營業(yè)執(zhí)照檔案是什么呢?

　　所謂營業(yè)執(zhí)照檔案，就是工商行政管理機關發(fā)給工商企業(yè)、個體經營者的準許從事某項生產經營活動的憑證，其格式由國家市場監(jiān)督管理總局統(tǒng)一規(guī)定。營業(yè)執(zhí)照的登記事項包括：企業(yè)名稱、地址、負責人、資金數額、經濟成分、經營范圍、經營方式、從業(yè)人數、經營期限等。營業(yè)執(zhí)照檔案整理服務是指對企業(yè)營業(yè)執(zhí)照及相關文件進行系統(tǒng)化、規(guī)范化處理的專業(yè)服務。該服務旨在通過分類、排序、編號、裝訂、編目等操作，確保營業(yè)執(zhí)照檔案的完整性，助力管理部門為企業(yè)提供更加便捷、全面、完善的營業(yè)執(zhí)照檔案查詢和利用等服務。

　　營業(yè)執(zhí)照檔案整理服務應遵循的原則：

　　第一，營業(yè)執(zhí)照檔案整理實行“統(tǒng)一領導、分級管理”的原則，維護營業(yè)執(zhí)照檔案完整與安全，便于保管和利用。

　　第二，營業(yè)執(zhí)照檔案的利用需經過相關人員審批。營業(yè)執(zhí)照檔案由檔案管理部統(tǒng)一管理，有需要利用的檔案，需提交書面申請，經過本部門及公司相關負責人審批，備案后方可自行保管。

　　第三，需要有專門檔案負責人負責企業(yè)營業(yè)執(zhí)照檔案交接、保管、使用等環(huán)節(jié)的管理，定期對自行保管證照檔案的分支機構進行指導、督查和檢查。

　　營業(yè)執(zhí)照檔案整理服務涉及到的主要內容：

　　營業(yè)執(zhí)照檔案整理服務的具體內容：

　　1. 公司證照檔案移交

　　一般情況下，新設、收購、變更、注銷等手續(xù)完成后，經辦人應在5個工作日內，將公司所有證照檔案原件移交證照檔案管理部門歸檔存放。這其中涉及上述提到的證照包括審批表、營業(yè)執(zhí)照正/副、開戶許可證、機構信用代碼證、章程或修正案、股東會決議、投資協(xié)議、股權轉讓協(xié)議或合同、增(減)資協(xié)議、收購日評估報告、收購日審計報告、收購日財務報表、評估報告、財務報告、注銷報告、資質證書等。

　　公司證照檔案在移交的過程當中，需由證照檔案需求方提出申請，經需求方部門負責任，接收方部門負責人審批后，移交相關證照檔案。專業(yè)化的檔案整理外包服務機構可以為企業(yè)證照檔案移交提供線上服務。通過審批流功能，用戶可直接套用企業(yè)內置檔案移交模板，提交審批流程。通過流程，各環(huán)節(jié)上的相關負責人可以快速地進行審批。

　　2. 公司營業(yè)執(zhí)照檔案的保管

　　公司證照檔案的掃描件，一般來說，應該按公司為單位，單獨建立文件夾保存，文件夾以“檔號+公司名稱”命名。文件夾內按照章程及修正案、股東會議決議、工商資料、資質證照等分類存放。

　　收到新的營業(yè)執(zhí)照檔案后，應在當天內對證照檔案資料進行掃描，以“A4”大小“JPG”格式保存?？赏ㄟ^特定的檔案管理系統(tǒng)連接各種樣式的掃描設備，批量掛接上傳掃描文件。同時，檔案整理外包服務機構還可以提供可自由調整的分類框架，不論是章程及修正案，還是股東會議決議或者更多的公司證照，都可以進行有序地保管。

　　3. 公司證照檔案的使用

　　證照檔案與公司的安全經營息息相關，未經審批，通常情況換下，不得擅自對外提供。如果要使用證照檔案，需要經辦人員填寫《證照檔案實用申請單》，依次注明證照檔案名稱、類型(原件、掃描件、復印件)、用途信息，經使用部門負責人及相關人員審批，登記備案后，方可使用證照檔案。

　　4. 檔案數字化處理

　　隨著信息技術的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案整理工作逐漸不能適應社會需要，我國檔案整營業(yè)執(zhí)照檔案整理服務具體包括高精度掃描、圖像處理、光學字符文字識別等數字化處理服務，將紙質檔案轉化為電子檔案，實現(xiàn)檔案信息的高效存儲和便捷利用。數字化處理不僅提高了檔案的檢索效率，還通過數據備份確保了檔案信息的安全性。

　　最后，檔案整理是后續(xù)檔案編研、查詢、利用和檔案數字化加工等管理工作奠定了較為完善的基礎，有利于提高營業(yè)執(zhí)照檔案管理效率，促進檔案的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。