檔案）基礎(chǔ)知識(shí)。

　　檔案怎樣整理

　　一、什么是檔案，什么是機(jī)關(guān)檔案？

　　《檔案法》第二條規(guī)定：檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》第二條規(guī)定：機(jī)關(guān)檔案是指機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成的，對(duì)國家和社會(huì)有查考、利用和保存價(jià)值的各種形式、各種載體的歷史記錄。

　　二、機(jī)關(guān)檔案包括哪些？

　　根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》，下列文件材料應(yīng)當(dāng)納入收集范圍：機(jī)關(guān)在日常公務(wù)活動(dòng)中形成的歸檔文件材料；機(jī)關(guān)設(shè)立臨時(shí)機(jī)構(gòu)處理專項(xiàng)工作、處置突發(fā)事件、舉辦重要活動(dòng)等形成的歸檔文件材料；機(jī)關(guān)承擔(dān)重大建設(shè)項(xiàng)目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料；機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)撤銷形成的歸檔文件材料；機(jī)關(guān)向社會(huì)和個(gè)人征集的、與機(jī)關(guān)有關(guān)文件材料等。

　　具體的，機(jī)關(guān)檔案歸檔范圍如下：

　　（一）文書、科技（科研、基建、設(shè)備）、人事、會(huì)計(jì)檔案；

　?。ǘC(jī)關(guān)履行行業(yè)特有職責(zé)形成的專業(yè)檔案；

　?。ㄈ┱掌?、錄音、錄像等音像檔案；

　?。ㄋ模I(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體檔案；

　?。ㄎ澹┯≌隆㈩}詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、證書、公務(wù)禮品等實(shí)物檔案；

　?。┢渌麢n案。

　　但是，以下這些文件不需歸檔：

　　1、上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料：

　?。?）上級(jí)機(jī)關(guān)任免、懲處非本單位工作人員的文件；

　?。?）上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)性供參閱、不需辦理的文件。

　　2、本單位的文件材料：

　　（1）無查考、利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件及重份文件；

　?。?）未經(jīng)會(huì)議討論、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效的文件；

　?。?）一般性文件歷次修改稿；

　?。?）有關(guān)工作參考的文件材料；

　?。?）單位主要負(fù)責(zé)人兼任職務(wù)的外單位形成的與本單位無關(guān)的文件材料。

　　3、同級(jí)單位文件材料：

　　（1）參加非本單位主管機(jī)關(guān)召開的會(huì)議，不需要貫徹執(zhí)行和無參考價(jià)值的文件材料；

　　（2）同級(jí)單位抄送的，無需辦理的文件材料。

　　三、要?dú)w檔的文件材料怎樣規(guī)范整理？

　　四、怎樣的文件才能算一件檔案？

　　實(shí)際工作中，歸檔文件一般以每份文件為一件來處理，那么，怎樣的文件才能算一件檔案？一般情況下，是這樣確定的：

　　六、檔案文件要怎樣分類？

　　檔案文件一般采用年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行三級(jí)分類。

　　按年度分類，將文件按其形成年度分類

　　跨年度一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)

　　涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度

　　跨年度形成的會(huì)議文件歸入閉幕年

　　跨年度辦理的文件歸入辦結(jié)年

　　當(dāng)形成年度無法考證時(shí)，年度為其歸檔年度，并在附注項(xiàng)加以說明

　　按機(jī)構(gòu)(問題)分類，將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問題)分類

　　機(jī)構(gòu)分類法與問題分類法應(yīng)選擇其一適用，不能同時(shí)采用

　　采用機(jī)構(gòu)分類的，應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門

　　采用問題分類的，應(yīng)按照文件內(nèi)容所反映的問題對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類

　　按保管期限分類，將文件按劃定的保管期限分類。

　　規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，可以采取年度—保管期限等方法進(jìn)行兩級(jí)分類

　　七、編排目錄

　　為了方便檢索利用檔案，還需要對(duì)歸檔文件編排目錄（編目）。

　　編目方法：

　　歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號(hào)順序編制歸檔文件目錄。

　　歸檔文件應(yīng)逐件編目。

　　歸檔文件目錄使用電子表格進(jìn)行編制。

　　歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)打印裝訂成冊(cè)。

　　編目要求：

　　編目應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，便于檢索為準(zhǔn)；

　　來文與復(fù)文作為一件時(shí)，對(duì)復(fù)文的編目應(yīng)體現(xiàn)來文內(nèi)容；

　　歸檔文件目錄設(shè)置序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目；

　　目錄表格采用A4幅面；

　　訂成冊(cè)的歸檔文件目錄，應(yīng)編制封面。封面設(shè)置全宗號(hào)、全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊(cè)，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊(cè)。

　　至此，傳統(tǒng)檔案整理歸檔工作才算完成。

　　特別指出，新時(shí)代，信息化技術(shù)已經(jīng)融入到社會(huì)各行各業(yè)，在加強(qiáng)傳統(tǒng)檔案管理的同時(shí)，隨著電子文件的爆炸式增長(zhǎng)，還要重視對(duì)電子檔案的管理，電子檔案管理工作筆者將在下一篇詳細(xì)介紹。