電子檔案掃描要求根據(jù)紙質檔案原件實際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計算機網絡和存儲條件等選擇相應的掃描設備，和進行相關參數(shù)的設置和調整。參數(shù)的設置和調整應保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。

　　電子檔案掃描要求

　　(一)檔案掃描方式

　　1.根據(jù)檔案幅面的大小選擇相應規(guī)格的掃描儀或專業(yè)掃描儀進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面平板直接掃描，或采用縮微拍攝后膠片轉數(shù)字化。沒相應設備的一般采用小幅面掃描后進行圖像拼接的方式處理。

　　2.紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式;紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式。

　　3.掃描方式的選擇以不損傷檔案原件為原則。

　　(二)檔案掃描分辨率

　　1.掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，應以掃描后的圖像清晰、完整，不影響圖像的利用效果為準。

　　2.不論采用何種色彩模式，一般情況下，掃描分辨率大于或等于100dpi即可。如果檔案文字偏小、密集、清晰度差等，可適當提高分辨率。

　　3.需要進行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率應大于或等于200dpi。

　　(三)檔案掃描色彩模式

　　1.掃描色彩模式有黑白二值、灰度、彩色等。

　　2.用黑白二值模式掃描，形成的圖像文件所占用的空間較小，適用于頁面為黑白兩色，字跡清晰，不帶插圖的檔案。

　　3.灰度模式適用于頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差，或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案。

　　4.彩色模式掃描形成的圖像文件所占用的空間較大，但能直接反映檔案的原貌，用途廣泛，并且可根據(jù)需要把彩色圖像轉換成黑白二值或灰度。頁面有紅頭、印章或有照片、彩色插圖的檔案應采用彩色模式。

　　(四)檔案掃描登記登記掃描檔案的頁數(shù)、色彩模式、分辨率等，如需要進行OCR識別的檔案應注明。在登記的同時應注意核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理登記單填寫掃描件的頁數(shù)是否一致，發(fā)現(xiàn)漏掃或錯掃時應及時補掃，并在登記表上注明原因和處理方法。