檔案是個人或社會形成的有價值的歷史記錄，具有原始性、真實性、歷史性，它既是一種社會記憶的形態(tài)，也是社會記憶控制的對象，又是社會記憶控制的手段。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案的存在形式和載體已經(jīng)不局限于傳統(tǒng)紙質(zhì)版原始資料，電子檔案的出現(xiàn)已成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

　　任何事物的存在與發(fā)展都具有兩面性，電子檔案雖然在便捷性、高效性、快速性等方面比傳統(tǒng)檔案具有較大優(yōu)勢，但從其所依托的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、信息技術(shù)手段而言，具有較大風(fēng)險性。同時，當(dāng)下電子檔案還未能得到普及，發(fā)展平臺與技術(shù)手段尚不完善，因此，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案仍占據(jù)主導(dǎo)地位。

　　認(rèn)清檔案管理工作對事業(yè)單位發(fā)展的重要作用，加大對檔案管理工作的相關(guān)支持力度，形成高度重視，才能為檔案工作的展開提供優(yōu)良條件。事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)不斷創(chuàng)新，與時俱進(jìn)，優(yōu)化配置，分析利弊，將電子檔案與傳統(tǒng)檔案進(jìn)行融合，使其相互協(xié)調(diào)，互為補(bǔ)充，相輔相成，為更有效推動事業(yè)單位檔案管理工作穩(wěn)步前行。

　　1、電子檔案的定義、特性及其影響

　?。ㄒ唬╇娮訖n案的定義及特性

　　電子檔案指利用信息技術(shù)手段，按照檔案管理相關(guān)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，將傳統(tǒng)檔案文件信息化、數(shù)字化、符號化以及圖像化，在反映檔案客觀事實內(nèi)容的同時，以一種虛擬的、數(shù)據(jù)的形式存在。電子檔案打破了傳統(tǒng)將紙張作為檔案載體的唯一形式，將計算機(jī)、移動硬盤、磁盤等存儲設(shè)備作為新的承載方式，將檔案管理工作推上了新的臺階。

　　在互聯(lián)網(wǎng)盛行的時代里，信息技術(shù)為檔案管理工作帶來了諸多便利，相比傳統(tǒng)檔案而言，電子檔案在對檔案信息進(jìn)行智能化管理的過程中表現(xiàn)尤為突出。例如，電子檔案不僅在對檔案信息內(nèi)容進(jìn)行輸入、輸出、鑒定、保管、查找、檢索、傳送、統(tǒng)計、更新等諸多方面存在優(yōu)勢，還具有篩選、歸類、共享、診斷等功能，大大提高了檔案管理的效率，更適合新時代人們對檔案工作的需求。與此同時，電子檔案也帶來了新問題與挑戰(zhàn)。當(dāng)下，電子檔案信息安全已成為電子檔案發(fā)展以來各行各界所關(guān)注的重點(diǎn)。其安全性主要包括檔案信息內(nèi)容的原始真實性、檔案信息內(nèi)容不被篡改和泄露以及檔案信息的長期有效性。另外，由于電子檔案的記錄形式、生成方式的特殊性，其對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)手段的要求和依賴性較強(qiáng)，也缺乏一定的穩(wěn)定性。

　　（二）電子檔案對檔案管理工作的影響

　　近年來，為響應(yīng)國家提倡的信息化建設(shè)的整體發(fā)展規(guī)劃路線，開辟檔案管理發(fā)展新路徑，我國出臺了相關(guān)法律文件來支持電子檔案管理工作。例如，《中華人民共和國檔案法》指出應(yīng)將檔案信息化納入信息發(fā)展規(guī)劃之中，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化等資源的安全保存和有效利用。

　　規(guī)定電子檔案應(yīng)來源可靠，程序規(guī)范，電子檔案與傳統(tǒng)檔案具有同樣效力，可以以電子形式作為憑證使用?！峨娮雍灻ā分校?guī)定了電子簽名的法律效力和證據(jù)能力。新修訂的《刑事訴訟法》和《民事訴訟法》中均指出將電子檔案作為重要的數(shù)字資源，屬于電子數(shù)據(jù)，可以作為證據(jù)，同時，電子檔案具備了訴訟法意義上的憑證價值。由此可見，電子檔案已成為了未來檔案事業(yè)發(fā)展的新趨勢。

　　電子檔案能夠記錄職工個人基本信息、個人履歷、考核情況、科研成果、教學(xué)情況、職稱評審、薪資待遇等重要信息，反映了教師的成長歷程及學(xué)校的歷史面貌。隨著電子文件、電子簽章、電子掃碼認(rèn)證、人臉識別、指紋識別等豐富電子產(chǎn)品的盛行，將信息技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理系統(tǒng)中也成為了未來新發(fā)展方向。

　　目前，受網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、已有信息技術(shù)手段的約束，電子檔案在檔案管理工作中還未得到盛行，其應(yīng)用主要體現(xiàn)在對職工檔案基本信息的集中管理、數(shù)據(jù)的整合與分類上，建立職工人事數(shù)據(jù)庫，幫助快速對檔案信息進(jìn)行輸入、查詢、共享、輸出等操作，在保障數(shù)據(jù)安全的情況下，為各科室提供真實有效的信息管理平臺，幫助各個科室之間的資源共享。例如，在高校教師職稱評審、進(jìn)修學(xué)習(xí)、退休調(diào)配等過程中，各科室可通過特定檔案信息管理平臺快速檢索所需信息，查閱相關(guān)教師個人信息，優(yōu)化教師檔案管理工作業(yè)務(wù)流程，提升工作效率。

　　2、紙質(zhì)檔案的定義、特性及其影響

　　（一）紙質(zhì)檔案的定義及特性

　　傳統(tǒng)檔案通常以紙張作為主要載體，保留了信息資源的原本和原稿，可以作為最有權(quán)威的原始證據(jù)和重要憑證，由于紙張難以做到無痕修改，因此紙質(zhì)檔案更具有安全性、可靠性和真實性的特點(diǎn)。但是，由于紙張材料具有易損壞性，不可再生性等特點(diǎn)，因此，在對其保存、維護(hù)、修復(fù)等方面提出了較高要求。

　　當(dāng)前檔案管理工作主要是對檔案實體、檔案原始信息的整理、管理與保存，包括對檔案資料進(jìn)行收集、整理、編目、保管、檢索、查閱、借調(diào)等多項基本工作。隨著社會的發(fā)展與進(jìn)步，人們對檔案的重視與需求程度越來越高，紙質(zhì)檔案作為最真實、最直接的歷史記錄，能夠提供給社會及個人的有效信息也越來越多。例如，將檔案用于單位管理員工、資格審查、維護(hù)個人權(quán)益等重要方面，其具有歷史意義、現(xiàn)實意義以及長遠(yuǎn)意義。

　?。ǘ┘堎|(zhì)檔案對檔案管理工作的影響

　　由于紙質(zhì)檔案具有難以被篡改、不易傳播、無法備份等特點(diǎn)，保障了檔案最重要的元素即安全性。紙質(zhì)檔案能夠客觀、真實地反映該單位員工的基本情況、工作情況，以及學(xué)習(xí)晉升情況。同時，紙質(zhì)檔案與單位其他各部門緊密聯(lián)系，幫助其他科室的工作人員完成業(yè)務(wù)。例如，檔案管理工作在退休審批、社保繳納、職稱確認(rèn)、工資審批等方面發(fā)揮了重要作用。從紙質(zhì)檔案中，我們可以看出該材料形成的時間，甚至可以通過紙張判斷歷史的年代，是最直觀、最安全的信息來源。同時，一些檔案管理者喜歡墨守成規(guī)，不愿意打破傳統(tǒng)檔案管理工作的條條框框，怕技術(shù)手段帶來的新問題，甚至有不少人認(rèn)為檔案管理工作對技能要求較低，不需要強(qiáng)調(diào)其專業(yè)性。因此，當(dāng)下很多單位的檔案存放形式依然以紙質(zhì)版為主。

　　3、紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的融合

　　在傳統(tǒng)檔案管理工作過程中，主要通過人工收集、整理紙質(zhì)版材料來完成檔案管理工作，工作效率較低。同時，目前的檔案管理工作缺乏對檔案相關(guān)文件的關(guān)注和應(yīng)用，難以讓檔案發(fā)揮出最大的價值。隨著信息化時代的到來，為我們帶來了新的技術(shù)手段。例如，專門檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺或安全管理系統(tǒng)的出現(xiàn)，可以將檔案收集、整理、管理過程數(shù)字化、信息化、智能化，為日后的檔案查閱提供了更多便捷，減輕了檔案工作者的負(fù)擔(dān)。因此，在保障檔案信息資源安全的情況下，我們可以根據(jù)檔案的實際情況將紙質(zhì)版檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、建立目錄、編寫號碼、數(shù)據(jù)備份等處理，將紙質(zhì)版檔案數(shù)字化、信息化。

　　同時，對于紙質(zhì)版檔案，我們?nèi)孕枰?、裝訂、保存，確保紙質(zhì)檔案不受損害，將紙質(zhì)檔案作為原始材料、詳細(xì)材料進(jìn)行存儲，以便后期留底查看使用。而整理好的電子檔案，可以用于快速檢索、查找、取關(guān)鍵信息，可以大大節(jié)省工作時間，提高工作效率。紙質(zhì)檔案和電子檔案之間不是相互對立的，而是相輔相成的。因此，在檔案管理實際工作中，我們應(yīng)將紙質(zhì)檔案與電子檔案兩者之間緊密結(jié)合，發(fā)揮各自的長處，有效改善當(dāng)前檔案管理中存在的問題與現(xiàn)狀。

　　電子檔案與紙質(zhì)檔案各有優(yōu)勢，各有不足，但是無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，其內(nèi)容完全一致。電子檔案存儲密度較大，用很小的體積，可存儲大量信息。但是，其局限性在于不能有效防止數(shù)據(jù)泄露、安全問題，電子檔案容易被篡改，無個人字跡，一旦被篡改，將無法識別。我們既要保障檔案信息的安全，檔案實體本身的安全，也要保障數(shù)字信息的安全。

　　另外，檔案管理工作要求工作人員具有高度的保密意識、認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，還需要很高的耐心。有關(guān)單位或部門都應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理工作的重視度，檔案管理工作相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與部門，應(yīng)定期開展檔案相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷健全和完善檔案管理工作者意識，從檔案管理意識、知識儲備、技術(shù)水平等多方面培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理者。有關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)檔案管理相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行檔案法，克服檔案管理過程中的安全隱患。

　　影響檔案管理工作效率的另外一個重要因素是檔案管理者的自身素養(yǎng)和知識水平，工作人員應(yīng)熟練掌握辦公系統(tǒng)軟件，掌握檔案管理相關(guān)平臺的使用技能，真正做到與時俱進(jìn)，在保障檔案管理安全的情況下，盡可能發(fā)揮檔案本身的價值，增強(qiáng)檔案在各方面的利用價值和開放性，將檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而，不斷提升檔案管理者的能力，提高自身知識儲備，從而優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的不足。比如，管理部門應(yīng)及時對檔案進(jìn)行變動或傳遞，及時將重要信息與內(nèi)容存檔。建立激勵機(jī)制，激發(fā)員工自學(xué)意識、服務(wù)意識、創(chuàng)新意識，使檔案管理工作更好地服務(wù)于社會及個人。

　　在利用信息技術(shù)手段存儲檔案重要信息的過程中，保障檔案信息的安全是重中之重。檔案管理部分應(yīng)加大對檔案管理工作的投入力度，將新時代的技術(shù)手段與傳統(tǒng)檔案管理相結(jié)合，提高事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量與效率。充分利用新型技術(shù)手段管理檔案，提升管理效率，對檔案信息進(jìn)專業(yè)、科學(xué)的管理、分類整理、著錄標(biāo)注等，促使檔案管理工作必須向數(shù)字化方面轉(zhuǎn)換。檔案管理相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門和檔案管理者應(yīng)提升對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，應(yīng)為檔案管理工作提供較好的平臺、資金支持、技術(shù)支持。

　　促使檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化。必須對檔案管理工作予以足夠的重視，從領(lǐng)導(dǎo)層出發(fā)，做出正確決策，指引檔案管理工作高效順利開展。我們生活在一個信息化、數(shù)字化時代，新思想、新觀念、新技術(shù)的更新日新月異。因此，與時俱進(jìn)，不斷更新自身的知識儲備已成為一場攻堅戰(zhàn)。