西安隸屬于我國陜西省，是陜西省的省會城市。西安作為中國歷史悠久的城市之一，被譽為"中國歷史的書庫"，它是絲綢之路的起點。與此同時，西安是一個現(xiàn)代化的大都市，擁有發(fā)達(dá)的經(jīng)濟和交通網(wǎng)絡(luò)，該城市是高新技術(shù)企業(yè)和研究機構(gòu)的聚集地，致力于推動科技創(chuàng)新和經(jīng)濟的發(fā)展，還是國家明確建設(shè)的3個國際化大都市之一。在兼具歷史與現(xiàn)代的發(fā)展中，西安留存了較為豐富且珍貴的檔案資源。隨著科技水平的不斷提升，西安市積極利用各類先進(jìn)技術(shù)手段，探索檔案管理建設(shè)的新型手段，發(fā)展出西安檔案數(shù)字化的新型信息形態(tài)。

　　西安檔案數(shù)字化外包服務(wù)的優(yōu)缺點：

　　缺點：

　　外包加工開展數(shù)字化工作的缺點主要是檔案原件以及數(shù)字化信息的安全保密難以保證，檔案保管機構(gòu)不易對整個工作進(jìn)行監(jiān)管。

　　利用外包加工形式進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，可以有兩種形式。一種形式是檔案部門不提供數(shù)字化加工場地，而將原件拿出檔案部門，這種方式檔案原件將脫離檔案部門的監(jiān)控范圍，在運輸以及加工過程中可能造成檔案的丟失，容易造成涉密檔案的失泄密，數(shù)字化后的數(shù)字信息也容易流失。另一種形式是檔案部門提供數(shù)字化加工場地，原件不拿出檔案部門，原件在數(shù)字化加工過程中仍然在檔案部門的監(jiān)控范圍內(nèi)。

　　對于檔案數(shù)量較少的檔案保管機構(gòu)而言，外包加工模式比較合適，既能節(jié)約設(shè)備投資又能保證數(shù)字化的速度和質(zhì)量。開展數(shù)字化外包加工業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)選擇有經(jīng)驗和資質(zhì)的加工公司，且最好在檔案保管機構(gòu)內(nèi)部提供場地，嚴(yán)格交接手續(xù)，杜絕檔案丟失和泄密現(xiàn)象，特別是應(yīng)防止數(shù)字化數(shù)據(jù)流失。

　　優(yōu)點：

　　1.可以節(jié)省檔案部門的人力，使檔案人員有更多的時間和精力開展其他業(yè)務(wù)工作。

　　2.可以確保數(shù)字化工作速度、質(zhì)量。外包公司通過競標(biāo)獲得加工權(quán)，按照合同約定開展數(shù)字化加工業(yè)務(wù)，能夠為紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作提供高質(zhì)量、高效率和高效益的服務(wù)。

　　3.外包專業(yè)公司自帶軟硬件，能夠避免檔案管理機構(gòu)購置軟件及硬件設(shè)備、建立工作室等一次性較大投入和設(shè)備維護、人員管理等成本，降低業(yè)務(wù)運行成本。隨著技術(shù)進(jìn)步，如果由檔案保管機構(gòu)購置設(shè)備和軟件會有被淘汰的風(fēng)險，而將相應(yīng)業(yè)務(wù)交由專業(yè)公司承包，節(jié)省軟硬件升級、更新等大量經(jīng)費，避免投資風(fēng)險，而且可以得到專業(yè)公司的先進(jìn)設(shè)備和優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

　　西安檔案數(shù)字化外包服務(wù)過程中，應(yīng)注意：

　　1.不得外包涉密和有敏感內(nèi)容的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。

　　2.凡原標(biāo)有密級經(jīng)鑒定可解密的紙質(zhì)檔案，須在原標(biāo)密處進(jìn)行解密標(biāo)注后方可外包進(jìn)行數(shù)字化加工。

　　3.外包非涉密檔案的數(shù)字化工作，也應(yīng)采取特定的安全保護措施。

　　與此同時，各個組織和單位在選擇西安檔案數(shù)字化外包服務(wù)機構(gòu)時，也應(yīng)注意：

　　1. 應(yīng)從企業(yè)性質(zhì)、股東組成、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊資金情況等方面嚴(yán)格審查數(shù)字化加工企業(yè)的相關(guān)資質(zhì);按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的要求評估數(shù)字化加工企業(yè)的技術(shù)能力：要從規(guī)章制度的建立健全程度等方面考查加工企業(yè)的管理能力。

　　2.要重視流程管理，在項目實施過程中，應(yīng)依據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，從檔案部門、數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)、數(shù)字化場所、數(shù)字化加工設(shè)備、檔案實體、數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理等層面執(zhí)行嚴(yán)格的安全管理要求。比如:建立檔案領(lǐng)取登記制度，在領(lǐng)卷、還卷交接時應(yīng)該做好登記，在檔案出庫前履行檔案交接手續(xù)，以便以后出現(xiàn)問題能準(zhǔn)確查出該由誰承擔(dān)責(zé)任。

　　3、加強全程監(jiān)控，如：指派專門人員參與紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的監(jiān)督、指導(dǎo)，完成質(zhì)量監(jiān)控、進(jìn)度監(jiān)控、物資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通等方面的工作。

　　4.做好前端控制，要特別重視對前處理工作質(zhì)量的檢查，因為只要這個環(huán)節(jié)出錯，就會影響整個工作流程。

　　5.建立完善的問題反饋機制，對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程中后端環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)前端環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的問題進(jìn)行及時反饋和修正。

　　6.強化紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作中的技術(shù)要求和安全保障應(yīng)依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)和各類技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，制定相關(guān)的工作流程和各環(huán)節(jié)操作規(guī)范等，對紙質(zhì)檔案數(shù)字化全過程進(jìn)行有效的控制，確保數(shù)字化成果質(zhì)量，促進(jìn)外包加工規(guī)范、有序開展。

　　最后，對于檔案管理和建設(shè)來說，意義重大。為此，積極開展檔案轉(zhuǎn)型工作是十分有必要的。為了促進(jìn)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級建設(shè)，