在數(shù)字化時代，紙質(zhì)檔案的掃描是實現(xiàn)檔案數(shù)字化的關(guān)鍵步驟。沈陽做檔案整理的公司的紙質(zhì)檔案掃描的流程和注意事項對于確保數(shù)字化效果和檔案安全至關(guān)重要。

　　一、調(diào)卷還卷：調(diào)卷還卷時要與檔案管理員做好檔案交接清單。

　　二、拆卷（件）：在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。

　　注：1、記錄掃描件的各年度、保管期限的件數(shù)，以便裝訂完成后核對掃描件數(shù)量，防止遺失。

　　2、采用高掃的掃描件，必須去除裝訂物；用膠水沾粘方式的掃描件采用平面掃描儀掃描，確保原件不受損壞。

　　3、有A3、圖紙等大幅面的需要掃描件，通過A3平面掃描儀掃描，拆除分揀出來時，附上紙條，以便后期合卷裝訂。大幅面一次掃描不完的，可以分開掃描，后期處理圖片時合并為一張。紙條上注明:其所在案卷（件）的檔號、頁數(shù)（碼），紙條要附在掃描件上直至裝訂階段。

　　4、對于折皺不平影響掃描質(zhì)量的及原裝訂形成在紙張背面的突起，要進(jìn)行壓平處理，并確保每頁紙都捻開，以便掃描出的圖片圖像清晰、完整。

　　三、掃描：

　　1、設(shè)置掃描參數(shù)：掃描參數(shù)包括掃描色彩模式、掃描分辨率、存儲格式、掃描件頁面大小等。其中，色彩模式為彩色模式，分辨率為300dpi以上，圖片存儲格式為JPEG、TIFF。

　　注：圖像存儲的文件夾名稱要與該文件的檔號一致，配有相關(guān)檔案掃描系統(tǒng)的平掃、高掃可以設(shè)置批次（圖像文件及文件夾名稱）。

　　2、進(jìn)行掃描：掃描過程中，有抽走掃描的掃描件，在抽走頁數(shù)處用空白紙張代替掃描相同頁數(shù)，方便后期圖像合并；抽走通過平掃的檔案掃描后要及時將掃描形成的圖像的名稱改為檔案實體上的頁碼。掃描完成后將掃描件按原頁碼順序排列好。

　　四、圖像處理：

　　1、圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查：發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求的，缺掃、漏掃的，及時補掃并正確插入圖像。

　　2、圖像合并：將高速掃描儀及平面掃描儀掃描的圖像進(jìn)行合并，確保掃描圖像的數(shù)據(jù)完整，順序正確。

　　3、圖像處理：糾偏、去污、拼接、裁邊等。

　　4、圖像存儲：圖像通過轉(zhuǎn)化生成PDF文件，PDF文件名要與掃描件的檔號一致。

　　五、裝訂：將掃描完畢的掃描件重新按照原裝訂方式裝訂，完成后要核對登記掃描件的各年度、保管期限的件數(shù)，做到安全、準(zhǔn)確、完整。

　　六、數(shù)據(jù)掛接：將生成的PDF文件與目錄數(shù)據(jù)庫進(jìn)行掛接，可以單次掛接，也可通過軟件進(jìn)行批量掛接。

　　七、數(shù)據(jù)驗收：

　　1、數(shù)據(jù)抽檢：抽檢率不得低于5%，主要檢查：目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接是否錯誤，目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯誤等質(zhì)量問題。有問題的掃描件標(biāo)記為“不合格”。

　　2、抽檢合格率達(dá)到100%，予以驗收“通過；達(dá)不到100%，此批次全部重新返工。

　　3、驗收登記：認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表。

　　總之，紙質(zhì)檔案掃描的流程和注意事項直接影響著數(shù)字化結(jié)果和檔案的保留價值。通過合理規(guī)劃流程、選擇適當(dāng)設(shè)備、遵循操作規(guī)范以及確保數(shù)據(jù)安全性，我們可以有效地完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描工作，提高檔案的利用價值和管理效率。隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，相信紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描將在更多領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。