歸檔文件是應(yīng)作為文書檔案保存的各種形式和載體的文件材料，對人們的生活至關(guān)重要。但是大部分人都對歸檔文件如何裝訂缺乏了解？今天小編為大家分享的內(nèi)容就是能夠讓大家了解歸檔文件裝訂的方法。

一、歸檔文件裝訂

裝訂這步程序可以在平時整理這一“件”歸檔文件時或數(shù)字化掃描完這一“件”時立即進行，也可全部整理完畢或數(shù)字化完畢集中裝訂。歸檔文件應(yīng)按“件”為單位進行裝訂，根據(jù)前述界定好的“件”，以及編制的件號進行“一件號”一裝訂。

1、歸檔文件的件內(nèi)順序排列要求

正本在前，定稿（底稿）在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復文在前，來文在后；漢文在前，少數(shù)民族文字在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文在前，外文在后；有文件處理單的，文件處理單在前，正文在后。

2、裝訂的原則

歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。

應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對統(tǒng)一。

3、裝訂材料的選擇

用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。

永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長期保存的需要。

永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照直角裝訂、三孔一線裝訂執(zhí)行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以按照執(zhí)行直角裝訂、三孔一線裝訂，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。

4、裝訂的部位與對齊方式及注意事項

歸檔文件的裝訂要力求整齊、結(jié)實、美觀。一般來說采用左側(cè)裝訂的，裝訂時應(yīng)以左、下邊對齊；采用左上角裝訂的，應(yīng)以左、上邊對齊。裝訂時去掉金屬物，多使用縫紉機、線繩、固體膠等方式扎邊、粘貼或三孔一線法進行裝訂。

5、裝訂的一般要求

（1）歸檔文件裝訂前，應(yīng)對不符合要求的文件材料進行修整。歸檔文件已破損的，應(yīng)按照DA/T 25—2000予以修復；字跡模糊或易退變的，應(yīng)予復制。歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

（2）裝訂要求牢固，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字。裝訂后文件平整。

（3）用于裝訂的材料，無論是其自身還是通過與其他材料及環(huán)境之間的接觸反應(yīng)，均不能包含或產(chǎn)生任何可能損害歸檔文件的物質(zhì)。

線裝法中的直角裝訂（T1）、縫紉機軋邊裝訂（T2）、三孔一線裝訂（T3）均應(yīng)采用棉紗線，棉紗線規(guī)格、質(zhì)量、檢測應(yīng)按GB/T 398—2008的規(guī)定進行。

6、三孔一線裝訂標準

（1）三孔一線裝訂是用錐子或三孔一線打孔機在文件左側(cè)打孔后再穿線、打結(jié)的裝訂方式。

（2）三孔一線裝訂采取擠壓式打孔，以免對文件造成過多損害。打孔前先用夾子固定文件右側(cè)，確定孔距后用錐子或三孔一線打孔機打孔。三孔之間的距離，豎版文件以8 cm~10cm為宜，橫版文件以6 cm~8cm為宜。三孔與左側(cè)距離不低于1.5 cm。

（3）穿線時，先將裝訂繩對折，將兩個繩頭并齊后從文件背面穿入中間孔，再將繩頭分別向下穿入兩邊的孔中，并從由裝訂繩形成的圈中交叉穿過。用力拉緊兩個繩頭，使裝訂繩緊縛文件，再將兩個繩頭在中間孔處打結(jié)。

（4）三孔一線裝訂在打結(jié)后應(yīng)保留1.5 cm左右的繩頭，并在打結(jié)處用力壓實。

以上就是小編今天給大家?guī)淼年P(guān)于歸檔文件裝訂的內(nèi)容，從多方面介紹了歸檔文件裝訂的注意事項，希望能幫助到大家。