在數(shù)字化時(shí)代，檔案掃描已經(jīng)成為許多機(jī)構(gòu)和企業(yè)的一項(xiàng)必要工作。檔案數(shù)字化能夠節(jié)省存儲(chǔ)空間、提高檔案檢索效率，同時(shí)也方便了檔案的傳輸和分享。

　　石家莊做檔案整理的公司的掃描工序是繼整理工序之后的第二件工作內(nèi)容，主要是將經(jīng)過(guò)整理和分檢好的紙質(zhì)檔案使用專用掃描儀生成優(yōu)質(zhì)的圖像文件，并對(duì)成果進(jìn)行圖像壓縮以及儲(chǔ)存處理，為下一道工序提供基礎(chǔ)的圖像數(shù)據(jù)。掃描工序的功能職責(zé)主要包括資料掃描、特殊資料重復(fù)掃描、頁(yè)數(shù)核對(duì)等。下面將逐一進(jìn)行介紹。

　　(1)紙質(zhì)檔案順序掃描

　　數(shù)字化工作人員將整理好的紙質(zhì)檔案按照一定順序放置在掃描儀的入口，開始掃描處理，生成有序連續(xù)的圖像文件。程序會(huì)對(duì)掃描生成的圖像數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行壓縮存儲(chǔ)處理。

　　(2)掃描工作過(guò)程中注意事項(xiàng)：

　　①掃描順序

　　掃描時(shí)，工作人員必須按照事先整理好的順序進(jìn)行掃描，不能將檔案的掃描順序顛倒。

　?、诳刂祈樞驋呙璧募垙垟?shù)量

　　在掃描時(shí)，一次性放入送紙口的文件數(shù)量不宜過(guò)多，最好不要大于十張，以避免由于掃描錯(cuò)誤，而導(dǎo)致大量文件重新掃描的現(xiàn)象發(fā)生，并且可以避免掃描儀一次進(jìn)多張紙而漏掃紙張的情況發(fā)生。

　?、郾ＷC掃描圖像質(zhì)量

　　掃描工序必須嚴(yán)格把好圖像質(zhì)量的首輪工序，要保證掃描生成的圖像質(zhì)量清晰、無(wú)偏斜，特別是不能出現(xiàn)諸如漏掃、圖像資料嚴(yán)重模糊不清之類的嚴(yán)重錯(cuò)誤。

　?、芎藢?duì)掃描頁(yè)數(shù)

　　一卷檔案掃描完成后，必須對(duì)紙張檔案頁(yè)數(shù)和掃描生成的圖像頁(yè)數(shù)進(jìn)行核對(duì)，如系統(tǒng)掃描后計(jì)算的頁(yè)數(shù)與人工計(jì)算的頁(yè)數(shù)不一致，則需視情況予以補(bǔ)掃描或重新掃描處理。

　?、輽n案排序

　　排序工序應(yīng)在掃描之后，是掃描加工流程中四級(jí)質(zhì)量監(jiān)控體系中的第一道檢查工序，主要功能是對(duì)掃描工序生成的圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量檢查、核對(duì)紙質(zhì)檔案并錄入其索引數(shù)據(jù)項(xiàng)。在排序工序中，掃描的檔案是按“檔案卷”建立索引數(shù)據(jù)項(xiàng)，即每一卷檔案有一條索引信息。排序工序的功能職責(zé)主要包括檢查圖像質(zhì)量、建立索引信息兩部分。

　　總的來(lái)說(shuō)，檔案數(shù)字化掃描可以提高檔案管理的效率和質(zhì)量，但是在操作過(guò)程中也需要注意保護(hù)檔案的完整性和安全性。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，相信檔案數(shù)字化掃描會(huì)越來(lái)越成熟，并在更廣泛的范圍內(nèi)得到應(yīng)用。