檔案整理工作實(shí)施方案，就是按照文件材料的形成規(guī)律，根據(jù)科學(xué)的理論和方法，把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動(dòng)?！稒C(jī)關(guān)檔案整理規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）提出了檔案整理的基本原則，即“遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”。

　　檔案整理工作實(shí)施方案

　　一、檔案整理收集歸檔范圍

　　反映本單位工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種門類和載體的文件，均屬檔案整理收集歸檔范圍。任何個(gè)人不得將履行職責(zé)過程中形成的文件據(jù)為己有。

　　二、歸檔質(zhì)量要求

　　遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值和年度，便于保管和利用。文書、科技、會(huì)計(jì)、音像、電子、實(shí)物、照片以及專業(yè)等門類的歸檔文件和案卷質(zhì)量符合相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。

　　三、檔案整理收集歸檔時(shí)間

　　各種門類和載體的文件采用隨時(shí)收集和集中收集等有效方法，確保文件材料收集齊全、完整，有序排列、分類存放，便于日常查找利用。

　　黨務(wù)、行政管理文件于次年6月底以前整理歸檔。

　　科技文件在科技活動(dòng)結(jié)束或告一段落后3個(gè)月內(nèi)整理歸檔。

　　會(huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)整理立卷，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管1年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)集中保管。因工作需要推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意，最長不得超過2年。

　　音像文件在相關(guān)活動(dòng)結(jié)束或告一段落后3個(gè)月內(nèi)整理歸檔。

　　電子文件實(shí)時(shí)進(jìn)行邏輯歸檔，并對(duì)應(yīng)于紙質(zhì)文件的歸檔時(shí)間進(jìn)行物理歸檔。

　　重大活動(dòng)形成的文件在該項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束或告一段落后3個(gè)月內(nèi)整理歸檔。

　　專業(yè)文件按行業(yè)主管部門的規(guī)定時(shí)間整理歸檔，如無規(guī)定，則自行確定歸檔時(shí)間，且確定的歸檔時(shí)間不得超過2年。

　　重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理制度

　　為確保重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案收集整理的齊全完整，結(jié)合本單位實(shí)際，特制定本制度。

　　重大活動(dòng)是指在中華人民共和國境內(nèi)外組織舉辦的，對(duì)黨和國家、行業(yè)、地方具有重大意義或者重要國際影響的會(huì)議、會(huì)展、賽事、紀(jì)念、慶典等大型活動(dòng)；突發(fā)事件是指突然發(fā)生，造成或可能造成嚴(yán)重社會(huì)危害，需要采取應(yīng)急處置措施予以應(yīng)對(duì)的自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件和社會(huì)安全事件。

　　一、收集范圍

　?。ㄒ唬╊I(lǐng)導(dǎo)指示、批示，機(jī)構(gòu)成立及分工文件材料，工作制度、預(yù)案、方案、報(bào)告、報(bào)表、簡報(bào)、總結(jié)，會(huì)議材料，獎(jiǎng)懲材料，大事記、宣傳報(bào)道，各單位按照分工或職責(zé)形成的其他文件材料；

　?。ǘ┱掌浺?、錄像；

　?。ㄈI(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體信息；

　?。ㄋ模┯≌?、題詞、活動(dòng)標(biāo)志、證件、證書、紀(jì)念冊、紀(jì)念章、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)狀、牌匾、錦旗等實(shí)物檔案；

　　（五）其他具有保存利用價(jià)值的文件材料。

　　二、實(shí)施登記

　　負(fù)責(zé)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案登記工作的人員應(yīng)當(dāng)做好收集登記和日常管理工作，對(duì)重大活動(dòng)和突發(fā)事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、人員、內(nèi)容等項(xiàng)目全面準(zhǔn)確進(jìn)行登記，設(shè)置卷夾，將收到的文件分類臨時(shí)存放，方便日常利用。

　　三、及時(shí)歸檔

　　重大活動(dòng)和突發(fā)事件結(jié)束后3個(gè)月內(nèi)，將所形成的全部文件按規(guī)定整理歸檔，無論是否形成專題檔案，皆需形成專題目錄，由本單位檔案室集中統(tǒng)一管理，其他科室和個(gè)人不得據(jù)為己有。

　　檔案整理制度

　　一、檔案整理原則

　　檔案整理工作應(yīng)堅(jiān)持尊重和維護(hù)檔案的本質(zhì)特性，保持檔案文件之間的有機(jī)聯(lián)系，充分尊重和利用原有基礎(chǔ)，便于保管和利用。

　　二、檔案整理環(huán)節(jié)

　　檔案整理工作由辦公室組織實(shí)施，檔案人員負(fù)責(zé)對(duì)各種門類和載體的文件進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

　　黨務(wù)、行政管理紙質(zhì)文件由辦公室整理歸檔；會(huì)計(jì)文件由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)整理歸檔；科技文件、音像文件、電子文件、重大活動(dòng)形成的文件、專業(yè)文件由相關(guān)科室整理歸檔。

　　三、檔案分類排列

　?。ㄒ唬┪臅鴻n案采用“年度—保管期限”分類；其他門類和載體的檔案按照相應(yīng)的辦法和標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，綜合運(yùn)用“保管期限”“年度”“機(jī)構(gòu)（問題）”“工程項(xiàng)目”等方法分類。

　　（二）不同門類和載體的檔案分別排列；同一門類和載體的檔案按分類方案排列。

　　四、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)

　　文書、科技、會(huì)計(jì)、音像、電子以及專業(yè)等門類檔案，必須分別按照《歸檔文件整理規(guī)則》《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《照片檔案管理規(guī)范》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定整理歸檔。

　　專業(yè)文件按行業(yè)主管部門規(guī)定整理歸檔。

　　五、檔案基本編目

　?。ㄒ唬┌妇矸饷骓?xiàng)目“全宗名稱”“類目名稱”“案卷題名”“時(shí)間”“保管期限”“件、頁數(shù)”“檔號(hào)”等填寫齊全。

　　（二）案卷脊背項(xiàng)目“全宗號(hào)”“目錄號(hào)”“年度”“案卷號(hào)”等填寫齊全。

　?。ㄈn案盒封面和盒脊“全宗名稱”“全宗號(hào)”“年度”“保管期限”“起止件號(hào)（室）”“盒號(hào)”等填寫齊全。

　?。ㄋ模┮跃頌閱挝坏募堎|(zhì)文書檔案采用“全宗號(hào)—目錄號(hào)—案卷號(hào)”編制檔號(hào)；以件為單位的紙質(zhì)文書檔案采用“全宗號(hào)—檔案類別·年度—保管期限—件號(hào)”編制檔號(hào)；科技檔案采用“全宗號(hào)—目錄號(hào)/分類號(hào)—案卷號(hào)”編制檔號(hào)。會(huì)計(jì)檔案、電子檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等按照相關(guān)規(guī)定編制檔號(hào)。

　?。ㄎ澹┌妇砟夸?、卷內(nèi)文件目錄、歸檔文件目錄填寫齊全完整、規(guī)范；機(jī)讀目錄符合《文書檔案著錄細(xì)則與機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)交換格式》等規(guī)定。

　　檔案保管制度

　　一、嚴(yán)格執(zhí)行“集中統(tǒng)一管理”的檔案工作基本原則。

　　二、檔案人員應(yīng)科學(xué)管理檔案，非檔案管理人員不得進(jìn)入檔案庫房。

　　三、檔案庫房和檔案柜架適宜檔案的安全保管保護(hù)，配備“九防”設(shè)備并按照規(guī)定正確維護(hù)和使用。

　　四、按照規(guī)范對(duì)各種門類和載體的檔案排列入柜。檔案柜架排放整齊，編制《檔案資料存放示意圖》和檔案柜指引標(biāo)記。

　　五、定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行防火、防盜、防有害生物等“九防”安全檢查，做好檢查記錄；堅(jiān)持每周4次以上測記庫房溫度、濕度，根據(jù)需要采取調(diào)節(jié)措施，確保溫度控制在14℃-24℃、濕度控制在45%-60%之間；定期檢查維護(hù)檔案庫房設(shè)施設(shè)備，確保正常運(yùn)轉(zhuǎn)；定期清掃除塵，保持庫房清潔；定期采取措施，防治鼠蟲霉等。

　　六、檔案庫房不得存放與檔案保管、保護(hù)無關(guān)的物品。

　　檔案利用制度

　　一、凡查（借）閱檔案者，應(yīng)如實(shí)填寫《檔案利用登記表》。

　　二、本單位人員因工作需要查（借）閱檔案按以下規(guī)定辦理：

　?。ㄒ唬┎椋ń瑁╅喴话銠n案的，需經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人簽字同意。

　?。ǘ┎椋ń瑁╅嘃h組會(huì)議記錄、行政辦公會(huì)議記錄、有關(guān)控制數(shù)字等需要保密檔案的，需經(jīng)本單位檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，經(jīng)簽字同意后方可查（借）閱。

　　三、其他單位因工作需要查（借）閱檔案，查（借）閱者須持單位介紹信，重要檔案經(jīng)本單位主要領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，一般檔案經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可查（借）閱。

　　四、檔案利用一般于工作時(shí)間內(nèi)在閱覽室進(jìn)行。遇特殊情況需借出利用時(shí)，須經(jīng)本單位主要領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。檔案借閱時(shí)間不得超過5天，確需繼續(xù)利用的，應(yīng)當(dāng)重新辦理借閱手續(xù)。

　　五、查（借）閱檔案人員不得擅自摘抄、復(fù)印、照相、翻拍檔案或借給他人；不得擅自公布檔案內(nèi)容；不得在檔案上圈點(diǎn)、勾劃、作記號(hào)，不得撕毀檔案；不得有其他有可能造成檔案損毀的行為，違者將依法追究責(zé)任。檔案室應(yīng)安裝視頻監(jiān)控設(shè)備。

　　六、檔案人員熱情提供檔案利用服務(wù)，對(duì)歸還檔案進(jìn)行卷數(shù)、頁數(shù)等安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)匯報(bào)解決。同時(shí)，如實(shí)填寫《檔案利用效果登記表》。

　　檔案統(tǒng)計(jì)移交制度

　　一、機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)當(dāng)建立完善統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)所保管不同形式檔案、檔案年度整理、檔案年度出入庫、檔案設(shè)施設(shè)備、檔案查閱利用、檔案移交進(jìn)館、檔案鑒定銷毀、檔案信息化、檔案工作人員、檔案社會(huì)化服務(wù)等情況定期統(tǒng)計(jì)并建立臺(tái)賬。

　　二、統(tǒng)計(jì)結(jié)果以紙質(zhì)和電子版兩種形式保存，數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

　　三、按要求及時(shí)向檔案工作主管部門報(bào)送檔案工作統(tǒng)計(jì)調(diào)查表。

　　四、根據(jù)《中華人民共和國檔案法》規(guī)定，按照市檔案局、市檔案館的統(tǒng)一安排，向市檔案館移交符合檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的檔案及其他資料。移交時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)移交檢索工具、編研成果，傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字復(fù)制件應(yīng)當(dāng)與檔案原件一并移交；移交前，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定做好移交檔案的密級(jí)變更或解除工作，并提出劃控與開放意見。

　　五、檔案人員調(diào)離工作崗位，必須辦理移交手續(xù)，編制交接清單，交接雙方應(yīng)根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，與見證方一同在交接清單上簽字。遇有“賬實(shí)不符”的情況，應(yīng)查明原因、分清責(zé)任、及時(shí)處理。

　　檔案鑒定銷毀制度

　　一、根據(jù)本單位工作的需要和為國家積累歷史文化經(jīng)濟(jì)等財(cái)富的需要，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，準(zhǔn)確地確定檔案的保存價(jià)值。

　　二、由本單位分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)科室負(fù)責(zé)人組成檔案鑒定銷毀工作領(lǐng)導(dǎo)小組，全面負(fù)責(zé)本單位檔案鑒定銷毀工作。辦公室負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)，檔案人員按照職責(zé)參加鑒定銷毀工作并對(duì)會(huì)計(jì)檔案、科技檔案的鑒定銷毀工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

　　三、鑒定檔案的價(jià)值要根據(jù)本單位《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》進(jìn)行。應(yīng)當(dāng)定期對(duì)達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定處置。鑒定工作應(yīng)當(dāng)在檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制下進(jìn)行，由辦公室負(fù)責(zé)人主持，檔案鑒定銷毀工作領(lǐng)導(dǎo)小組開展工作，必要時(shí)可邀請相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c。

　　四、檔案鑒定工作采用由鑒定人員對(duì)案卷逐卷逐件分析、研究的方法進(jìn)行，鑒定結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)形成鑒定工作報(bào)告。對(duì)仍需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限并做出標(biāo)注；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定程序予以銷毀。

　　五、嚴(yán)格遵守《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》關(guān)于檔案銷毀的要求。經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀。

　?。ㄒ唬C(jī)關(guān)檔案室編制檔案銷毀清冊，列明擬銷毀檔案的檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、形成時(shí)間、應(yīng)保管期限、已保管時(shí)間和銷毀時(shí)間等內(nèi)容，按檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制報(bào)請審核批準(zhǔn)。

　?。ǘ┍締挝环止軝n案工作領(lǐng)導(dǎo)、辦公室負(fù)責(zé)人、檔案部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案部門經(jīng)辦人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人均應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽署意見。

　?。ㄈ┍締挝粰n案部門組織檔案銷毀工作，并與相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；在檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。銷毀清冊應(yīng)當(dāng)永久保存。

　?。ㄋ模n案銷毀應(yīng)當(dāng)在指定場所進(jìn)行。電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件需要銷毀的，除在指定場所銷毀離線存儲(chǔ)介質(zhì)外，還應(yīng)當(dāng)確保電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件從系統(tǒng)中徹底刪除。銷毀時(shí)應(yīng)當(dāng)留存電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件元數(shù)據(jù)，并在管理過程元數(shù)據(jù)、審計(jì)日志中自動(dòng)記錄銷毀活動(dòng)。涉密檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)符合《國家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。

　　資料收集制度

　　一、收集范圍

　?。ㄒ唬┓从潮締挝徊煌瑲v史時(shí)期各種史料、刊物、志書、大事記、年鑒、歷史沿革、機(jī)構(gòu)沿革。

　?。ǘ┡c本單位各項(xiàng)工作有關(guān)的政策法規(guī)匯編及其他文件匯編，各類統(tǒng)計(jì)資料，內(nèi)部通訊。

　?。ㄈ┫到y(tǒng)反映本單位活動(dòng)編輯的簡報(bào)。

　?。ㄋ模┳值?、百科全書、專業(yè)辭典、手冊等工具書。

　　（五）有選擇地收藏一部分革命領(lǐng)袖著作以及其他資料。

　　二、收集方法

　　檔案工作人員應(yīng)掌握本單位編印發(fā)行資料的信息，及時(shí)將資料收進(jìn)檔案室；根據(jù)利用工作反饋信息收集，或向領(lǐng)導(dǎo)建議訂購相關(guān)資料。

　　三、資料整理

　　本單位檔案室收集的資料，應(yīng)根據(jù)《中國圖書資料分類法》，結(jié)合運(yùn)用作者（出版者）、內(nèi)容、時(shí)間、載體形式等特征進(jìn)行分類、排列、整理和編制目錄、索引。

　　四、資料管理

　?。ㄒ唬┵Y料由檔案人員負(fù)責(zé)管理。

　　（二）凡借閱資料，應(yīng)當(dāng)辦理登記手續(xù)。

　?。ㄈ┙栝喺邞?yīng)愛護(hù)各類資料，按期歸還。如丟失、損壞，應(yīng)照價(jià)賠償。

　　電子文件歸檔與管理制度

　　一、歸檔電子文件應(yīng)與其他門類和載體的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。電子文件歸檔管理應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)，具體承辦電子文件歸檔工作。本單位檔案室負(fù)責(zé)全過程管理。

　　二、本單位主要活動(dòng)產(chǎn)生的電子文件，具有重要憑據(jù)、依據(jù)和參考利用價(jià)值的，應(yīng)按要求歸檔。重點(diǎn)收集定稿電子文件、正式電子文件。此外還包括數(shù)據(jù)文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、計(jì)算機(jī)程序、多媒體文件等。

　　三、電子文件的歸檔方式包括邏輯歸檔和物理歸檔，并以物理歸檔為主。

　　四、實(shí)施邏輯歸檔時(shí)，具體經(jīng)辦人完成電子文件歸檔操作；檔案人員參與設(shè)備更新時(shí)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作并作更新記錄，會(huì)同計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理人員設(shè)定查詢歸檔電子文件權(quán)限；網(wǎng)絡(luò)管理人員應(yīng)把歸檔電子文件的物理地址存放于指定的計(jì)算機(jī)服務(wù)器，采取可靠的備份措施；檔案人員、網(wǎng)絡(luò)管理人員要及時(shí)清理計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)上重復(fù)的電子文件。

　　五、實(shí)施物理歸檔時(shí)，歸檔電子文件存儲(chǔ)的載體應(yīng)注明是否經(jīng)過檢毒和消毒處理，有隱患的數(shù)據(jù)文件不得歸檔；電子文件按年度—保管期限分類；歸檔電子文件經(jīng)分類排列后，應(yīng)著錄標(biāo)引，編制機(jī)讀目錄和檔號(hào)。

　　六、各電子文件的形成科室應(yīng)定期對(duì)歸檔范圍的電子文件制作脫機(jī)備份。歸檔電子文件一式三套，一套封存保管，一套供查閱利用，一套異地保存。需永久、長期保存的電子文件，應(yīng)制作紙質(zhì)版本并歸檔；轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)版本的，應(yīng)及時(shí)歸入相應(yīng)門類的紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理。

　　七、歸檔電子文件應(yīng)直立存放于防磁柜中，溫度控制在17℃—20℃，相對(duì)濕度控制在35%—45%，距離強(qiáng)磁物10米以上。

　　八、歸檔電子文件，每年抽檢一次，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采用復(fù)制的方式補(bǔ)救，但原載體保留時(shí)間不少于四年。對(duì)歸檔電子文件的復(fù)制采用只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤等，禁用軟磁盤。

　　九、檔案室配備與業(yè)務(wù)部門相互兼容的計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)，保證歸檔電子文件有效識(shí)讀，封存的歸檔電子文件不得利用和外借。

　　十、銷毀歸檔電子文件，需經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，有關(guān)業(yè)務(wù)科室和檔案室審核，編制銷毀清冊，并確保載體與信息徹底銷毀。

　　檔案保密制度

　　一、檔案工作人員和利用人員要嚴(yán)格遵守《中華人民共和國保密法》《中華人民共和國檔案法》《保密守則》等有關(guān)規(guī)定，增強(qiáng)保密意識(shí)，嚴(yán)守保密紀(jì)律，確保檔案安全。

　　二、檔案、資料的查（借）閱和摘抄、復(fù)印，要嚴(yán)格按照《檔案利用制度》進(jìn)行。

　　三、檔案人員不得擅自將檔案、資料外借或帶出檔案室，更不能擅自幫助別人復(fù)制、摘抄檔案，必須復(fù)制和摘抄的應(yīng)逐級(jí)請示，并須經(jīng)原定密機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，堅(jiān)決杜絕失泄密事件發(fā)生。

　　四、利用檔案的人員必須遵守保密工作制度，不得擅自進(jìn)入檔案庫房，不得翻看與查閱檔案無關(guān)的內(nèi)容，不得泄露檔案工作相關(guān)秘密。

　　五、堅(jiān)持檔案保密檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)處理，若發(fā)現(xiàn)檔案遺失、失泄密事件，及時(shí)采取補(bǔ)救措施，認(rèn)真追查責(zé)任，嚴(yán)肅處理。

　　六、定期組織檔案庫房安全檢查，開展保密教育和保密培訓(xùn)。