開展數(shù)字化檔案的請示一直以來，由于城建檔案尚未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，城建檔案的查詢利用面臨著實(shí)體紙質(zhì)檔案調(diào)閱次數(shù)頻繁、檔案原件重復(fù)使用頻率高損耗大、檔案利用效率低的問題。而且隨著社會對城建檔案利用需求的日益增長，也對城建檔案服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量提出了更高的要求，促使城建檔案管理部門不斷創(chuàng)新和改進(jìn)服務(wù)方式，提高社會滿意度和群眾獲得感。因此，城建檔案數(shù)字化建設(shè)是近年來城建檔案工作的重中之重。

　　開展數(shù)字化檔案的請示

　　2017年，北海市城市建設(shè)檔案館順利完成城建檔案信息管理系統(tǒng)項(xiàng)目的采購及建設(shè)，為城建檔案數(shù)字化成果應(yīng)用提供了技術(shù)和平臺保障。從2018年開始，市城市建設(shè)檔案館每年向財政申請專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)用于開展城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作，經(jīng)過2018年、2019年兩期的項(xiàng)目運(yùn)作已累計完成約147萬頁檔案的數(shù)字化加工。

　　今年，受新冠肺炎疫情的影響，城建檔案數(shù)字化三期項(xiàng)目較往年開展得稍晚，在完成項(xiàng)目采購、合同簽訂等前期工作后，項(xiàng)目于7月29日順利進(jìn)場。時間緊任務(wù)重，為確保項(xiàng)目如期完工，市城市建設(shè)檔案館與成交供應(yīng)商多次溝通，通過調(diào)整人員配置分工、優(yōu)化整理流程等多種舉措加快項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度，預(yù)計到年底可以完成約155萬頁的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。

　　通過城建檔案數(shù)字化建設(shè)，市城市建設(shè)檔案館加快推動檔案數(shù)字化成果應(yīng)用，城建檔案利用服務(wù)不斷改進(jìn)和創(chuàng)新升級。在查詢利用全過程中，省掉了傳統(tǒng)檔案利用中調(diào)取實(shí)體檔案等“跑腿”環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)了電子檔案的查閱、拷貝和打印利用，進(jìn)一步解放了人力，降低了耗時，大大提高了檔案利用效率。

　　城建檔案數(shù)字化建設(shè)及成果應(yīng)用，真正讓“信息多跑路、群眾少跑腿”、“最多跑一次”逐步落到實(shí)處，體現(xiàn)了方便群眾、服務(wù)群眾的宗旨，同時也對原始紙質(zhì)檔案起到一定的保護(hù)作用，增強(qiáng)了檔案的安全性。