檔案掃描，也就是檔案數(shù)字化，指的是利用各種先進(jìn)技術(shù)手段，對(duì)傳統(tǒng)的檔案資源進(jìn)行加工處理，將其轉(zhuǎn)換為以非實(shí)體形式存儲(chǔ)在特定的檔案管理系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)字化檔案的過程。與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，檔案掃描不僅可以幫助組織迅速提高檔案管理效率，還可以大大改善對(duì)檔案的查詢和利用服務(wù)工作的開展。

　　隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為提升管理效率、保障信息安全、促進(jìn)信息共享的重要手段。檔案掃描服務(wù)作為檔案數(shù)字化的核心環(huán)節(jié)，通過將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了檔案的高效存儲(chǔ)、快速檢索和安全共享。近年來，國家和地方層面陸續(xù)出臺(tái)了一系列政策，規(guī)范和指導(dǎo)檔案掃描服務(wù)的開展。此外，檔案掃描服務(wù)的政策還涉及信息安全、服務(wù)質(zhì)量、數(shù)據(jù)備份等多個(gè)方面，為檔案數(shù)字化的健康發(fā)展提供了有力保障。

　　檔案掃描服務(wù)政策制度內(nèi)容：

　　一、要加固數(shù)字化掃描室的門、窗，嚴(yán)防失 竊和被破壞;掃描室內(nèi)裝高清攝像頭及LED展示大屏，非掃描工作人員，未經(jīng)同意不得隨意進(jìn)入掃描室。

　　二、嚴(yán)禁將掃描工作設(shè)備接入互聯(lián)網(wǎng)、嚴(yán)禁在掃描工作設(shè)備上隨意接插U盤或其他移動(dòng)備。

　　三、掃描工作人員禁止攜帶手機(jī)、相機(jī)等一切與掃描工作無關(guān)的設(shè)備進(jìn)入掃描室。

　　四、工作人員在數(shù)字化掃描過程中要認(rèn)真填寫交接登記表，詳細(xì)記錄檔案掃描前后的交接情況。

　　五、掃描室內(nèi)的檔案資料不得隨意亂擺亂放，掃描完的檔案資料必須按編號(hào)順序重新裝訂，完成交接手續(xù)后送回庫房保管。

　　六、掃描時(shí)應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案的材質(zhì)選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備和掃描方式，避免紙張褶皺、撕裂、破損等情況的發(fā)生，保證檔案不受損。

　　七、對(duì)紙張脆化、較古老、超薄的和不可拆卷的檔案需要采用專業(yè)不拆卷非接觸冷光源掃描儀進(jìn)行掃描。

　　八、對(duì)于檔案中的“筒子頁”，一般應(yīng)平攤開后進(jìn)行整幅掃描。大幅頁面可分頁掃描后，拼接成一頁。

　　九、掃描時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)實(shí)際掃描頁碼、頁數(shù)與前處理時(shí)填寫的頁碼、頁數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。掃描時(shí)要保證放紙端正、不壓邊、不漏掃、錯(cuò)掃，嚴(yán)格確保圖像質(zhì)量，漏掃、壓邊的要及時(shí)補(bǔ)全、補(bǔ)正。圖像順序要與原檔案中頁碼順序一致，不可顛倒錯(cuò)亂，不可出現(xiàn)多頁、重復(fù)頁或漏頁現(xiàn)象。

　　十、保證掃描圖像字跡清晰、顏色恰當(dāng)，不宜過淺或過深，不出現(xiàn)字跡筆畫殘缺或字跡筆畫疊合而影響閱讀的情況。檔案原件存在斑跡變質(zhì)、顏色過淺、過深或深淺不一致時(shí)，保證檔案原件能辨認(rèn)的掃描圖像也必須可以辨認(rèn)。紙張?zhí)』蜃煮w顏色過濃，掃描時(shí)倒映反面文字，文字上的污點(diǎn)無法去污時(shí)，采取措施保證正文文字可以看清楚。

　　十一、同一份文件，如果紙質(zhì)檔案材質(zhì)基本一樣，掃描后的圖片明暗度、色澤也需要基本保持一致。同一份文件原則上采取同一型號(hào)同樣設(shè)置掃描儀進(jìn)行掃描，如遇特殊情況，需要高掃、平板同時(shí)掃描，也需要保持掃描圖像分辨率、亮度、大小尺寸等一致。

　　十二、對(duì)圖像頁面中四邊、四點(diǎn)由于掃描儀硬件、掃描軟件、人為原因等而出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。殘缺頁、破損頁需用相應(yīng)大小白紙裱糊后方可進(jìn)行掃描。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可讀性和可理解性的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則，由于檔案本身因陳舊、破損或不潔等造成頁面上有污點(diǎn)的，如果在頁面視圖下無法看清，或該污點(diǎn)嵌在文本行中無法清除，可不予清除。

　　最后，檔案掃描服務(wù)政策的制定和實(shí)施，為檔案數(shù)字化工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化提供了明確的指導(dǎo)。通過嚴(yán)格的信息安全要求、服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)備份規(guī)范，檔案掃描服務(wù)不僅提升了檔案管理的效率和安全性，還為檔案的長(zhǎng)期保存和高效利用創(chuàng)造了便利條件。未來，隨著技術(shù)的不斷創(chuàng)新和應(yīng)用的深化，檔案掃描服務(wù)政策將繼續(xù)朝著智能化、高效化、安全化的方向發(fā)展，為檔案管理現(xiàn)代化提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)支持。