人事檔案的有效性是依靠內(nèi)容的不斷補(bǔ)充和更新來保證的，其中的內(nèi)容尤其以工作表現(xiàn)、業(yè)績考核、繼續(xù)進(jìn)修、獎(jiǎng)懲記錄等方面居多。

　　1、明確人事檔案歸檔范圍完整的人事檔案應(yīng)覆蓋學(xué)生資料、健康信息、員工聘用、工資核定、崗位變動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況等內(nèi)容。哪些資料應(yīng)該歸檔，哪些資料不能歸檔，要保持全面、客觀、中立、公平的角度收集資料，在實(shí)際操作中由人事部門掌握。員工個(gè)人應(yīng)該對(duì)此給予關(guān)注，及時(shí)協(xié)助人事部門完成變更工作，以保證檔案收集的齊全和完整。

　　2、及時(shí)更新相關(guān)人事檔案資料在員工辦理工作調(diào)動(dòng)、職稱申報(bào)、社會(huì)保險(xiǎn)以及退休手續(xù)時(shí)，都要用到個(gè)人檔案。檔案長期“休眠”，會(huì)造成個(gè)人資料不齊，在辦理以上手續(xù)時(shí)均會(huì)遇到阻礙，因此，企業(yè)需及時(shí)對(duì)人事檔案進(jìn)行維護(hù)、更新，重要培訓(xùn)、技能認(rèn)定、獎(jiǎng)懲情況、工作變動(dòng)等關(guān)鍵信息都需要在檔案中增補(bǔ)存檔。

　　3、制作重要人事檔案副本，系統(tǒng)整理人事檔案特別需要提醒的事項(xiàng)，對(duì)珍貴、重要的人事檔案，應(yīng)采取復(fù)印、掃描等形式進(jìn)行復(fù)制、備份，制作好人事檔案副本，并分庫存放。同時(shí)，利用人事檔案的原有資料，進(jìn)行系統(tǒng)整理，達(dá)到分門別類、組卷合理、編碼清楚、排列系統(tǒng)的要求，做到人事檔案排架整齊規(guī)范，有據(jù)可查，盡可能地維護(hù)人事檔案資料的安全與完整。

　　三、合理利用，保證人事檔案的保密性對(duì)于人事檔案的信息資源，既要重視其載體的保密保護(hù)，更要重視其所含信息的開發(fā)利用，以實(shí)現(xiàn)信息資源共享和合理利用。

　　1、建立人事檔案管理系統(tǒng)開發(fā)，方便利用企業(yè)要適應(yīng)在人事檔案開放利用和安全保密工作中出現(xiàn)的新問題、新特點(diǎn)、新要求，對(duì)人事檔案管理要有新思路、新方法。如安裝電子人事管理系統(tǒng)，對(duì)全體員工建人事檔案管理系統(tǒng)開發(fā)，其主要項(xiàng)目包括員工姓名、性別、身份證號(hào)碼、出生年月、入廠時(shí)間、工作部門、崗位、職務(wù)、職稱、工資、學(xué)歷、畢業(yè)學(xué)校等，便于保存、檢索和統(tǒng)計(jì)利用，也有利企業(yè)定員編制、人員增減、員工調(diào)配、制定薪酬福利等。在建立、發(fā)送人事檔案管理系統(tǒng)開發(fā)文件時(shí)，設(shè)置安全密碼。

　　2、正確處理檔案保密與信息公開的關(guān)系在“保、放”結(jié)合的指導(dǎo)思想下，企業(yè)要正確處理檔案保密與信息公開的關(guān)系，既要把好保密關(guān)，又要有疏通公開、交流的溝通渠道。人事檔案管理應(yīng)當(dāng)以人為本，只要不屬于保密范圍的信息，員工應(yīng)享有對(duì)個(gè)人人事檔案的知情權(quán)。對(duì)這些信息，員工只有查閱權(quán)而沒有修改權(quán)。人事檔案部分向個(gè)人開放，不僅方便了員工對(duì)人事檔案的有效利用，而且有利于加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的監(jiān)督，使人事檔案更好地為企業(yè)和員工服務(wù)。在人事檔案利用服務(wù)時(shí)，企業(yè)既要合理利用，又要堅(jiān)持保密原則。凡對(duì)涉及個(gè)人具有保密性質(zhì)和個(gè)人隱私的檔案（如薪酬待遇、家庭婚姻信息、身體健康狀況等），檔案管理人員必須遵守職業(yè)道德，對(duì)不該開放利用的或不屬于知密范圍的人員都堅(jiān)決不予提供，避免造成失密和損失。

　　3、加強(qiáng)人事檔案的日常保密管理俗語說，無以規(guī)矩，不成方圓。檔案管理制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，企業(yè)對(duì)不同層次的人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使檔案利用工作有章可循。人事檔案管理制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。人事檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。人事檔案使用完畢后，管理人員應(yīng)及時(shí)核對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救，確保檔案信息不失密、不泄密及資料的完好無損。人事檔案利用監(jiān)督是做好檔案保密管理工作的一項(xiàng)重要措施，能有效地發(fā)現(xiàn)制止、糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能充分利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。從長遠(yuǎn)的發(fā)展趨勢(shì)來看，隨著公民走向開明、包容、成熟，中國向開放、民主、法治的社會(huì)過渡，企業(yè)人事檔案將對(duì)員工個(gè)人逐步解密，直至完全開放。

　　四、有理有據(jù)，保證人事檔案的有效性人事檔案是每一個(gè)員工的身份證明，記載著個(gè)人鑒定、單位考核、職務(wù)、學(xué)歷學(xué)位、獎(jiǎng)懲、工資等情況。在應(yīng)聘、調(diào)動(dòng)、升職等情況下，都必須調(diào)用這些檔案資料，確保存檔資料的有效性是必不可少的。

　　1、人事檔案的管理須合法員工的人事檔案，企業(yè)可以自己管理；沒有檔案管理職能的單位也可委托專門檔案管理機(jī)構(gòu)代管，如由職業(yè)介紹服務(wù)中心或人才交流中心管理。根據(jù)國家對(duì)人事檔案的管理規(guī)定，“檔案不能由本人經(jīng)手，更不能自行保存，如果私自拆封，就成為廢檔!”；“檔案的轉(zhuǎn)接調(diào)動(dòng)，必須通過機(jī)要部門的專門渠道負(fù)責(zé)傳送?！比绻耸聶n案袋被個(gè)人私自打開，里面的資料就要經(jīng)過相關(guān)部門核實(shí)，才能生效。人事檔案的轉(zhuǎn)移，應(yīng)秉承“組織對(duì)組織”的原則進(jìn)行。

　　2、檔案資料必須準(zhǔn)確、有效員工在辦理職稱申報(bào)、社會(huì)保險(xiǎn)、領(lǐng)取失業(yè)金時(shí)，個(gè)人檔案記錄的身份信息、工齡、工作崗位、職務(wù)、社保參保年限等都是主要依據(jù)。

　　2.1身份信息必須準(zhǔn)確無誤由于同音字的差異、公安部身份證系統(tǒng)升級(jí)等原因，少部分員工的姓名、身份證號(hào)碼、出生日期與檔案記錄不一致。上世紀(jì)80年代，我國實(shí)行身份證制度初期，公安機(jī)關(guān)為辦證群眾編制了15位的居民身份證號(hào)碼。由于當(dāng)時(shí)計(jì)算機(jī)尚未普及，編號(hào)工作完全采用手工操作的方式，因此難免產(chǎn)生一些重號(hào)、錯(cuò)號(hào)。如果公民發(fā)現(xiàn)公民身份號(hào)碼重錯(cuò)號(hào)，可向戶籍地公安機(jī)關(guān)提出申請(qǐng)，由公安機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)解決。如身份證號(hào)碼從15位升級(jí)為18位時(shí)，發(fā)現(xiàn)個(gè)人與他人號(hào)碼重復(fù)而更改號(hào)碼。此時(shí)，員工應(yīng)提供戶口所在地戶籍管理部門出具的合法證明，在人事檔案里面及時(shí)更正和存檔。

　　2.2工作崗位信息應(yīng)及時(shí)存檔工作崗位信息與員工的利益密切聯(lián)系。如國家規(guī)定，法定退休年齡：男員工60歲，女員工干部55歲、工人50歲，從事特殊工種的可提前5年退休。女工干部或工人身份的確定，以目前從事的工作崗位為劃分標(biāo)準(zhǔn)，而不是傳統(tǒng)人事管理意義上的“干部”或“工人”身份；特殊工種包括本人從事高空、特別繁重體力勞動(dòng)、井下、高溫和其他有害身體健康的工種等，以當(dāng)?shù)貏趧?dòng)保障部門批準(zhǔn)的特殊工種范圍確認(rèn)文件為準(zhǔn)。為保證企業(yè)和員工的合法權(quán)益，員工崗位信息的原始憑證（如聘用記錄、工資調(diào)整表、人事調(diào)動(dòng)審批表、健康監(jiān)護(hù)卡等）應(yīng)及時(shí)存檔。

　　2.3辦理“視同繳費(fèi)年限”，檔案要有憑有據(jù)在實(shí)施社會(huì)保險(xiǎn)之后的，企業(yè)員工的工齡核算以社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)的年限為依據(jù)。在實(shí)施社會(huì)保險(xiǎn)之前，部分員工的特殊經(jīng)歷可以作為“視同繳費(fèi)年限”作為工齡計(jì)算，如統(tǒng)一參加社會(huì)保險(xiǎn)之前在國有、集體企業(yè)等單位參加工作的工齡；在人民解放軍、武警部隊(duì)服役的年限；知識(shí)青年上山下鄉(xiāng)，在農(nóng)村參加勞動(dòng)的時(shí)間等，均可核算為“視同繳費(fèi)年限”。如果員工沒有相關(guān)檔案資料證明，辦理“社保視同繳費(fèi)年限”核算就無憑無據(jù)。職工在1992年9月30日以前參加工作的，如果檔案中沒有“工齡確定表”，就需要帶著本人檔案和解除勞動(dòng)關(guān)系手續(xù)到戶口所在地人力資源或勞動(dòng)社會(huì)保障局做工齡。