在數(shù)字化的大背景下,國(guó)家對(duì)檔案管理提倡紙質(zhì)檔案掃描電子檔案的方式。2020年最新修訂的檔案法中電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證同年11月，國(guó)家檔案局辦公室又針對(duì)電子檔案的單套管理發(fā)出了征詢意見(jiàn)稿,檔案能夠單獨(dú)以電子形式歸檔,同時(shí)，大力開(kāi)展企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)工作。

　　紙質(zhì)檔案掃描電子檔案

　　需要配置一定數(shù)額的有較高專業(yè)知識(shí)、有一定學(xué)歷、有很強(qiáng)責(zé)任心的專職管理人員。這些都是一筆龐大的開(kāi)支。

　　1、紙質(zhì)檔案容易毀損。盡管人們千方百計(jì)地，不惜重金地對(duì)紙質(zhì)檔案，特別是那些重要的歷史檔案進(jìn)行搶救和保護(hù)。但是由于種種原因，每年都有相當(dāng)數(shù)量的紙質(zhì)資料、文獻(xiàn)被毀損或消失。有些檔案庫(kù)房年久失修漏雨，造成檔案破損、霉變，一旦毀損，便造成不可估量的損失。

　　安全存儲(chǔ)：企業(yè)可以根據(jù)自身的需求將大量的原始檔案可以集中在計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)介質(zhì)中，檔案電子化之后存儲(chǔ)在電腦硬盤(pán)中，占空間小，易于保存，遷移也非常方便并通過(guò)專網(wǎng)進(jìn)行傳播。

　　2、便于查詢和未來(lái)開(kāi)發(fā)使用：有了數(shù)字化的檔案資料，就可以在電子檔案軟件系統(tǒng)中對(duì)檔案進(jìn)行管理利用，無(wú)論是瀏覽、查詢，還是統(tǒng)計(jì)、分析，或者是借閱、轉(zhuǎn)出，所有工作都可以在電子檔案系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，大大節(jié)省了人力物力，提高了工作效率。

　　時(shí)至今日隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，企業(yè)信息化水平和精細(xì)化管理制度的提升，國(guó)家層面上也出臺(tái)了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和戰(zhàn)略規(guī)劃，電子檔案也隨之發(fā)展和完善，越來(lái)越受到人們的推崇目前也正在大力推行紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，實(shí)行雙套制保存，即紙質(zhì)一套，數(shù)字化一套，可以更好地為需求者提供全方位的服務(wù)。