《會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)》是利用影像處理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)憑證影像的大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，為全行搭建一個(gè)安全高效共享利用的檔案管理平臺(tái)，功能包括憑證電子化管理和憑證實(shí)物管理。

　　憑證會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)：通過(guò)設(shè)備采集憑證影像，利用版面識(shí)別和OCR識(shí)別自動(dòng)提取憑證要素，對(duì)識(shí)別錯(cuò)誤的憑證分發(fā)到人工崗補(bǔ)錄；或者接收第三方提供的憑證影像及電子信息；系統(tǒng)對(duì)上述兩種渠道的影像進(jìn)行縮微并且存儲(chǔ)到影像內(nèi)容管理平臺(tái)，支持在線、近線和離線存儲(chǔ)以及對(duì)應(yīng)的查詢。

　　憑證實(shí)物管理：實(shí)現(xiàn)憑證實(shí)物的傳遞過(guò)程電子化管理、庫(kù)房管理以及借閱管理。傳遞過(guò)程電子管理包括網(wǎng)點(diǎn)憑證登記、網(wǎng)點(diǎn)憑證封袋、憑證收領(lǐng)、憑證采集、憑證塑封、憑證入箱、憑證入庫(kù)；庫(kù)房管理包括庫(kù)柜管理、庫(kù)區(qū)管理；借閱管理包括借閱登記、借閱審核、借閱歸還、借閱催還、檔案遺失登記。

　　會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)主要功能：憑證采集、憑證自動(dòng)識(shí)別，憑證信息人工補(bǔ)錄，憑證資料復(fù)核，憑證影像及信息存儲(chǔ)、憑證查詢（在線、近線、離線），實(shí)物憑證傳遞登記，庫(kù)房管理、借閱管理。

　　一、會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容

　　會(huì)計(jì)檔案，是指會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

　?。ㄒ唬?huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。

　　（二）會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬薄。

　?。ㄈ┴?cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

　?。ㄋ模┢渌悾恒y行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。

　　各單位應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

　　二、會(huì)計(jì)檔案機(jī)構(gòu)

　　1.綜合檔案室

　　綜合檔案室，是國(guó)家機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位建立的一種負(fù)責(zé)收集和保管本單位各種門類檔案的內(nèi)部性檔案管理機(jī)構(gòu)。綜合檔案室統(tǒng)管本單位黨政工團(tuán)、科技、會(huì)計(jì)、經(jīng)營(yíng)等方面的全部檔案。

　　2.會(huì)計(jì)檔案室

　　會(huì)計(jì)檔案室，是形成會(huì)計(jì)檔案較多的單位建立在財(cái)會(huì)部門的專門性會(huì)計(jì)檔案機(jī)構(gòu)。有些大型或特大規(guī)模的企業(yè)，為加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的集中統(tǒng)一管理，將所屬機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案有效集中起來(lái)保管，以保證會(huì)計(jì)檔案的齊全、系統(tǒng)、有序、得當(dāng)，需要建立專門的會(huì)計(jì)檔案室。

　　三、會(huì)計(jì)檔案的整理

　　1.會(huì)計(jì)憑證

　?。?）去掉憑證中的金屬物

　?。?）憑證以左上對(duì)齊為準(zhǔn)

　?。?）填寫會(huì)計(jì)憑證封面

　　會(huì)計(jì)憑證封面應(yīng)寫明單位名稱，年度、月份，本月共幾冊(cè)、本冊(cè)是第幾冊(cè)，記賬憑證的起訖編號(hào)、張數(shù)，并由會(huì)計(jì)主管、裝訂人分別簽名或蓋章。

　　對(duì)于數(shù)量過(guò)多的原始憑證，如收、發(fā)料單等，可以按上述要求單獨(dú)裝訂成冊(cè)，加上封面封底，并在封面注明記賬憑證日期、編號(hào)，存放在其他類會(huì)計(jì)檔案中，同時(shí)在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號(hào)。

　?。?）裝訂

　?。?）填寫會(huì)計(jì)憑證盒正面及側(cè)面

　　正面應(yīng)寫明單位名稱，起止時(shí)間，本月共幾冊(cè)、本盒是第幾冊(cè)，記賬憑證的起訖編號(hào)、張數(shù)、保管期限，由會(huì)計(jì)主管、立卷人分別簽名或蓋章，嚴(yán)格的大型企業(yè)還要編制全宗號(hào)、目錄號(hào)、卷號(hào)。

　　側(cè)面應(yīng)寫明哪年，幾月共幾冊(cè)，本盒是第幾冊(cè)，記賬憑證從第幾號(hào)到第幾號(hào)，保管期限，嚴(yán)格的大型企業(yè)還要編制全宗號(hào)、目錄號(hào)、卷號(hào)。

　　2.會(huì)計(jì)賬簿

　　整理歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)：

　?。?）跨年度連續(xù)使用的固定資產(chǎn)等賬簿，應(yīng)在使用完的那一個(gè)年度歸檔。

　?。?）訂本賬中的空白頁(yè)不能拆去，應(yīng)保持賬簿本身的完整性；

　?。?）活頁(yè)賬中的空白頁(yè)要拆去，然后在剩余賬頁(yè)的左或右上角編上頁(yè)碼，撤賬夾，加上賬簿封面封底，用脫脂線繩裝訂成冊(cè)；并把使用登記表或經(jīng)管人員一覽表填寫完整。

　?。?）會(huì)計(jì)賬簿案卷封面應(yīng)寫明單位名稱，賬簿名稱，所屬年度，卷內(nèi)張數(shù)，保管期限，并由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、立卷人簽名或蓋章。

　　3.財(cái)務(wù)報(bào)告

　　會(huì)計(jì)報(bào)表是按年度立卷。立卷時(shí)要區(qū)分不同的保管期限，年度報(bào)表要與季度、月份報(bào)表分開(kāi)，編寫頁(yè)號(hào)，分別組卷。按照歸檔的要求，裝訂時(shí)，加裝卷內(nèi)目錄、備考表和卷皮。

　　4.其他類會(huì)計(jì)檔案的整理立卷。

　　會(huì)計(jì)移交清冊(cè)、檔案保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)，每一個(gè)清冊(cè)就是一個(gè)保管單位，編一個(gè)卷號(hào)，不需整理。

　　采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，整理方法不變。

　　四、會(huì)計(jì)檔案的歸檔

　　1.整理、保管部門及人員

　　各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

　　移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

　　2.保管期限

　　會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為10年、30年。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。