怎么樣建設(shè)數(shù)字化檔案？檔案是單位、企業(yè)開展業(yè)務活動的重要工具和憑證型信息，是核心信息資源及重要資產(chǎn)。各省、市、集團及企業(yè)隨著機構(gòu)的擴大，下屬單位較多且層次復雜、分散等特點，所產(chǎn)生的各類型檔案更是數(shù)不勝數(shù)。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，檔案數(shù)量逐年遞增，在數(shù)以萬計的傳統(tǒng)檔案中想要準確而迅速地找到自己需要的檔案簡直像大海撈針，而在這科技日新月異的年代，檔案數(shù)字化的建設(shè)也變得尤為重要。

　　怎么樣建設(shè)數(shù)字化檔案

　　傳統(tǒng)的檔案信息一般還是以紙質(zhì)文檔為主，放置在檔案室里面，查找調(diào)用起來非常費時費力，而數(shù)字化檔案則是在對原檔案文檔進行掃描以后，可以迅速方便地把信息錄入到計算機數(shù)據(jù)庫中，利用網(wǎng)絡(luò)存儲檔案信息，檢索快捷方便，實現(xiàn)實時同步備份，存儲空間小，維護方便安全，還能借助網(wǎng)絡(luò)化特點更為便利的為全區(qū)域所利用。處在網(wǎng)絡(luò)信息化社會的時代，檔案工作將朝著多元化、先進化、開放化的方向發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)已是大勢所趨。

　　檔案數(shù)字化的優(yōu)勢

　　然而，檔案數(shù)字化是一項龐大的系統(tǒng)工程，需要大量的人力、物力以及財力的投入，建立一套標準的數(shù)字化流程，有組織的實施、監(jiān)控和管理。

　　1.建立標準的檔案管理服務流程

　　建立一套標準的檔案管理服務流程，從接收案卷到最后入庫上架，每個步驟經(jīng)過具體操作規(guī)范，嚴格根據(jù)各行業(yè)領(lǐng)域不同種類的案卷類型制定各類檔案的整理標準及規(guī)范。

　　檔案整理及數(shù)字化是對單位實體檔案資源進行系統(tǒng)整理后進行數(shù)字化建設(shè)，通過對檔案資料進行數(shù)字化加工處理，在加強檔案源文件保管質(zhì)量的同時，提高檔案信息利用效率，完善檔案信息利用。

　　2.數(shù)字化實施技術(shù)途徑

　　檔案數(shù)字化是將紙質(zhì)、聲像、實物等各種介質(zhì)的檔案通過掃描、音頻視頻采集和數(shù)碼照相等手段，錄入到計算機數(shù)據(jù)庫中，轉(zhuǎn)換成計算機中可以存儲的電子檔案。通過計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新形態(tài)管理電子檔案的數(shù)字化服務。

　　要注意一點的是，源文件一般都是紙質(zhì)檔案，而紙質(zhì)檔案介質(zhì)多種多樣，有打印紙、硫酸紙、繪圖紙等，記錄的方式也有手寫以及打印。要有效完成檔案數(shù)字化工作，除了具備相關(guān)掃描設(shè)備和圖像處理技術(shù)外，同時必須具體分析檔案特性。根據(jù)工作標準和流程，對數(shù)字化過程中每個環(huán)節(jié)的質(zhì)量監(jiān)管。

　　3.數(shù)字化加工現(xiàn)場環(huán)境搭建

　　數(shù)字化加工現(xiàn)場組建在局域網(wǎng)中，便于加工人員集中作業(yè)，相互協(xié)調(diào)配合，高效管理檔案掃描、圖像處理、文件收發(fā)等工作。檔案數(shù)字化加工人員必須經(jīng)過嚴格的面試、考試及格后才能錄用，同時提供個人簡歷及相關(guān)證件，雙方簽訂保密協(xié)議。工作人員由檔案數(shù)字化加工公司進行統(tǒng)一上崗培訓，具備檔案數(shù)字化加工的相關(guān)知識。

　　檔案數(shù)字化工作涉及環(huán)節(jié)多，工作量大。往往需要大量人員配合完成工作，這種情況尤其需要明確工作內(nèi)容與職責。

　　4.現(xiàn)場設(shè)備管理

　　檔案數(shù)字化加工過程中現(xiàn)場必須配備使用掃描儀設(shè)備、服務器、存儲介質(zhì)等，應當嚴格按照涉密設(shè)備進行管理和使用，不適用無保密保障的設(shè)備。

　　5.實時監(jiān)控

　　按照信息安全管理體系ISO270001的要求，對加工現(xiàn)場實施24小時監(jiān)控，及時掌握現(xiàn)場加工狀態(tài)，保證現(xiàn)場加工信息安全。