從檔案的內(nèi)容上來劃分，我們可以將檔案分為文書檔案、會計檔案、科技檔案、工程檔案、人事檔案以及各種專業(yè)檔案等等。這些檔案伴隨著企業(yè)的發(fā)展會越來越多，當發(fā)展到一定程度時就需要對檔案進行有效的管理，但并不是每一家公司都有專職的檔案管理員和配備的場地和設(shè)備。因此，不少企業(yè)和組織選擇與正規(guī)檔案整理機構(gòu)進行合作，將檔案整理工作外包給機構(gòu)來處理。

　　那么，需要檔案整理的企業(yè)或組織應(yīng)該如何選擇正規(guī)檔案整理機構(gòu)?

　　首先，需要檔案整理服務(wù)的組織和企業(yè)要考察機構(gòu)是否具備相應(yīng)的資質(zhì)和證書，這是衡量一個機構(gòu)是否專業(yè)、是否合法的重要標準。只有具備相關(guān)資質(zhì)的機構(gòu)，才能確保檔案的安全、合規(guī)管理。

　　其次，需要檔案整理服務(wù)的組織和企業(yè)要了解機構(gòu)的口碑和服務(wù)質(zhì)量。主要可以通過向朋友、同學(xué)打聽，或者在網(wǎng)絡(luò)上搜索相關(guān)信息，來了解機構(gòu)的服務(wù)評價和口碑。一個服務(wù)周到、口碑良好的機構(gòu)，往往能為需要檔案整理服務(wù)的組織和企業(yè)提供更好的檔案整理服務(wù)。

　　需要檔案整理服務(wù)的組織和企業(yè)還要考察機構(gòu)的服務(wù)內(nèi)容是否全面、便捷。比如，是否提供在線查詢服務(wù)，讓需要檔案整理服務(wù)的組織和企業(yè)隨時隨地了解檔案狀態(tài);檔案轉(zhuǎn)移、復(fù)印等手續(xù)是否簡便快捷。這些服務(wù)內(nèi)容的完善程度，直接影響著需要檔案整理服務(wù)的組織和企業(yè)的使用體驗。

　　正規(guī)檔案整理機構(gòu)應(yīng)具備哪些特質(zhì)?

　　第一，檔案整理與分類。正規(guī)檔案整理機構(gòu)首先對檔案進行全面清查，了解檔案的種類、數(shù)量、保存狀況等基本信息。然后，根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、時間等因素，制定科學(xué)合理的分類方案。常見的分類方式有按行業(yè)類別分類，如將企業(yè)檔案分為財務(wù)檔案、人事檔案、生產(chǎn)檔案等;按時間順序分類，如將政府檔案按年度進行劃分。在分類過程中，對檔案進行排序、編號，建立詳細的檔案目錄，方便后續(xù)的查找和管理。例如，在為一家大型企業(yè)整理檔案時，檔案整理機構(gòu)按照企業(yè)的業(yè)務(wù)板塊，將檔案分為市場營銷、產(chǎn)品研發(fā)、供應(yīng)鏈管理等類別，并為每個類別下的檔案編制了唯一的編號，使檔案管理更加規(guī)范化、條理化。

　　第二，檔案數(shù)字化加工。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化成為趨勢。正規(guī)檔案整理機構(gòu)配備專業(yè)的數(shù)字化設(shè)備，如高速掃描儀、專業(yè)錄音錄像設(shè)備等，對紙質(zhì)檔案、音像檔案等進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。在數(shù)字化過程中，嚴格控制質(zhì)量，確保數(shù)字化后的檔案圖像清晰、聲音準確、數(shù)據(jù)完整。同時，利用 OCR(光學(xué)字符識別)技術(shù)將掃描后的文字轉(zhuǎn)化為可編輯文本，方便檔案的檢索和利用。例如，在為一家圖書館進行古籍檔案數(shù)字化加工時，檔案整理機構(gòu)采用高分辨率掃描儀，對古籍進行逐頁掃描，并運用先進的圖像處理軟件對掃描圖像進行優(yōu)化，通過 OCR 技術(shù)實現(xiàn)了古籍文字的識別和編輯，為讀者提供了便捷的查閱服務(wù)。

　　正規(guī)檔案整理機構(gòu)的優(yōu)勢：

　　1、專業(yè)化服務(wù)：正規(guī)檔案整理機構(gòu)具備深厚的專業(yè)知識和豐富的實踐經(jīng)驗。他們了解各種檔案的特性和管理要求，能夠為客戶提供專業(yè)、高效的檔案整理服務(wù)。無論是檔案的分類、編目、裝訂還是數(shù)字化處理，確保檔案整理的質(zhì)量和效率。

　　2、高效的工作流程：這些公司通常擁有一套完善的工作流程和標準化的操作規(guī)范，能夠迅速而準確地完成檔案整理工作。他們通過科學(xué)的方法和先進的技術(shù)手段，實現(xiàn)檔案的快速分類、排序和存儲，大大提高了工作效率。

　　3、先進的設(shè)備和技術(shù)：正規(guī)檔案整理機構(gòu)通常配備先進的檔案整理設(shè)備和軟件，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的電子化處理。這些設(shè)備和技術(shù)不僅提高了檔案整理及數(shù)字化的準確性和效率，還降低了人力成本，為客戶節(jié)省了大量的時間和資源。

　　4、嚴格的保密措施：正規(guī)檔案整理機構(gòu)非常重視客戶的隱私和檔案信息的保密性。確保檔案在整理、存儲和傳輸過程中的安全性。這為客戶提供了可靠的保障，避免了信息泄露的風險。

　　5、節(jié)省成本：選擇正規(guī)檔案整理機構(gòu)，客戶無須自行購置昂貴的檔案整理設(shè)備和軟件，也無須投入大量的人力和時間進行檔案整理。這為客戶節(jié)省了大量的成本，同時確保了檔案整理的專業(yè)性和質(zhì)量。