檔案整理的步驟收集整理是首先要將需要歸檔立卷的所有文件收集齊全，分類，整理，將反映同一個問題并有內(nèi)在聯(lián)系的文件組合歸檔，按照文件內(nèi)容的重要程度劃分不同的保管期限，然后編碼，編制案卷目錄，規(guī)范裝訂，科學保管，方便查詢。

　　檔案整理的步驟收集整理和方法

　　文書檔案整理的步驟：

　　1、收集—2、分年度—3、確定歸檔范圍—4、分類（歸檔方法）—5、立卷（整理成件）—6、分保管期限—7、文件排列—8、裝訂—9、編號—10、數(shù)頁碼—11、裝盒—12、編目—13、放置備考表—14、上架。

　　文書檔案整理的方法：

　　1、收集

　　文件材料的收集對象：反映本單位主要職能活動的，應(yīng)該立卷歸檔的文件材料，包括收、發(fā)文件、內(nèi)部文件、電報、各種會議文件（包括會議記錄），領(lǐng)導(dǎo)人講話稿，電話記錄、出版物原稿（附原本），各種統(tǒng)計表、照片、錄音、錄像帶等文件材料。

　　第一類：收來文件，指本機關(guān)收到的從外機關(guān)發(fā)送來，通常又叫收文。

　　第二類：對外文件，指的是本機關(guān)(或本部門)對外發(fā)出的文件，通常又叫發(fā)文。

　　第三類：內(nèi)部文件，指的是本機關(guān)擬制的，并且是在本機關(guān)內(nèi)部使用的文件。如：“白頭文件”：

　　（1）會議文件，包括本機關(guān)召開各種會議文件材料，包括黨組(黨委)會議、行政領(lǐng)導(dǎo)辦公會、全局性工作會議、專業(yè)會議以及外出參加針對本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的會議，領(lǐng)導(dǎo)外出開會帶回的會議文件材料。

　　（2）本機關(guān)擬寫的各項工作計劃、總結(jié)、報告、調(diào)查、統(tǒng)計、預(yù)算、決算報告、財務(wù)交接單，本單位制定的規(guī)章制度、以及下級機關(guān)報送的各項工作計劃、總結(jié)及各種文件材料。

　?。?）合同、協(xié)議、出版物原稿（附原本）

　?。?）重要的來信來訪、領(lǐng)導(dǎo)人批示、領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動形成的重要信件、電報。

　　（5）會議記錄、會議紀要(包括黨組和行政會議)

　?。?）本機關(guān)擬寫的組織沿革、大事記、年鑒、重要的活動剪報等。

　　2、分年度

　　按文件所形成的年度歸檔，不同的年度的文件一般不得放在一起歸檔，但跨年度的請示與批復(fù)放在復(fù)文年歸檔，沒有復(fù)文的放在請示年歸檔。

　　3、確定歸檔范圍

　　（1）、文件材料歸檔范圍

　?。?）、不歸檔的文件材料的范圍

　　不歸檔范圍文件材料主要有兩部分：一是沒有查考價值的文件;二是重復(fù)性文件。

　　4、分類(歸檔方法)

　　第一種方法：直接分保管期限。這種方法適用范圍比較廣，絕大多數(shù)單位只要按保管期限來分就可以了，每年編一個流水號。

　　第二種方法：在同一個年度內(nèi)根據(jù)機關(guān)單位機構(gòu)設(shè)置、職責分工、文件的數(shù)量等情況編制分類方案，將文件按分類方案進行立卷，一般采用年度—組織機構(gòu)（或問題），這種方法對文件資料比較多的單位適用，如區(qū)委辦、政府辦等單位。

　　5、立卷（整理成件）

　　在立卷歸檔工作中應(yīng)注意問題：

　?。?）本單位形成的文件材料是立卷歸檔的重點。

　　（2）立卷歸檔中，不僅要注意收集以紙張為載體的文件材料，還要注意其它載體的文件材料，如反映工作活動的照片、錄音帶、錄像帶、計算機盤片等。

　?。?）要保證文件材料的齊全完整。①正件與附件要齊全完整。文件的正件與附件是具有同等效力，所以凡是有附件的文件，一定要保證正件、附件的齊全完整。②文件的正本與定稿要齊全完整。在歸檔本單位的正式對外發(fā)文時，除了要收集正本即打印本外，還要把定稿即經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)的底稿與文件簽發(fā)單，同時與正本一并收集歸檔。③同一問題的請示、批復(fù)要齊全完整。屬同一問題的請示、批復(fù)，在歸檔時應(yīng)齊全完整，不能“分家”，要一并歸檔組卷。（有請示不一定有批復(fù)，但有批復(fù)就一定要有請示。）

　?。?）、要加強“帳外”文件和業(yè)務(wù)文件的歸檔。“帳外”文件，是指沒有經(jīng)過收發(fā)登記的文件，是無據(jù)可查的文件，主要包括：領(lǐng)導(dǎo)外出開會、檢查工作帶回的重要的文件材料；機關(guān)內(nèi)部形成的規(guī)章制度、計劃、總結(jié)、各種會議記錄等內(nèi)部文件；各種合同、協(xié)議、簡報、刊物、調(diào)研材料、基本數(shù)字統(tǒng)計報表；重要會議或重要活動向新聞媒體發(fā)出的新聞稿；有些不經(jīng)過收發(fā)、卻是本單位業(yè)務(wù)活動，直接由單位領(lǐng)導(dǎo)“親啟”的文件材料等。

　　6、分保管期限

　　按照國家新的規(guī)定，2006年起的文書檔案的保管期限劃分為永久、定期(分30、10年)兩種。

　?。?）永久、凡是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

　　（2）定期、凡是反映本單位一般工作活動，在一定時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的文件材料，列為定期保管。在定期保管期限內(nèi)，根據(jù)利用價值可分為30、10年保存。（注意：2006年前的文書檔案的保管期限仍劃分為永久、長期、短期三種，其中長期為16-50年、短期為15年以下。）

　　7、文件排列

　　應(yīng)按其相互之間的聯(lián)系，有條理地進行排列。

　?。?）第一種方法：按時間先后排列，文件落款時間就是歸檔時間，按文件落款時間先后排列。會議文件、統(tǒng)計報表、簡報、刊物、非訴訟性案件材料等成套性文件可以集中排列。

　?。?）第二方法：按上下級關(guān)系排列，從大到小順序排列，先排上級機關(guān)從國家級—自治區(qū)級—市級—本級—下級機關(guān)。在排列各級機關(guān)文件時，大家可以先排有文號的文件，在同一文號下，按文號先后順序排列，然后再排白頭文件，對那些白頭文件可以按時間先后排列。

　　8、裝訂

　　(1)按件裝訂：一般以每份文件為一件。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在

　　前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。

　　發(fā)文裝訂順序：正文—領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)單—底稿；來文裝訂順序：來文—單位處理簽（有領(lǐng)導(dǎo)重要批示才存，只是傳閱簽名的不存。）

　　(2)去除金屬釘，換不銹鋼釘。

　　9、編號

　　歸檔文件應(yīng)依排列次序逐件編號。在文件首頁右上角空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、室編件號、機構(gòu)或問題、期限、館編件號六項，其中年度、室編件號、期限為必備項。（同年度和期限的連續(xù)編號，換盒時也要連著編；不同年度和期限的另外編號。）

　　10、數(shù)頁碼

　　可以用鉛筆標記在首頁的右下角，編目時直接錄入每件的總頁碼。

　　11、裝盒

　　歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫盒面及盒脊有關(guān)內(nèi)容。（盒面填寫單位名稱，盒脊填寫年度、期限、起止件號等。

　　12、編目

　　歸檔文件應(yīng)依順序編制歸檔文件目錄，歸檔文件目錄設(shè)置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注。（歸檔文件目錄錄入GD2000檔案軟件自動生成，無軟件的單位要手工逐件編制）。

　　13、放置備考表

　　每盒歸檔文件都應(yīng)放置一份備考表。備考表應(yīng)填寫盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期，并放置盒底。

　　14、上架

　　將整理完畢的檔案按一定順序排列上架進柜。