在進行檔案掃描工作時，需要遵循一系列的注意事項，以確保掃描的效率和準確性，同時保護檔案的完整性和安全性。檔案掃描是數字化時代中不可或缺的一環(huán)，能夠幫助機構和組織更好地管理和利用其檔案資料。然而，不合適的掃描方法和操作不僅可能導致信息丟失或損壞，還可能影響到整個檔案的可用性和長期保存。因此，執(zhí)行檔案掃描工作時需特別謹慎，并遵循一定的操作規(guī)范和注意事項。

　　南雄檔案服務掃描

　　1.掃描設備

　　1.1掃描設備的選擇應特別注意對檔案實體的保護,盡量采用對檔案實體破壞性小的掃描設備進行數字化。

　　1.2超出所使用掃描儀掃描尺寸的檔案可采用更大幅面掃描儀進行掃描，也可以采用小幅面掃描儀分幅掃描后進行圖像拼接的方式處理。分幅掃描時，相鄰圖像之間應留有足夠的重疊,并且采用標板等方式明確說明分幅方法；若后期采用軟件自動拼接的方式，重疊尺寸建議不小于單幅圖像對應原件尺寸的三分之一。

　　1.3對于極其珍貴且尺寸不規(guī)則的檔案,為方便直觀顯示原件大小，可采用標板、標尺等方式標識原件大小等信息。

　　1.4應遵循相關設備的使用規(guī)律進行定期維護、保養(yǎng)。

　　2.掃描色彩模式

　　2.1為最大限度保留檔案原件信息,便于多種方式的利用,宜全部采用彩色模式進行掃描。

　　2.2頁面中有紅頭、印章或插有照片、彩色插圖、多色彩文字等的檔案,應采用彩色模式進行掃描。

　　2.3頁面為黑白兩色,并且字跡清晰、不帶插圖的檔案,也可采用黑白二值模式進行掃描。

　　2.4頁面為黑白兩色,但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案,也可采用灰度模式掃描。

　　3.掃描分辨率

　　3.1掃描分辨率的選擇,應保證掃描后圖像清晰、完整,并綜合考慮數字圖像后期利用方式等因素。

　　3.2掃描分辨率應不小于200 dpi。如文字偏小,密集、清晰度較差時,建議掃描分辨案不小于300 dpi。

　　3.3如有計算機輸出縮微攝影、仿真復制、印刷出版等其他用途時,可根據需要調整掃描分辨率。需要進行輸出的檔案,掃描分辨率建議不小于300 dpi：需要進行高精度仿真復制的檔案掃描分辨率建議不小于600 dpi；需要進行印刷出版的檔案,可結合檔案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等選擇合適的分辨離。

　　4.存儲格式

　　4.1紙質檔案數字圖像長期保存格式為TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式,圖像壓縮率的選擇可根據實際應用的需求而定。

　　4.2紙質檔案數字圖像利用時,也可從網絡瀏覽速度、易操作性、存儲空間占用等方面進行綜合考慮，將圖像轉換為OFD、PIDF等其他格式。

　　4.3同一批檔案應采用相同的存儲格式。

　　5.圖像命名

　　5.1應以檔號為基礎對數字圖像命名。圖像命名方式的選擇應確保圖像命名的唯一性。

　　5.2建議將數字圖像存儲為單頁文件,并按檔號與圖像流水號的組合對圖像命名。

　　數字圖像確需存儲為多頁文件時,可采用該檔案的檔號對圖像命名。

　　5.3應科學建立紙質檔案數字圖像的存儲路徑，確保數據掛接的準確性。

　　6.裁邊

　　如需對數字圖像進行裁邊處理，應在距頁邊最外延至少2 mm~3 mm處裁剪圖像

　　7.去污

　　如需對數字圖像進行去污處理,以去除在掃描過程中產生的污點、污線、黑邊等影響圖像質量的雜質，應遵循展現檔案原貌的原則,處理過程中不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水遺、污點、裝訂孔等痕跡。

　　8.圖像質量檢查

　　8.1數字圖像不完整、無法清晰識別或圖像失真度較大時,應重新掃描

　　8.2對于漏掃、重掃、多掃等情況，應及時改正。

　　8.3數字圖像的排列順序與檔案原件不一致時,應及時進行調整。

　　8.4對數字圖像拼接、旋轉及糾偏、裁邊、去污等處理情況進行檢查,發(fā)現不符合圖像質量要求時應重新進行圖像處理。

　　9.數據掛接

　　9.1應借助相關軟件對數據庫中的目錄數據和與其對應的紙質檔案數字圖像進行掛接，以實現目錄數據與數字圖像的關聯。

　　9.2逐條對掛接結果進行檢查,包括目錄數據與紙質檔案數字圖像對應的準確性、已掛接數字圖像與實際掃描數量的一致性、數字圖像是否能正常打開等,發(fā)現錯誤及時進行糾正。

　　綜上所述，檔案掃描工作的注意事項至關重要，不僅涉及到檔案本身的完整性和安全性，也關系到機構和企業(yè)信息管理的效率和質量。通過嚴格遵守掃描規(guī)范、采用合適的設備和技術、保障數據安全和隱私，可以確保檔案數字化工作的順利進行，為信息管理工作提供可靠的支持和保障。