檔案管理的檔案數(shù)字化系統(tǒng)包括：檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)、統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)、統(tǒng)一權(quán)限管理平臺(tái)、全文搜索引擎、安全保障平臺(tái)以及及時(shí)消息平臺(tái)等檔案管理相關(guān)的基礎(chǔ)系統(tǒng)。

　　近期，中博奧信息技術(shù)有限公司上線(xiàn)運(yùn)行了公共資源交易檔案數(shù)字化系統(tǒng)，全面實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目歸檔自動(dòng)化，項(xiàng)目查詢(xún)電子化，項(xiàng)目存儲(chǔ)智能化。

　　中博奧信息技術(shù)有限公司以交易項(xiàng)目標(biāo)段（包）為主體標(biāo)識(shí)，交易流程為運(yùn)行路徑，通過(guò)信息自動(dòng)歸檔功能，全面匯集電子資料、音視頻等數(shù)據(jù)，將全流程檔案數(shù)據(jù)鏈智能封裝存儲(chǔ)，做到了交易檔案“零丟失、零差錯(cuò)、零失誤”，確保以檔案真實(shí)還原交易真實(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理新突破。

　　檔案數(shù)字化系統(tǒng)

　　一是功能完善。系統(tǒng)開(kāi)發(fā)涵蓋檔案配置、檔案歸檔、檔案利用、數(shù)據(jù)采集、檔案統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)對(duì)接6項(xiàng)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)信息管理、案卷目錄管理、文件目錄管理、配置文件管理、電子檔案歸檔審批、變更歸檔審批、檔案查詢(xún)、檔案在線(xiàn)預(yù)覽、檔案下載、檔案授權(quán)、歸檔信息、下載信息、檔案信息統(tǒng)計(jì)等功能。

　　二是職責(zé)清晰。電子檔案使用人員包括招標(biāo)人（采購(gòu)人、出讓轉(zhuǎn)讓人）、投標(biāo)人（供應(yīng)商、受讓人）、公檢法、紀(jì)檢監(jiān)察、行政監(jiān)督、審計(jì)監(jiān)督等部分單位的工作人員，使用者可以對(duì)項(xiàng)目信息、檔案信息進(jìn)行在線(xiàn)閱覽；也可以對(duì)項(xiàng)目信息、檔案內(nèi)容進(jìn)行在線(xiàn)下載光盤(pán)刻錄等。檔案管理人員負(fù)責(zé)信息采集、歸檔核驗(yàn)、檔案處置、檔案配置、檔案借閱（調(diào)）等日常管理方面的工作。系統(tǒng)管理人員主要對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行運(yùn)行維護(hù)，包括日志管理、權(quán)限管理、系統(tǒng)配置等。

　　三是歸檔便捷。項(xiàng)目交易過(guò)程中的備案材料、立項(xiàng)文件、招標(biāo)公告、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、質(zhì)疑答復(fù)、中標(biāo)公示、合同簽訂、保證金退還以及音視頻資料等全部由系統(tǒng)集成。項(xiàng)目交易完成后，系統(tǒng)會(huì)按設(shè)定的目錄要求、流程環(huán)節(jié)、時(shí)間順序，自動(dòng)形成歸檔材料，只要項(xiàng)目歸檔發(fā)起人（主要是招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)）提交歸檔，交易中心檔案核驗(yàn)通過(guò)后就可形成一份完整的檔案。

　　四是查詢(xún)高效。檔案材料全部由交易平臺(tái)系統(tǒng)集成，自動(dòng)生成，只要材料齊全，就可在電腦上實(shí)行“一鍵”歸檔。歸檔后的材料，全部實(shí)行“云存儲(chǔ)”和智能化管理，只要輸入項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目名稱(chēng)、項(xiàng)目交易時(shí)間段的任意一項(xiàng)就可實(shí)行自動(dòng)檢索，即時(shí)查詢(xún)?cè)擁?xiàng)目的全部電子文件和音視頻資料檔案資料。

　　五是節(jié)省費(fèi)用。招標(biāo)代理公司制作紙質(zhì)檔案需要分類(lèi)、分項(xiàng)、分步進(jìn)行整理、印刷、裝訂，時(shí)間長(zhǎng)、費(fèi)用高。同時(shí)存放紙質(zhì)檔案交易中心也需要一定空間，并且對(duì)溫度、濕度要求非常高，給交易中心和招標(biāo)代理公司都帶來(lái)了很大不便。實(shí)行交易檔案數(shù)字化管理后，既節(jié)省了檔案存放空間，提高了歸檔工作效率，又減少了費(fèi)用開(kāi)支。據(jù)統(tǒng)計(jì)，交易中心每年大約形成2000多件檔案，僅裝訂費(fèi)用就為企業(yè)節(jié)省20多萬(wàn)元。

　　為全面推動(dòng)公共資源交易檔案數(shù)字化系統(tǒng)工作,市公共資源交易中心投資60多萬(wàn)元,對(duì)歷史檔案進(jìn)行了掃描，掃描工作結(jié)束后，泰安市公共資源交易檔案全部實(shí)現(xiàn)電子化管理。下一步將積極探索“線(xiàn)上檔案館”場(chǎng)景化模式，豐富完善在線(xiàn)搜索、在線(xiàn)閱覽、在線(xiàn)查詢(xún)等功能，進(jìn)一步為社會(huì)各界提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)。