學校檔案管理系統(tǒng)的用戶可以將工作或者部門文檔文件分享到知識管理中進行管理，可以分享給某個用戶或者部門進行在線編輯或在線閱讀，知識文檔管理可以通過ＫＭ角色授權來進行授權，進行對用戶的閱讀或者操作權限進行區(qū)分。

　　學校檔案管理系統(tǒng)構建方案是依據(jù)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》、《數(shù)字檔案室建設指南（檔辦【２０１０】１１６號）》、教育部高校檔案管理２７號令、《國家電子文件管理工作規(guī)劃（２０１１－２０１５年）》、《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（ＧＢ／Ｔ２９１９４－２０１２）、《電子文件系統(tǒng)測試規(guī)范》（ＧＢＴ３１０２１．２－２０１４）等相關標準規(guī)范。圖片

　　根據(jù)學校的完整架構，搭建統(tǒng)一的資源中心，將各分支機構容納到同一平臺中，形成集中的教學資源中心，為教學資源的充分利用提供堅實的基礎解決。

　　對高校檔案進行收集、整理、保管利用等業(yè)務全流程管理。高校檔案智慧管理構建方案融合檔案業(yè)務咨詢服務、檔案信息化系統(tǒng)建設、數(shù)據(jù)資源建設、利用服務系統(tǒng)建設以及基礎設施建設等方面，實現(xiàn)檔案收集、整理、保管、利用的高度集成化和信息化。提供強大的檢索能力支撐，通過全文檢索、關鍵字檢索等快速精準的搜索，幫助學校教職工、學生自主獲取所需資料，提高校園內有效資源的傳遞和利用。