中山市隸屬于我國(guó)廣東省，位于廣東省中南部，珠江三角洲中部偏南的西江、北江下游出海處，東南連珠海市，東隔珠江口伶仃洋，與深圳市和香港特別行政區(qū)相望。得益于獨(dú)特的地理位置，中山市在長(zhǎng)久的發(fā)展中積累了較為豐富的檔案資源。

　　中山檔案整理服務(wù)的具體內(nèi)容：

　　第一，編制檔案目錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。以“件”為保管單位的文書(shū)檔案，應(yīng)依據(jù)檔號(hào)順序編制歸檔文件目錄。目錄編制應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，便于檢索。

　　歸檔文件應(yīng)逐件編目。歸檔文件目錄設(shè)置序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。

　　(1)序號(hào)：填寫(xiě)歸檔文件順序號(hào)。

　　(2)檔號(hào)：檔號(hào)按照相關(guān)規(guī)則編制，如文書(shū)檔案檔號(hào)的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號(hào)-檔案門(mén)類(lèi)代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)代碼-件號(hào)。

　　上、下位代碼之間用“-”連接，同一級(jí)代碼之間用“·”隔開(kāi)。如“J015-WS·2010-Y-BGS-0001”。

　　檔號(hào)的編制有哪些要求

　　以“卷”或“件”為保管單位檔案的檔號(hào)如何編制?

　　(3)文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。沒(méi)有文號(hào)的，不用標(biāo)識(shí)。

　　(4)責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。?

　　(5)題名：文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號(hào)“[ ]”。

　　(6)日期：文件的形成時(shí)間，以國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日。

　　(7)密級(jí)：文件密級(jí)按文件實(shí)際標(biāo)注情況填寫(xiě)。沒(méi)有密級(jí)的，不用標(biāo)識(shí)。

　　(8)頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的頁(yè)面總數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。

　　(9)備注：注釋文件需說(shuō)明的情況。

　　編制檔案目錄推薦由系統(tǒng)生成進(jìn)行編制，使用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理檔案，通過(guò)著錄目錄數(shù)據(jù)，生成檔案目錄。

　　第二，檔案裝訂。歸檔文件一般以“件”為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡(jiǎn)便，做到文件不損頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。

　　1.裝訂前需進(jìn)行必要的修整

　　(1)修裱破損紙張;

　　(2)復(fù)制字跡模糊或易退變的文件;

　　(3)超大紙張折疊;

　　(4)去除全部易銹蝕的金屬物。

　　2.裝訂的方法。歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。

　　(1)頁(yè)數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機(jī)軋邊裝訂。

　　直角裝訂自歸檔文件上邊、側(cè)邊各 2 cm 處入針，在上方環(huán)繞后再在側(cè)面環(huán)繞(或在側(cè)方環(huán)繞再在上方環(huán)繞)，再在上方(或側(cè)方)繞半圈后與入針線頭打結(jié)。打結(jié)可以選擇在上方(側(cè)方)，也可以選擇在入針處。縫線與歸檔文件結(jié)合緊密的，也可以不打結(jié)，但入針、出針處應(yīng)保留 1.5 cm 左右的線頭。

　　(2)文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。

　　三孔之間的距離，豎版文件以 8cm~10cm 為宜，橫版文件以 6 cm~8cm 為宜。三孔與左側(cè)邊距不低于 1.5cm。穿線時(shí)，先將裝訂線對(duì)折，將兩個(gè)繩頭并齊后從文件材料的背面穿入中間孔洞，再將繩頭分別向下穿入兩邊的孔中，并從由裝訂繩形成的圈中交叉穿過(guò)。用力拉緊兩個(gè)繩頭，使裝訂繩緊縛文件，再將兩個(gè)繩頭在中間孔處打結(jié)。三孔一線裝訂在打結(jié)后應(yīng)保留 1.5 cm 左右的繩頭，并在打結(jié)處用力壓實(shí)。

　　第三，檔案裝盒。將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒盒脊及備考表項(xiàng)目。

　　1.裝盒的具體要求：

　　①不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒;

　?、诓煌９芷谙薜臍w檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒;

　　③分機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)時(shí),不同(問(wèn)題)形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。即使某些(問(wèn)題)形成的文件數(shù)量少，裝不滿一盒時(shí)，也不宜將其混裝入其他檔案盒,而應(yīng)通過(guò)使用不同厚度的檔案盒來(lái)解決。

　　2.裝盒時(shí)應(yīng)注意以下問(wèn)題：

　　①檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。

　　②應(yīng)視文件的厚度選擇厚度適宜的檔案盒(一般采用4CM文書(shū)檔案)，盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個(gè)整體，站立放置時(shí)不至于使文件彎曲受損。有時(shí)某個(gè)類(lèi)目的最后幾件文件不夠裝滿一個(gè)檔案盒應(yīng)選用厚度較薄的檔案盒。

　?、蹤n案盒只是歸檔文件的裝具,不具備保管單位的作用。因此，并不要求同一事由的歸檔文件必須裝在同一檔案盒內(nèi),只須按照排列的先后順序依次裝盒;一盒裝滿后,順次裝入下一盒即可。

　　最后，隨著信息技術(shù)水平的不斷提升，檔案管理相關(guān)機(jī)構(gòu)也積極開(kāi)展信息化轉(zhuǎn)型工作，將檔案整理工作與數(shù)字化等先進(jìn)技術(shù)手段相結(jié)合，衍生出了檔案數(shù)字化的新型檔案信息形態(tài)。