檔案收集整理ppt

（一）做好工程開工前的準(zhǔn)備工作：
1、熟悉施工圖紙，提出疑問(wèn)并解決工程開工前的準(zhǔn)備是最重要的，首先熟悉設(shè)計(jì)施工圖、設(shè)計(jì)說(shuō)明，從事不同的工作就從不同的角度去看，抓住重點(diǎn)。
2、填寫和準(zhǔn)備工程開工必備的資料。填寫建筑工程施工安全開工條件驗(yàn)評(píng)表、建筑工程文明施工開工條件驗(yàn)評(píng)表、工程質(zhì)量保證體系審查表(附七大員責(zé)任制)、開工報(bào)告、見證取樣計(jì)劃表、施工組織設(shè)計(jì)、安全施工組織設(shè)計(jì)，資料準(zhǔn)備齊全后就找相關(guān)單位辦理簽字、蓋章、審核的手續(xù)。
3、分類存放各種資料。為便于日后竣工資料的整理，在平日的資料收集過(guò)程中就按照資料館的建筑工程竣工資料檢查清單順序分類歸檔；對(duì)于施工中與業(yè)主、監(jiān)理等相關(guān)單位的來(lái)往資料雖不歸檔，也應(yīng)分類整理；對(duì)于用于施工中的各種表格分編號(hào)、單位放好，便于使用時(shí)拿取。工程資料分為施工技術(shù)管理材料、工程質(zhì)量保證材料、工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定材料和竣工圖四部分。
（二）工程開工后應(yīng)著手的工作：
1、原材料送檢。開工時(shí)原材料必須送質(zhì)監(jiān)站委托的檢測(cè)中心檢驗(yàn)，取現(xiàn)場(chǎng)有代表性的土樣送實(shí)驗(yàn)室做擊實(shí)試驗(yàn)。送檢應(yīng)注意嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，檢測(cè)合格的材料才允許使用。
2、同時(shí)可進(jìn)行的收集工作。將工程預(yù)算、測(cè)量交樁復(fù)核記錄、圖紙會(huì)審記錄、技術(shù)交底記錄，與開工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、施工許可證一起歸檔。
（三）施工過(guò)程中收集和填報(bào)資料的注意事項(xiàng)：
1、收集材料質(zhì)量證明文件。在施工過(guò)程中不斷會(huì)購(gòu)進(jìn)各種材料，就需要收集每種材料的出廠合格證及有效的檢測(cè)報(bào)告(有cMA標(biāo)志的)，必須是原件。有效證件的時(shí)間、數(shù)量及品種規(guī)格必須與材料進(jìn)場(chǎng)的時(shí)間相符，特別是水泥要有28天強(qiáng)度的出廠檢驗(yàn)單；鋼材的標(biāo)識(shí)、規(guī)格與出廠合格證相符。
2、填報(bào)資料。對(duì)于質(zhì)檢資料的填報(bào)需填寫監(jiān)理規(guī)范用表，書寫要求規(guī)范，不能涂改，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水，或現(xiàn)在常用的中性筆。監(jiān)理表格一般一式三份、隱蔽記錄與工序表格～式兩份。按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的相應(yīng)工序驗(yàn)收內(nèi)容填寫表格，不同的監(jiān)理對(duì)資料的要求不完全一樣，填寫報(bào)驗(yàn)資料前應(yīng)積極與監(jiān)理溝通，達(dá)成一致后填寫。
3、收集試驗(yàn)報(bào)告。試驗(yàn)報(bào)告是工程資料的重要組成部分，屬工程質(zhì)量保證材料，7O
％的試驗(yàn)報(bào)告為自檢報(bào)告，3O％為見證取樣報(bào)告，由市政質(zhì)監(jiān)站委托的檢測(cè)中心出據(jù)，
這30％為強(qiáng)制規(guī)定，在進(jìn)入每道工序施工前后都有相應(yīng)的試驗(yàn)，需要熟悉各種試驗(yàn)。

怎樣做好檔案管理？

一、檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于企業(yè)各方面的利用。有專人負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作, 按要求填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表, 并做到迅速、真實(shí)、準(zhǔn)確無(wú)誤。

二、對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)工作資料應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。

三、 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對(duì)檔案的利用；配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進(jìn)技術(shù)， 實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

四、保密檔案的管理和利用，密級(jí)的變更和解密， 必須按照企業(yè)有關(guān)保密的制度和企業(yè)流程來(lái)進(jìn)行管理。

五、鑒定檔案保存價(jià)值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷毀檔案的程序和辦法 禁止擅自銷毀檔案。做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設(shè)備和裝具統(tǒng)計(jì)

六、各種檔案按組卷要求，由各部門立卷人整理，按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。及時(shí)、準(zhǔn)確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。

七、各種檔案的文字書寫，必須用藍(lán)黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。

八、、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時(shí)，均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。查閱檔案，一般應(yīng)在檔案室查閱，需要摘抄或復(fù)制的機(jī)密文件，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則不準(zhǔn)摘抄、復(fù)印。

九、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風(fēng)。檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁使用電器。

十、查閱公司高層辦公會(huì)議記錄等有關(guān)案卷和絕密數(shù)字時(shí)，需經(jīng)辦公室主任或企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)；查閱一般檔案資料時(shí)，檔案員需進(jìn)行登記，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，方可查閱。

十一、凡查閱檔案者，一般不準(zhǔn)將檔案帶出檔案室，如需要借出時(shí)，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；查閱者必須按規(guī)定查閱，與查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的文字材料不準(zhǔn)隨意翻閱、摘抄。

十三、借出的案卷一般不能超過(guò)七天，如延期使用，需補(bǔ)辦延期手續(xù)。

十四、案卷內(nèi)要填寫卷內(nèi)目錄和備考表，卷內(nèi)目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁(yè)數(shù)。

十五、編頁(yè)號(hào)。用鉛筆在每卷頁(yè)文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁(yè)號(hào)，不能有誤和遺漏。

十六、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，并對(duì)破損材料要修補(bǔ)。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁(yè)，采用三孔一線的裝訂方法。

十七、擬寫案卷標(biāo)題。案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明確切，能夠正確反映案卷的內(nèi)容和成份。

十八、立好的案卷要按永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限分開，按要求填寫案卷封皮，注明專業(yè)檔案的種類，按保管期限、時(shí)間順序，并編寫案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向企業(yè)檔案室移交。

拓展資料：

檔案管理包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。這 8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為 6個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。

由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。整個(gè)檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運(yùn)行中都形成反饋機(jī)制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對(duì)檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。

檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項(xiàng)工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個(gè)有機(jī)整體，為實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時(shí)也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。例如價(jià)值鑒定工作有時(shí)與收集、整理工作結(jié)合進(jìn)行，甚至在文件立卷歸檔時(shí)就進(jìn)行初步鑒定。

參考資料：檔案管理-百度百科

企業(yè)檔案主要分類方式

企業(yè)檔案的分類立卷辦法</B> 代 字類目名稱代 字類目名稱A文書檔案類 C會(huì)計(jì)檔案類J基本建設(shè)類x聲像檔案類 W實(shí)物檔案類T專題檔案類</B> （一） 文書檔案的分類整理1、歸檔原則遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件的原貌和完整，準(zhǔn)確判定文件的保管期限，適應(yīng)新技術(shù)應(yīng)用的需要，便于保管和利用。按照歸檔范圍的規(guī)定，凡應(yīng)歸檔的文件必須齊全完整。2、歸檔整理程序以件為歸檔單位，逐件整理歸檔。按分類、裝訂、排列、編號(hào)、裝盒、編目的步驟進(jìn)行。“件”的含義：2．1單份文件，一份文件為一件；2．2各種報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、書刊等，一冊(cè)（本）為一件；2．3正本與定稿、正件與附件合為一件；2．4文件處理單（表）與被處理文件合為一件；2．5來(lái)文與復(fù)文合為一件，如果分屬不同年度的可分開歸檔。3、分類按年度---部門---保管期限逐級(jí)進(jìn)行分類。由文件的形成日期決定該份文件的歸檔年度，即文件的歸檔年度可與文件內(nèi)容所針對(duì)的年度不一致。4、裝訂4．1去掉原來(lái)文件上會(huì)生銹的金屬物，用細(xì)線或其它對(duì)紙張無(wú)損害的粘合劑重新將文件訂（粘）合。裝訂時(shí)正本在前，定稿在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后。在每頁(yè)的右下角（背頁(yè)的左下角）編頁(yè)碼。各單位可自行嘗試不同的裝訂方法，但所選的裝訂材料不能生銹，不能對(duì)紙張產(chǎn)生直接或間接的損害。4．2凡文件尺寸大于A4紙規(guī)格的，要按A4紙規(guī)格進(jìn)行折疊或裁剪，小于16開規(guī)格及破損的要進(jìn)行托裱，對(duì)字跡模糊的文件要進(jìn)行復(fù)制。4．3在該份文件的正文輸入計(jì)算機(jī)之前，不宜用乳膠或縫紉機(jī)來(lái)裝訂（因?yàn)闀?huì)影響以后將該文件拆訂、掃描）。5、排列先將歸檔文件材料按保管期限分開，同一保管期限的文件材料，按照時(shí)間先后排列，并且盡可能將關(guān)系密切（如同一次活動(dòng)、同一項(xiàng)工作、同一個(gè)會(huì)議形成的）文件材料排列在一起。6、編號(hào)6．1在每件檔案首頁(yè)上方的空白處加蓋檔號(hào)章（格式見附圖1），并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容。6．2檔號(hào)章的項(xiàng)目及填寫內(nèi)容：類別號(hào)：文書檔案的類別號(hào)為A。期限：即保管期限，分兩類，填寫“長(zhǎng)久”或“短期”。年度：該份檔案實(shí)際形成的年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)公元紀(jì)年。機(jī)構(gòu)：不分機(jī)構(gòu)編檔號(hào)的單位此欄可不填。件號(hào)：以年度為界線，檔案在同一保管期限中的排列順序號(hào)；同一年度、同一保管期限的檔案只編一個(gè)流水號(hào)，件號(hào)不得重復(fù)。6．3在每年歸檔工作結(jié)束后，如發(fā)現(xiàn)有其它應(yīng)歸檔文件材料未歸檔，可將該文件排在已歸檔文件之后編號(hào)歸檔。7、裝盒7．1檔案編號(hào)后，要按照編號(hào)順序裝入檔案盒（新格式），并在盒的脊背填寫“檔號(hào)”。（樣式見附圖3）。每一個(gè)檔案盒內(nèi)只能裝入同一年度、同一部門、同一保管期限的文件。7．2填寫盒內(nèi)文件備考表。盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：主要用于填寫本盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、銷毀等需要說(shuō)明的情況，如無(wú)上述情況，可暫不填寫。整理人：填寫本盒文件材料整理歸檔人姓名。日期：填寫歸檔的年、月、日。8、編目8．1編制《檔案目錄》8．1．1《檔案目錄》由“目錄夾封面和脊背”、“歸檔情況登記表”、“歸檔說(shuō)明”、“歸檔文件目錄”四部分構(gòu)成。8．1．2“目錄夾封面”（格式見附圖4）內(nèi)容應(yīng)包括單位名稱、單位代碼、類別、機(jī)構(gòu)、期限、年度等六個(gè)基本項(xiàng)目；“目錄盒脊背”（格式見附圖2）項(xiàng)目由單位代碼、類別號(hào)、機(jī)構(gòu)、期限、年度等五個(gè)基本項(xiàng)目組成。8．1．3“歸檔情況登記表”（格式見附圖5）內(nèi)容包括：年度、保管期限、件數(shù)、保管單位和姓名、接收單位和姓名、備注。不同的保管期限分開不同的登記表填寫。8．1．4“歸檔說(shuō)明”的內(nèi)容包括：本年度立檔單位主要工作概況，本年度內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及主要領(lǐng)導(dǎo)人變化情況；本年度文書歸檔情況（含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否、檔案數(shù)量、有何缺陷和問(wèn)題等）。8．1．5“歸檔文件目錄”（格式見附圖6）應(yīng)包括以下基本項(xiàng)目：件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)，需要時(shí)還可增加其它項(xiàng)目，如“文件格式”。件號(hào)：參見6．2。責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的署名者或發(fā)文機(jī)關(guān)。文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。題名：即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。原文沒有標(biāo)題的應(yīng)當(dāng)加擬標(biāo)題，外加“[ ]”號(hào)；原文有標(biāo)題但不能說(shuō)明文件內(nèi)容的，應(yīng)重?cái)M標(biāo)題，重?cái)M標(biāo)題外加“ [ ]”號(hào)，附于原標(biāo)題之后。日期：指文件形成的日期。填寫時(shí)可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月數(shù)字的右下角加“．”號(hào)或“-”號(hào)，以四位阿拉伯?dāng)?shù)據(jù)表示公元紀(jì)年。頁(yè)數(shù)：指每一份歸檔文件本身的有效頁(yè)面數(shù)。文件格式：指歸檔文件對(duì)應(yīng)的電子文件格式，如：doc、xls、ppt、jpg、txt、wps、pdf等。8．1．6各種保管期限的歸檔文件目錄，按不同的保管期限分開裝訂在不同的目錄夾，連年續(xù)訂，直到該目錄夾裝滿。8．1．7“歸檔文件目錄”應(yīng)一式二份，其中一份移交圖書檔案中心。8．2編制其它檢索工具。各單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要，選擇編制一些其它的檔案檢索工具，如“文號(hào)檔號(hào)對(duì)照表”、各種常用的專題目錄等，以方便日常手工檢索。9、電子文件管理9．1各單位檔案室日常在收集應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件的同時(shí)，要收集對(duì)應(yīng)的電子文件，對(duì)電子文件進(jìn)行集中統(tǒng)一保管，并建立相應(yīng)的移交電子文件簽名確認(rèn)制度，以確保電子文件的真實(shí)。9．2圖書檔案中心要采取適當(dāng)措施，確保機(jī)讀目錄和電子文件的安全，要及時(shí)用光盤或磁帶機(jī)等進(jìn)行備份，要求至少備份兩套，一套用于封存保管，一套供查閱使用。9．3各單位統(tǒng)一使用圖書檔案中心（以下簡(jiǎn)稱中心）設(shè)計(jì)的檔案管理系統(tǒng)，統(tǒng)一將數(shù)據(jù)傳送到中心的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器，中心為每個(gè)單位建立一個(gè)單獨(dú)的數(shù)據(jù)庫(kù)以確保數(shù)據(jù)的保密性。另外中心應(yīng)定期對(duì)各單位的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總。9．4處理電子文件，應(yīng)使用WPS OFFICE或MS OFFICE，形成通用的電子文件格式，如doc、xls、mdb、ppt、jpg、txt、wps、pdf等；掃描原文的電子文件格式為：jpg。9．5為方便以后利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行全文查閱，要求各單位在進(jìn)行電子文件導(dǎo)入時(shí)在“備注”欄填寫此份電子文件的關(guān)鍵字。檔案管理系統(tǒng)在執(zhí)行文件導(dǎo)入時(shí)會(huì)自動(dòng)將文件全文寫入數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)會(huì)在本機(jī)的指定目錄留下文件副本，其文件名與檔號(hào)相同。9．6一般情況下，圖書檔案中心使用一套數(shù)據(jù)庫(kù)副本供查閱，另一套數(shù)據(jù)封存且不得外借。

檔案怎么用PPT展示

Microsoft Office PowerPoint，是微軟公司的演示文稿軟件。用戶可以在投影儀或者計(jì)算機(jī)上進(jìn)行演示，也可以將演示文稿打印出來(lái)，制作成膠片，以便應(yīng)用到更廣泛的領(lǐng)域中。利用Microsoft Office PowerPoint不僅可以創(chuàng)建演示文稿，還可以在互聯(lián)網(wǎng)上召開面對(duì)面會(huì)議、遠(yuǎn)程會(huì)議或在網(wǎng)上給觀眾展示演示文稿。Microsoft Office PowerPoint做出來(lái)的東西叫演示文稿，其格式后綴名為：ppt、pptx；或者也可以保存為：pdf、圖片格式等。2010及以上版本中可保存為視頻格式。演示文稿中的每一頁(yè)就叫幻燈片，每張幻燈片都是演示文稿中既相互獨(dú)立又相互聯(lián)系的內(nèi)容.